10 bästa gratis helpdesk- och ärendehanteringssystemen 2026

Fjorton verktyg gick in i den här granskningen och tio kom ut som genuint gratis för alltid – de starkaste allrounderna är Zoho Desk (3 agenter), Spiceworks (obegränsade biljetter, annonsfinansierat) och HubSpot Service Hub (2 användare, CRM inkluderat). Gratis betyder nästan aldrig ett tak på biljetter; det betyder ett tak på agenter, biljetthistorik, kanaler eller lagring, och vilket tak du först slår i avgör vad du betalar senare. Kontrollera din shortlista mot detta innan du börjar: Freshdesk, Freshservice och HelpCrunch har inte längre någon gratisplan alls, så de flesta listor skrivna före 2026 är inaktuella.

TL;DR — snabbvalet

Alla tio är gratis utan utgångsdatum. Agent- och biljettbegränsningar verifierade augusti 2026.

1. Zoho Desk – gratis för alltid för 3 agenter, e-postbiljetthantering, hjälpcenter, privat kunskapsbas, grundläggande rapportering. Inget biljettak.
2. Spiceworks Cloud Help Desk – gratis för alltid för 5 teknikerplatser, obegränsade biljetter, obegränsade slutanvändare, tillgångsspårning. Annonsfinansierat.
3. HubSpot Service Hub – gratis för alltid för 2 användare, en delad inkorg, biljetthantering, livechatt, gratis CRM under. ~1 000 kontakter.
4. LiveAgent – gratis för alltid, obegränsade agenter, en e-postadress, en chattknapp, ett telefonnummer, 7 dagars synlig biljetthistorik.
5. Tawk.to – gratis för alltid, obegränsade agenter, obegränsade chattar, inbyggd biljetthantering och kunskapsbas. Borttagning av varumärkesprofilering är betald.
6. Jira Service Management – gratis för alltid för 3 agenter, obegränsade begärare, 2 GB lagring, 100 e-postnotiser per dag, 500 automatiseringskörningar per månad.
7. osTicket – gratis öppen källkod-licens, obegränsade agenter, obegränsade biljetter, egenhostat. Du betalar för hosting.
8. FreeScout – gratis öppen källkod-licens, obegränsade agenter och biljetter, delad inkorgsmodell, körs på delad hosting. Betalda moduler.
9. Zammad – gratis egenhostad community-utgåva, obegränsade agenter, e-post, chatt, sociala medier och telefonintag. Tyngsta installationen här.
10. Hesk – gratis egenhostad version, obegränsade anställda konton, biljettformulär och kunskapsbas. Valfri engångslicens tar bort varumärkesprofilering.

Inte på listan eftersom de är provperioder, inte gratisplaner: Freshdesk, Zendesk, Freshservice, HelpCrunch. Detaljer i gratis provperioder som inte är gratisplaner .

Gratis helpdesk- och ärendehanteringssystem jämförda

Angivna priser är vid årlig fakturering där leverantören publicerar det; månadsfakturering ligger ungefär 20–30 % högre hos de flesta leverantörer. Freshdesk (19 USD/agent/mån), Zendesk (19 USD/agent/mån Support, 55 USD Suite), Freshservice (19 USD/agent/mån) och HelpCrunch (15 USD/användare/mån) är medvetet frånvarande från denna tabell – de har ingen gratisplan att jämföra med.

Redo att ta kundservicen till nästa nivå?

Testa LiveAgent gratis och se skillnaden själv.

Boka en demo 30 dagar gratis

Hur vi testade dessa verktyg

Vi utgick från en lång lista på 14 verktyg som dyker upp i sökningar efter gratis helpdesk och gratis ärendehanteringssystem, och tillämpade sedan ett filter: kan ett team fortfarande använda detta om tolv månader utan att betala? Det tog bort fyra välkända namn vars gratissnivå nu är en provperiod.

