Live Chat Video
Live chat video är ett kostnadseffektivt verktyg för realtidskommunikation med kunder på ett personligt sätt, vilket ökar tillfredsställelsen och konverteringsg...
9 min läsning
Customer support
Live Chat
+1
Zoom är ett utmärkt verktyg för att vara värd för och delta i online-sammankomster. Oavsett om de är individuella uppföljningar, stora virtuella presentationer eller formella möten. Även om det finns gott om andra videochatt-, webinar- och mötesplattformar tillgängliga har Zoom blivit ett förstahandsval för många företag och organisationer tack vare sitt användarvänliga gränssnitt och funktioner.
Om du är ny på Zoom eller letar efter sätt att effektivisera dina videokonferenser på denna plattform är det värt att kolla in några e-postinbjudningsmallar och bästa praxis innan du börjar. Med detta råd i åtanke kommer du att kunna få ut det mesta av denna programvara och öka närvarofrekvensen för dina onlinemöten.
Vikten av ett e-postmeddelande med Zoom-mötesinbjudan
Populariteten för Zoom började skjuta i höjden under Covid-19-pandemin när människor letade efter sätt att ansluta virtuellt, och har nu blivit programvaran av val för många företag och privatpersoner. Denna tillväxt har inneburit att allt fler människor letar efter de mest effektiva sätten att skicka ut Zoom-inbjudningar för att få ut det mesta av detta kraftfulla verktyg.
Om du vill vara värd för ett Zoom-möte måste du skicka ut inbjudningar till dina potentiella deltagare. Och även om Zoom erbjuder några mallar själv, kommer användning av rätt e-postmall att hjälpa dig göra ett bra första intryck och uppmuntra fler människor att anmäla sig till ditt möte och komma ihåg att gå med när tiden kommer.
Dessutom kommer en begäran om att mottagarna bekräftar sitt deltagande på ditt möte att ge dig ett korrekt antal för antalet deltagare. Ett välstrukturerat e-postmeddelande kan spara tid och ansträngning samtidigt som det säkerställer att alla viktiga detaljer kommuniceras korrekt.
Hur man titulerar ett e-postmeddelande med Zoom-mötesinbjudan
När det gäller onlinemöten kan det vara en utmaning att få människor att dyka upp. När allt kommer omkring är det lätt att glömma eller skjuta upp ett möte som inte är personligt.
Det är därför, när du skickar ett e-postmeddelande med Zoom-mötesinbjudan, måste ämnesraden vara tydlig och koncis så att ditt meddelande sticker ut i en fullspäckad inkorg. Rätt titel kommer också omedelbart att låta dina gäster veta exakt vad mötet handlar om innan de öppnar e-postmeddelandet.
För att skriva en effektiv ämnesrad för e-postinbjudan till Zoom-möte måste du komma till poängen med nyckelord som är relevanta för ditt möte. Håll den också kort – under 50 tecken är idealiskt – men hitta fortfarande utrymme för åtgärdspunkter för att locka dina inbjudna att öppna e-postmeddelandet.
Det är också värt att påminna deltagarna den dag mötet kommer att äga rum så att de kommer ihåg att gå med. Dessutom är detta en möjlighet att uppmuntra de mottagare som inte redan har accepterat din mötesinbjudan att delta.
För detta ändamål kommer din inbjudningsmail att ha en annan typ av ämnesrad fokuserad på “påminnelse”-aspekten och kommer därför vanligtvis att inkludera just det ordet.
Exempel på ämnesrader för e-postinbjudan till Zoom-möte
- Gå med i vårt Zoom-samtal för att diskutera [Ämne]
- Låt oss ta igen på ett Zoom-samtal denna [morgon/eftermiddag]
- Hoppa på vårt Zoom-samtal för att lära dig mer om [Ämne]
- Mötesförfrågan: vänligen gå med i vårt Zoom-samtal
- Vänligen delta i vårt team Zoom-möte: [Ämne]
- Kan inte komma till det personliga mötet? Gå med oss online!
- Ändrade planer – låt oss mötas på Zoom istället
- Vi ses på Zoom
- Zoom-mötespåminnelse: [Ämne]
- Gå med oss för vår Zoom happy hour
- Dags att Zooma
- Påminnelse: Gå med i vårt Zoom-samtal för att diskutera [Ämne]
- Webinar-påminnelse: [Ämne]
- Zoom-mötesinbjudan
Hur man skriver ett e-postmeddelande med Zoom-mötesinbjudan
En effektiv Zoom-inbjudan måste inkludera alla nyckelelement som e-postmottagaren behöver för att gå med i mötet, inklusive datum, tid och Zoom-länk. Det bör också vara tydligt vad mötet är till för, vem som kommer att delta och hur länge det förväntas pågå.
Skapa en känsla av brådska och betydelse i ditt e-postmeddelande med Zoom-mötesinbjudan så att människor vet att detta är något de bör göra tid för. Du kan göra detta genom att lägga till en närvarobegäran, samt specificera datum, tid och varaktighet för mötet.