För var och en av de återstående tio registrerade vi gratisplanens villkor från leverantörens egen prissättningssida och hjälpcenter snarare än från tredjeparts sammanställningar – agenttak, biljett- eller lagringstak, kanaler, lagringstid och vad det billigaste betalda steget kostar. Där en leverantör dokumenterar ett gratisprogram som inte finns på den offentliga prissättningssidan (Freshdesk gör det), noterade vi även det.

Användarsentiment kommer från G2 och Capterras betygsfördelningar och från återkommande teman i recensioner och systemadministratörsgemenskaper, inte från enstaka utvalda kommentarer. Betyg och recensionsantal anges med sin plattform så att du kan kontrollera dem.

Alla siffror verifierades i augusti 2026. Gratissnivåer i den här kategorin ändras ofta – tre leverantörer ändrade sina under de senaste arton månaderna – så bekräfta de aktuella villkoren på leverantörens sida innan du migrerar något.

De 10 bästa gratis helpdesk- och ärendehanteringssystemen

1. Zoho Desk

Zoho Desk är den mest kompletta molnbaserade helpdesken du kan köra till noll kostnad utan att röra en server. Gratissnivån är en riktig plan, inte en nedräkning: e-postbiljetter, ett varumärkesanpassat hjälpcenter, en privat kunskapsbas för agenter och grundläggande rapporter, utan utgångsdatum.

Gratisplanens begränsningar: 3 agenter. En support-e-postadress plus webbformulär och hjälpcenter. Prioritetsbaserade SLA:er med enkel nivåeskalering, två makron, privat kunskapsbas, mobilappar, grundläggande rapportering. Ingen livechatt, inget flerkanaligt intag, inget arbetsflödesautomatisering utöver dessa makron.

Bäst för: små kundsupportteam på två eller tre personer som mestadels arbetar ur en delad inkorg och vill ha struktur utan att betala.

Fördelar:

• En genuin gratis-för-alltid-plan med mest funktionsdjup av alla begränsade molnnivåer
• Prioritetsbaserade SLA:er och två makron på gratisplanen, vilket de flesta begränsade nivåer tar bort
• Hjälpcentret kan varumärkesanpassas, vilket de flesta gratissnivåer inte tillåter
• Finns inom Zoho-ekosystemet om du redan använder Zoho CRM

Nackdelar:

• Tre agenter är en hård gräns, och ingångsplanen Express tar dig bara till fem
• Inga automatiseringsregler, inga snabbmeddelanden, inget intag från sociala medier på gratisplanen
• Zohos varumärke syns tills du betalar

Vad användare säger: Capterra-recensenter beskriver det konsekvent som ett värdeval snarare än en funktionsledare – en ägare inom marknadsföring sammanfattade det som “För kostnaden uppfyller det de grundläggande behov jag har.” (Katie Z., Capterra, mars 2026).

2. Spiceworks Cloud Help Desk

Spiceworks är det närmaste du kommer en obegränsad gratis helpdesk, och den riktar sig rakt mot intern IT. Biljetter, slutanvändare och lagring är utan tak; avvägningen är annonsering i gränssnittet och, sedan juni 2025, ett plustak.

Gratisplanens begränsningar: 5 admin- eller teknikerplatser på Core-planen. Obegränsade biljetter, obegränsade slutanvändare, obegränsad lagring. Inkluderar tillgångsspårning, varningar och rapportering. Annonser visas i appen. Att lägga till en sjätte aktiv plats utan uppgradering låser kontot – tekniker förlorar åtkomst och support-e-postadressen slutar ta emot biljetter.

Bäst för: interna IT-team som behöver en biljettkö plus grundläggande tillgångsinventering och kan leva med annonser.

Fördelar:

• Inga biljett-, slutanvändar- eller lagringsgränser till 0 USD
• Tillgångs- och inventeringsspårning ingår, vilket betalda ITSM-verktyg tar betalt för
• Installationen går snabbt och kräver nästan ingen utbildning
• Obegränsad lagring och full biljetthistorik – inget är dolt bakom en uppgradering

Nackdelar:

• Annonser i gränssnittet, och borttagning kräver Premium
• Fem teknikerplatser, och låsningen vid sjätte platsen är abrupt snarare än en varning
• Begränsad anpassning och rapporteringsdjup
• Känd för enstaka buggar och störande e-postnotiser

Vad användare säger: 4,3/5 från 311 recensioner på G2 och 4,4/5 från 586 på Capterra. Den kostnadsfria biljetthanteringen och communityn får beröm, annonserna och den tunna rapporteringen får klagomål – och plustaket svider fortfarande: en IT-chef med två års erfarenhet säger att han “fortfarande är bitter över den ursprungliga ‘Free Forever’-försäljningspitchningen” (Steven M., Capterra, februari 2026).

3. HubSpot Service Hub

HubsSpot gratisverktyg ger dig biljetthantering ovanpå ett gratis CRM, vilket är anledningen att välja det framför Zoho Desk. Varje biljett öppnas med kundens fullständiga post bifogad – tidigare e-postmeddelanden, formulärinlämningar, affärer – så supporten behöver inte fråga försäljningen om något.

Gratisplanens begränsningar: 2 användare. En delad inkorg, grundläggande biljettpipelines, livechatt och konversationsrobotar, e-postmallar och utdrag, enkla rapporteringsinstrumentpaneler. Nyare gratiskonton är begränsade till cirka 1 000 kontakter och en affärspipeline. HubSpots varumärke visas på chattwidgeten, e-postmeddelanden och formulär. Inga SLA:er, ingen dirigering, ingen riktig automatisering.

Bäst för: ett tidigt team där samma två personer hanterar både försäljning och support och vill ha en gemensam kundpost.

Fördelar:

• Gratis CRM, kontakthistorik och biljetthantering på ett ställe
• Livechatt och robotar ingår till 0 USD
• Rent gränssnitt och guidad onboarding får ett litet team igång snabbt
• Skalas upp till en full plattform om företaget växer in i det

Nackdelar:

• Två användare är det snävaste taket på denna lista
• Varumärkesprofilering på varje kundvändande tillgång fram till Starter
• Ingen automatisering alls på gratisplanen – dirigering och uppföljning är manuella
• Professional är ett brant hopp på cirka 90 USD per plats per månad, plus introduktionsavgifter

Vad användare säger: cirka 4,4/5 över cirka 2 500 G2-recensioner och 4,4/5 över 191 på Capterra. Det återkommande berömmet är CRM-kopplingen – eningenjör med två års erfarenhet säger “vår biljetthantering och kunddata kopplad direkt till vårt CRM gör överlämningar smidiga” (Estrella A., Capterra, juli 2026). De återkommande klagomålen är tvåanvändartaket, varumärkesprofileringen, den saknade automatiseringen på gratisplanen och prissättning som känns brant för lätta användare.

4. LiveAgent

LiveAgent är en flerkanalig helpdesk som kombinerar e-postbiljetthantering, livechatt och ett inbyggt callcenter. Gratisplanen är ovanlig genom att tillåta obegränsade agenter, men haken är lagring snarare än antal: på gratisplanen döljs meddelanden i biljetter äldre än 7 dagar tills du uppgraderar.

Gratisplanens begränsningar: obegränsade agenter. En e-postadress, en chattknapp, ett telefonnummer, kontaktformulär, kundforum, grundläggande rapporter. 7 dagars synlig biljetthistorik (äldre meddelanden döljs, inte raderas). Inga integrationer, inga automatiseringsregler, inga SLA:er, inga sociala kanaler.

Bäst för: ett team som svarar i telefon lika ofta som det svarar på e-post – gratisplanen är den enda här som täcker båda kanalerna utan att räkna platser.