Till exempel: “Vi skulle älska att ha dig med på vårt Zoom-möte på onsdag kl. 11:00 EST. Mötet kommer att pågå i en timme.”
Denna typ av språk gör det klart att du värdesätter någons närvaro och vill att de ska vara där under hela mötets varaktighet, inte bara en del av det.
Du kan använda Zooms egen e-postmall för mötespåminnelse för meddelanden för att joga mottagarens minne om ett möte som de redan har blivit inbjudna till eller anmält sig till.
Men kom ihåg att anpassa din e-postinbjudan till Zoom-möte för att göra den specifik för ditt företag, varumärke och själva mötet.
Vad ska inkluderas i ett e-postmeddelande med Zoom-mötesinbjudan
- Mötets datum – veckodag och kalenderdatum
- Mötets tid – inklusive tidszon (t.ex. Eastern Time)
- Mötets varaktighet – ungefärlig tid som det kommer att pågå
- Zoom-länken – så att deltagarna enkelt kan klicka för att gå med
- Ett mötesgodkännande (om tillämpligt) – för ökad säkerhet
- Mötesagendapunkter – vad som kommer att diskuteras
- Mötesdetaljer – ytterligare information
- Vem som kommer att delta i mötet – dela värd- och deltagarlistan
- Motivation – varför mottagaren bör eller måste delta i mötet
- Professionell e-postsignatur – avsluta på rätt sätt
- Personliga uppgifter – t.ex. ditt namn och kontaktuppgifter
Exempel och mallar för e-postinbjudan till Zoom-möte
Gå med i vårt Zoom-samtal för att diskutera [Ämne]
Hej [Namn],
Jag skulle vilja bjuda in dig till ett Zoom-möte den [Datum] kl. [Tid]. Mötet kommer att handla om [Ämne] och kommer att pågå i ungefär [Varaktighet].
Anslutningsinstruktioner:
För att gå med i Zoom-mötet, vänligen klicka här: [Mötes-länk]
Jag hoppas att se dig där.
Vänliga hälsningar, [Ditt namn]
Låt oss ta igen på ett Zoom-samtal denna [morgon/eftermiddag]
Hej [Namn],
Jag hoppades kunna ta igen med dig på ett Zoom-samtal denna [morgon/eftermiddag]. Jag är ledig kl. [Tid], och jag tror att vi behöver ungefär [Varaktighet] för att täcka allt.
Om detta inte är en bra tid för dig, eller om du inte kan vara med hela [Varaktighet], vänligen låt mig veta så schemalägger vi om.
För tillfället har jag tagit mig friheten att boka ett Zoom-möte för oss här: [Mötes-länk], men inga problem om du inte kan komma.
Ser fram emot att ta igen, [Ditt namn]
Hoppa på vårt Zoom-samtal för att lära dig mer om [Ämne]
Hej [Namn],
Jag ville bjuda in dig att gå med i vårt Zoom-samtal den [Datum] kl. [Tid]. Vi kommer att diskutera [Ämne], och jag tror att du kommer att tycka att det är intressant.
Mötet bör pågå i ungefär [Varaktighet], och vi kommer att skicka ut länken närmare datumet.
Under tiden, om du har några frågor, tveka inte att höra av dig.
Hoppas att se dig snart, [Ditt namn]
Mallar för e-postinbjudan till affärsmöte
Mötesförfrågan: vänligen gå med i vårt Zoom-samtal
Bästa [namn],
Du är inbjuden att gå med i ett Zoom-möte som jag är värd för den [Datum] kl. [Tid].
Syftet med detta möte är att [diskutera/presentera/brainstorma] [Ämne].
Vänligen klicka på knappen nedan för att bekräfta ditt deltagande:
[CTA]
Vi kommer att skicka ut ett uppföljningsmail med mötesprotokoll och nästa steg i sinom tid.
Ser fram emot att se dig då.
Med vänlig hälsning, [Ditt namn]
Vänligen delta i vårt team Zoom-möte: [Ämne]
Hej [namn],
Jag hoppas att du mår bra.
Vårt team Zoom-möte denna vecka kommer att vara den [Datum] kl. [Tid], och fokus kommer att vara på [Ämne].
Vänligen gå med i mötet genom att klicka på denna länk: [Mötes-länk]
Om du inte kan komma, vänligen låt mig veta så skickar jag dig mötesprotokollen efteråt.
Tack, [Ditt namn]
Kan inte komma till det personliga mötet? Gå med oss online!
Hej [namn],
Tyvärr, på grund av den nuvarande situationen med [Covid-19/vädret/transportstörningar/etc.], kommer vi inte att kunna ha vårt vanliga personliga möte den [Datum].
Men vi kommer fortfarande att hålla mötet via Zoom – vänligen klicka på länken nedan för att gå med:
[Mötes-länk]
Hoppas att se dig där,
Med vänliga hälsningar, [Ditt namn]
Ändrade planer – låt oss mötas på Zoom istället
Bästa [namn],
Jag hoppas att du mår bra.