Fördelar:

• Obegränsade agenter till 0 USD, vilket bara Tawk.to, Spiceworks och de egenhostade verktygen matchar
• Tre kanaler på gratissnivån istället för bara e-post
• Kundportal och forum ingår, inte bara en delad inkorg
• 30-dagars provperiod av alla betalda funktioner, inget kreditkort

Nackdelar:

• 7-dagars historikgränsen är det hårdaste lagringstaket på denna lista
• Ingen automatisering, integrationer eller kunskapsbasprogramvara på gratisplanen
• Gränssnittet är tätt och ser daterat ut jämfört med nyare verktyg
• WhatsApp, Instagram och Viber medför extra avgifter på betalda planer, och mobilappen är ett vanligt klagomål

Vad användare säger: 4,7/5 över 1 786 Capterra-recensioner (användarvänlighet 4,6) och 4/5 över 618 Trustpilot-recensioner. En VD på ett litet IT-tjänsteföretag, med två års erfarenhet, beskriver det som “ett oumbärligt verktyg: det gör att vi kan hantera biljetter, livechattar och kundförfrågningar” (Jacopo R., Capterra, maj 2026); mobilappen är den mest konsekventa negativa punkten.

5. Tawk.to

Tawk.to är gratis på det minst kvalificerade sättet av alla verktyg här: obegränsade agenter, obegränsade konversationer, obegränsad historik, ingen tidsgräns och inget kort. Det är chatt-först, med biljetthantering och en kunskapsbas bifogade snarare än tvärtom.

Gratisplanens begränsningar: inget på agenter, chattar, egenskaper eller historik. Inkluderar livechatt, e-postbiljetthantering, en hostad kunskapsbas, besöksövervakning, fördefinierade svar och mobilappar. Widgeten och kunskapsbasen bär “Powered by tawk.to” tills du köper borttagnings-tillägget, och den kostnadsfria AI-nivån är begränsad till 100 meddelandeslutföranden per månad.

Bäst för: team vars supportvolym kommer via webbchatt snarare än e-post, och som inte har något emot leverantörens varumärkesprofilering.

Fördelar:

• Inga agent-, volym- eller historikgränser alls
• Biljetthantering och kunskapsbas ingår till 0 USD
• Installeras med en snippet eller en CMS-plugin på några minuter
• Intäktsgenereras via tillägg, så kärnan förblir gratis

Nackdelar:

• Borttagning av varumärke är ett betalt tillägg, från 19 USD per månad per egendom
• Biljetthanteringen är grundläggande – inga SLA:er, ingen köautomatisering, ingen ITSM-struktur
• AI Assist är mätad och prissatt per egendom
• Widget-anpassning är begränsad och mobilappen kan vara långsam med notiser

Vad användare säger: Capterra-recensenter beskriver det som stabilt och i praktiken kostnadsfritt; en verksamhetschef skrev att “Eftersom det inte kostar något och integreras bra med vår webbplats, är det en vinnare.” (Oscar S., Capterra). Det daterade gränssnittet och svagare integrationerna är de vanligaste reservationerna.

6. Jira Service Management

Jira Service Managements gratisplan är en riktig servicedesk snarare än en avskalad inkorg: ärendetyper, köer, SLA:er, en inbäddad kunskapsbas och en självserviceportal, med obegränsade begärare. Det är det naturliga valet om ditt utvecklingsteam redan lever i Atlassian.

Gratisplanens begränsningar: 3 agenter, obegränsade kunder och förfrågningar. 2 GB fillagring, 100 e-postnotiser per dag, 500 automatiseringsregelkörningar per månad, endast Atlassian Community-support, en månads varningarsparande. Ingen tillgångshantering eller CMDB, ingen AI-virtuell agent.

Bäst för: interna IT-, HR- eller driftsteam på upp till tre agenter som behöver ITSM-struktur och redan använder Jira eller Confluence.

Fördelar:

• Begärare räknas inte som agenter, så hela företaget kan skapa biljetter gratis
• ITSM-ärendetyper, köer och grundläggande jourfunktioner direkt ur lådan
• Djupa länkar till Jira Software, Confluence och Bitbucket
• Intag via portal, e-post, Slack, Teams eller en inbäddad widget

Nackdelar:

• Tre agenter, och Standard kostar 20 USD per agent per månad
• 100 e-postnotiser per dag är restriktivt för en levande kö
• Ingen leverantörssupport på gratisplanen – endast community
• Brant inlärningskurva för icke-tekniska team

Vad användare säger: den mest konsekventa kritiken i G2-recensioner är installationskomplexiteten snarare än funktionaliteten; en recensent uttryckte det rakt på sak: “Att sätta upp det för första gången kan vara lite komplicerat.” (G2-recension).

7. osTicket

osTicket har drivit köer för universitet, myndigheter och MSP:er sedan 2003, och det är fortfarande standardsvaret när någon vill ha e-post-till-biljett utan avgift per agent. Det tillhör den bredare gruppen ärendehanteringssystem med öppen källkod, där licensen är gratis och hostingnotan är din.

Gratisplanens begränsningar: inget på agenter, biljetter eller slutanvändare. E-postdirigering, anpassade formulär, köer per avdelning, biljettfilter, grundläggande SLA-planer, fördefinierade svar. Du tillhandahåller en LAMP-värd, säkerhetskopior, patchning och uppgraderingar. En hanterad molnversion och kommersiell support säljs separat.

Bäst för: ett team på tre till åtta agenter med någon som är bekväm med en Linux-maskin, som behöver en pålitlig biljettjournal och inget dekorativt.

Fördelar:

• Inget agenttak, inget biljettak, ingen licenskostnad
• E-postdirigering och routing är pålitliga och stridstestade
• Körs på billig delad hosting – 5 till 20 USD i månaden täcker det
• Full kontroll över data, vilket är viktigt för GDPR-känsliga installationer

Nackdelar:

• Gränssnittet är synbart ett decennium gammalt
• Ingen inbyggd livechatt och ett allt tunnare plugin-ekosystem
• Varje uppgradering, säkerhetskopia och säkerhetsuppdatering är ditt jobb
• Rapportering är minimal jämfört med molnverktyg

Vad användare säger: 4,4/5 från 44 G2-recensioner och 4,3/5 från 76 på Capterra. Recensenter uppskattar e-postdirigeringen och anpassningsmöjligheterna, mindre så gränssnittet – en IT-assistentchef som kört det i över två år noterar att användargränssnittet “kan kännas något föråldrat jämfört med nyare helpdesk-plattformar” (Jeff C., Capterra, maj 2026).

8. FreeScout

FreeScout är en öppen källkod-klon av Help Scout: en delad brevlåda snarare än en formulärdriven biljettkö. Det är den lättaste installationen på denna lista – den körs på standard delad hosting och behöver cirka 1 GB RAM.

Gratisplanens begränsningar: inget på agenter, brevlådor eller biljetter i kärnappen. Delad inkorg, privata anteckningar, kollisionsdetektering, sparade svar, taggar och grundläggande rapportering ingår. Livechatt, CRM-fält, tidsspårning och liknande extrasäljs som betalda moduler.

Bäst för: små team som lever i e-post, vill äga sin data och kan köra en liten PHP-värd.