Tyvärr kommer jag inte att kunna komma till mötet den [Datum] som planerat. Men jag kommer fortfarande att vara tillgänglig för att mötas via Zoom.
Om detta skulle fungera för dig, vänligen låt mig veta så skickar jag dig Zoom-möteslänken i sinom tid.
Vänliga hälsningar, [Ditt namn]
Mall för e-postinbjudan till teamuppföljning
Vi ses på Zoom
Hej team,
Jag är värd för ett Zoom-möte den [Datum] kl. [Tid]. Syftet med detta möte är att ta igen om vad alla har arbetat med och att se om det finns några hinder som behöver åtgärdas.
Vänligen klicka på länken nedan för att gå med på dagen.
[Mötes-länk]
Lösenordet är: [Lösenord]
Vi ses alla då.
Hälsningar, [Ditt namn]
Mall för e-postinbjudan till nätverksevenemang
Gå med oss för vår Zoom happy hour
Hej [Namn],
Som en medarbetare [branschprofessionell/entreprenör/företagare], är jag glad att bjuda in dig att gå med mig för ett Zoom-nätverksevenemang den [Datum] kl. [Tid]. Detta är ett utmärkt tillfälle att ansluta med andra likasinnade individer och utöka ditt professionella nätverk.
Klicka nedan för att gå med i mötet vid den tiden:
[Mötes-länk]
Vi ses då!
Bästa, [Ditt namn]
Mallar för påminnelsemail för möten
Dags att Zooma!
Hej [namn],
Hoppas att du har en bra dag. Jag ville bara påminna dig om vårt Zoom-möte senare denna [morgon/eftermiddag] kl. [Tid].
Vi kommer att diskutera [Ämne] i ungefär [Varaktighet], och jag tror att du kommer att tycka att det är intressant.
Vänligen klicka på knappen nedan för att gå med i mötet:
[Mötes-länk]
Ser fram emot att se dig snart, [Ditt namn]
Zoom-mötespåminnelse: [Ämne]
Hej [namn],
Jag hoppas att du mår bra.
Detta är bara en snabb påminnelse om att vårt Zoom-möte äger rum idag kl. [Tid]
Påminnelse: Gå med i vårt Zoom-samtal för att diskutera [Ämne]
Bästa [Namn],
Vårt schemalagda möte om [Ämne] äger rum [idag/imorgon/etc.] kl. [Tid].
Om du redan har bekräftat ditt deltagande ser vi fram emot att se dig då. Om inte kan du fortfarande gå med i mötet genom att acceptera att gå med nu med knappen nedan:
[CTA]
Länken för att gå med i mötet nedan kommer att bli aktiv [15 minuter/30 minuter/1 timme/etc.] före den schemalagda starttiden.
[Mötes-länk]
Vi ses snart, [Ditt namn]
Webinar-påminnelse: [Ämne]
Hej [Namn],
Tack för att du anmälde dig till vårt webinar om [Ämne]. Ifall du glömde det äger det rum senare idag kl. [Tid].
Hoppas att se dig där, [Ditt namn]
Bästa praxis för e-postinbjudan till Zoom-möte
- Gör det till ditt eget – E-postinbjudningar till Zoom bör anpassas med din varumärkesidentitet, färger och bilder för att hålla sig i linje med din affärston.
- Skicka ut det – du kan göra detta direkt från Zoom eller använda en annan e-posttjänst som Gmail eller Mailchimp.
- Inkludera all nödvändig information – dina deltagare behöver veta länken, lösenordet, datumet och tiden för mötet.
- Korrekturläs det – kontrollera ditt e-postmeddelande för eventuella stavfel eller fel innan du trycker på skicka.
- Lägg till en CTA – inkludera uppmaningar till handling i dina e-postinbjudningar till Zoom-möten så att dina deltagare vet vad du vill att de ska göra. Till exempel, “klicka på länken för att gå med i Zoom-mötet”.
- Ge en påminnelse – skicka ett annat e-postmeddelande en dag eller två före Zoom-mötet, och 15 minuter till några timmar innan för att se till att alla fortfarande är på väg att delta.
Sammanfattning
Zoom är ett kraftfullt verktyg som kan hjälpa dig att ansluta med människor över hela världen via videosamtal, men potentialen för denna plattform kommer att slösas bort om du kämpar med att få människor att delta i dina onlinemöten. För det behöver du skicka ut effektiva inbjudningsbrev till dina potentiella mötesdeltagare.
Att använda en professionellt utformad e-postmall kommer att hjälpa ditt meddelande att locka inbjudna att gå med i ditt onlinemöte och få dem att bekräfta sitt deltagande (eller inte).
Oavsett om du är ny på Zoom eller en erfaren proffs är det bästa sättet att öka dina närvarofrekvenser att använda rätt e-postmall. Med lite anpassning kommer du att vara redo att skicka ut ett meddelande som innehåller all nödvändig information för mottagarna att delta i ditt kommande möte.