Fördelar:

• Körs på vanlig delad hosting – lägsta infrastrukturkravet i den egenhostade gruppen
• Verkligt trevligt gränssnitt för ett öppen källkod-verktyg
• Installeras på under en halvtimme
• Aktiv modulmarknadsplats för luckorna

Nackdelar:

• Kärnappen är medvetet ytlig – djup kostar pengar, modul för modul
• Mindre community än osTicket eller Zammad
• Inga inbyggda sociala medier- eller e-handelskanaler
• Volymtaket nås tidigare än med tyngre plattformar

Vad användare säger: 4,2/5 från 13 Capterra-recensioner (kundservice 3,5) och ingen etablerad G2-profil – en liten bas. Det återkommande klagomålet är modellmodellen, inte appen: en VD som så småningom flyttade till ett betalt verktyg säger att han “var tvungen att betala extra för nödvändiga funktioner, hade ingen support bakom det” (Lukasz D., Capterra, januari 2023).

9. Zammad

Zammad är alternativet med öppen källkod som känns som en modern SaaS-produkt. Community-utgåvan är gratis att egenhosta utan agenttak, och den tar emot e-post, chatt, sociala medier och telefon i en kö – den bredaste kanalmixen av alla gratisverktyg här.

Gratisplanens begränsningar: inget på agenter eller biljetter i den egenhostade community-utgåvan. Flerkanaligt intag, SLA:er, textmoduler, rapportering och en kunskapsbas ingår. Stacken är tung: PostgreSQL, Elasticsearch och Redis, realistiskt 4 till 8 GB RAM. Hostade planer och prenumerationer för egenhostad support är betalda.

Bäst för: ett tekniskt självsäkert team som vill ha flerkanalig biljetthantering, dataägarskap och ingen avgift per agent.

Fördelar:

• Modernt gränssnitt och en ordentlig revisionskedja
• E-post, chatt, sociala medier och telefon i en kö till 0 USD licenskostnad
• Inget agenttak, så kostnaden skalar inte med antalet anställda
• Aktivt utvecklat med en sund plugin-community

Nackdelar:

• Tyngsta infrastrukturkravet i denna jämförelse
• Ruby-stack som färre systemadministratörer snabbt kan felsöka
• Flerhyresgäster är logisk separation, inte hård isolering
• Liten recensionsbas, så det finns mindre offentlig bevisning att luta sig mot

Vad användare säger: 4,5/5 över cirka tio G2-recensioner och 4,6/5 från sju på Capterra – ett litet urval åt båda hållen. En mjukvaruingenjör som kör det för både intern och kundsupport ger det 5/5 totalt, men säger att analyserna “saknar detaljer och kräver extra arbete för att skapa anpassade rapporter” (Capterra, januari 2026); en tidigare recensent rapporterar inbromsningar när biljettvolymen växer.

10. Hesk

Hesk är den enklaste egenhostade helpdesken som fortfarande räknas som ett ärendehanteringssystem. En enda PHP-installatör, en MySQL-databas, delad hosting, och du har biljettformulär, kategorier, prioriteringar, fördefinierade svar och en kunskapsbas.

Gratisplanens begränsningar: den nedladdningsbara versionen är gratis utan avgift per användare och utan provperiod. Anställda konton, biljettkategorier, anpassade fält, e-postmallar och kunskapsbasen ingår. “Powered by Hesk”-varumärkesprofilering sitter kvar om du inte köper den valfria engångslicensen, som även inkluderar ett års e-postsupport. Hesk Cloud är en separat hanterad tjänst med fasta planer istället för prissättning per agent.

Bäst för: en skola, ideell organisation eller liten butik som vill ha en fungerande kö denna vecka och redan har cPanel-hosting.

Fördelar:

• Snabbaste egenhostade installationen här – minuter, inte timmar
• Körs på den billigaste delade hostingen utan beroendestack
• Obegränsade anställda konton – inget i gratisversionen räknar platser
• Över 20 års utveckling och mer än 35 språk

Nackdelar:

• Gränssnitt och anpassning är de mest begränsade på denna lista
• Ingen inbyggd chatt eller sociala kanaler
• Du växer ur det snabbt förbi några tusen biljetter i månaden
• Borttagning av varumärke kräver den betalda licensen

Vad användare säger: 4,4/5 från åtta Capterra-recensioner och 4,7/5 från sex på G2 – ett mycket litet urval åt båda hållen. En systemadministratör som körde det i flera år innan han gick vidare säger “funktioner/support saknas jämfört med premiumalternativ för biljettsystem” (Samuel D., Capterra, maj 2021); en annan långvarig användare hävdar att den betalda licensen är tillräckligt billig för att gratisversionen, som kommer utan support, inte är värd det.

Prenumerera på nyhetsbrevet

De senaste tipsen och erbjudandena direkt i din inkorg.

E-postadress

Prenumerera

Gratis provperioder som inte är gratisplaner

Fyra välkända verktyg dyker upp på nästan varje “gratis helpdesk”-lista och borde inte göra det. Det är här marknaden rörde sig mellan 2025 och 2026, och det är den enskilt vanligaste anledningen till att en shortlista måste göras om.

Freshdesk avvecklade sin tidsbegränsade 10-agenters gratisplan. Det som finns nu är ett gratisprogram för upp till 2 agenter som löper i 6 månader, dokumenterat i Freshworks hjälpcenter men inte på den offentliga prissättningssidan – och inte tillgängligt på Freshdesk Omni, där de flesta registreringar hamnar. Pris-FAQ är uttrycklig med att konton som inte konverterar stängs av. Betald startar på 19 USD per agent per månad.

Zendesk har ingen gratisplan och annonserar aldrig en – en 14-dagars provperiod, sedan Support från 19 USD eller Suite från 55 USD per agent per månad, med AI-tillägg prissatta ovanpå.

Freshservice har inte heller någon gratissnivå, endast en 14-dagars provperiod, med Starter från 19 USD per agent per månad vid årlig fakturering. Värt att veta om du letar efter intern IT.

HelpCrunch avvecklade sin gratissnivå. Det kör nu en 14-dagars provperiod med betalda planer från 15 USD per användare per månad, och dess AI-konversationer är mätade.

Spiceworks förtjänar en fotnot här snarare än en fullständig post: Core är fortfarande gratis, men Premium-nivån lanserades den 1 juni 2025 och gratisplanen stannar nu vid fem teknikerplatser.

Den praktiska läxan: leta efter frasen “gratis för alltid” eller en dokumenterad permanent plan. “Inget kreditkort krävs” beskriver både provperioder och gratisplaner lika mycket och säger dig ingenting.

Gratis helpdesk vs gratis IT-servicedesk – vilken behöver du?

De två ser identiska ut i en funktionslista och beter sig olika i praktiken, och att välja fel är hur team hamnar i att migrera två gånger.

En kundhelpdesk hanterar förfrågningar från personer utanför företaget. Biljetter anländer via e-post, chatt eller ett webbformulär, identiteten är löst känd, och måtten som spelar roll är första svarstid, lösningstid och nöjdhet. Kanalstäckning och en publik kunskapsbas är vad du köper.

En IT-servicedesk hanterar förfrågningar från personer inom företaget. Begäraren är en känd anställd, så biljetter knyts till en person, en enhet och ofta en godkännandekedja. Du behöver tillgångs- och konfigurationsspårning, begärankataloger och ITSM-processer – incident-, problem- och ändringshantering. Måttet som spelar roll är tjänstekontinuitet, inte känsla.

Tre verktyg på denna lista passar specifikt för intern IT:

• Spiceworks – obegränsade slutanvändare och inbyggd tillgångsspårning, upp till 5 tekniker
• Jira Service Management – ITSM-ärendetyper, köer och SLA:er för 3 agenter, obegränsade begärare
• osTicket – köer per avdelning utan agenttak, om du kan hosta det

Gratissnivåer tar nästan alltid bort precis de saker som gör en servicedesk till en servicedesk: SLA-hantering, ändrings- och godkännandearbetsflöden och en riktig CMDB. Om dina IT-processer fortfarande är “logga det, fixa det,” är gratis verkligen tillräckligt. Om en revisor kommer att fråga vem som godkände en ändring, budgetera för en betald ITSM-nivå från början.

Vad du ska leta efter i en gratis helpdesk

• Vilket tak du slår i först. Varje gratisplan stänger av något – agenter, historik, lagring, kanaler. Identifiera din första vägg innan du konfigurerar något, för den talar om vad du kommer att betala nästa år.
• Gratis för alltid vs tidsbegränsat. Ett sexmånadersprogram och en permanent plan ser likadana ut vid registrering och mycket olika i månad sju. Kontrollera leverantörens eget hjälpcenter, inte en sammanställning.
• Kanalstäckning. Räkna de kanaler dina kunder faktiskt använder. De flesta gratissnivåer är endast e-post; chatt och telefon på gratisplanen är undantaget, inte regeln.
• Biljettlagring. Fråga hur länge du kan se biljetthistorik. Dold eller rensad historik bryter rapportering och gör en senare migrering mycket svårare.
• Automatisering och SLA:er. Det här är de första funktionerna som tas bort från gratisplaner, och de är vad som hindrar en kö från att förfalla när volymen växer.
• Export och portabilitet. Bekräfta att CSV- eller API-export fungerar på gratisplanen medan kontot är aktivt. Utan det väljer du ett verktyg du inte kan lämna.
• Den verkliga kostnaden för egen hosting. En gratislicens innebär fortfarande en server, säkerhetskopior, patchning och någons tid. Under cirka sju agenter vinner moln vanligtvis på totalkostnad.
• Varumärke och förtroende. Leverantörens varumärke på widgets och e-post är normalt på gratissnivåer; bestäm om det är acceptabelt på kundvändande sidor innan du lanserar det.

När gratis slutar vara tillräckligt

Gratisplaner misslyckas sällan på grund av biljetter. De misslyckas vid en av tre punkter: agenttaket, biljettlagring eller saknad automatisering.

Agenttaket kommer först för de flesta team. Zoho Desk och Jira Service Management stannar vid 3 agenter, HubSpot vid 2, Spiceworks vid 5 – och Spiceworks låser kontot snarare än att varna dig. Lagring är den tystare: LiveAgents gratissnivå döljer meddelanden äldre än 7 dagar, Jira Service Management ger dig 2 GB lagring. Automatisering är den sista: utan dirigeringsregler och SLA:er börjar en kö på över cirka 200 biljetter i månaden läcka svarstid oavsett hur bra agenterna är.

Vad nästa steg kostar, för verktygen som mest sannolikt finns på din shortlista:

• Spiceworks Premium – 6 USD per agent per månad, tar bort annonser och plustaket
• Zoho Desk Express – 7 USD per agent per månad, men begränsat till 5 agenter; Standard till 14 USD tar bort taket och lägger till livechatt
• LiveAgent Small – 15 USD per agent per månad, full biljetthistorik, obegränsade e-postadresser, integrationer
• Jira Service Management Standard – 20 USD per agent per månad, SLA:er, tillgångshantering, 5 000 automatiseringskörningar
• Freshdesk Growth – 19 USD per agent per månad, där team som lämnar 6-månadersprogrammet hamnar

Om ditt tak är lagring eller kanaler snarare än antal, uppgraderas LiveAgents gratisplan till full biljetthistorik och obegränsade e-postadresser för 15 USD per agent per månad – det billigaste fullfjädrade flerkanalsteget i denna jämförelse. Om taket är platser och du behöver intern tillgångsspårning, är Spiceworks Premium till 6 USD billigare. För en bredare bild av betalda alternativ i denna storlek, se vår guide till helpdesk-programvara för småföretag.

En sak att göra innan du uppgraderar något: exportera dina biljetter. Varje migrering är enklare från en CSV du redan har än från ett konto vars provperiod har löpt ut.