Hur man artigt tackar nej
Lär dig att artigt tacka nej i olika situationer genom att be om ursäkt först, vara direkt, använda 'nej', föreslå alternativ och följa upp. Verkliga exempel oc...
6 min läsning
Customer Communication
Så mycket som varje företag vill glädja sina kunder varje gång, är det inte alltid möjligt att säga ja till alla kundförfrågningar. Att omfamna idén att kunden alltid har rätt gör det svårare att lista ut hur man säger nej till kunder utan att göra dem besvikna eller förlora dem. Men när en kund kräver något som inte är tillgängligt, orimligt eller helt enkelt omöjligt att tillhandahålla, bör alla som är involverade i direkta interaktioner med kunder vara fullt medvetna om hur man säger nej till kunder på ett artigt sätt.
Hur man säger nej till kunder utan att förlora deras affärer
Hur säger man nej till kundförfrågningar eller krav utan att göra kunderna arga, frustrerade eller besvikna? Här är några grundläggande saker att ha i åtanke när du måste skriva ett avslagsbrev till dina kunder eller prospekt.
- Omformulera “nej” med positivt språk, vilket är den enda kommunikationen du bör använda när du skriver ett avslagsbrev.
- Håll ett enkelt avslagsbrevformat: visa uppskattning, dela nyheten, berätta varför, erbjud hjälp och avsluta på en positiv ton.
- Använd empatiuttryck för att visa att du förstår en kunds känslor (t.ex. Jag förstår helt att …, Jag vet hur frustrerande det måste vara …, etc.)
- Ge alltid en dedikerad förklaring till varför du inte kan uppfylla en kunds begäran (t.ex. något går emot företagspolicyn).
- Hävda ditt avslag utan att ge falska löften till kunder (t.ex. lova inte att implementera en funktion inom en snar framtid om du inte verkligen planerar att göra det).
- Hitta det närmaste alternativet, om möjligt. Även om det inte fungerar för kunden, kommer de fortfarande att uppskatta din ansträngning.
- Se till att kunden förstår att du säger nej till deras begäran, inte till dem personligen.
- Om saker ändras, följ upp med kunden för att låta dem veta att du nu kan uppfylla deras begäran.
Hur man säger nej till en kund: 7 mallar för avslagsbrev
Oavsett om det är en rädsla för ett dåligt rykte, att förstöra din relation med en kund eller att helt förlora deras affärer, kan det vara utmanande att avslå kundförfrågningar om du inte vet hur man gör det på ett professionellt sätt. I själva verket är det en viktig färdighet att lära sig hur man säger nej, särskilt för dem som arbetar i kundorienterade positioner. Ett artigt avslag är ofta ditt bästa alternativ om du måste avslå ett förslag.
Nedan finns några standardmallar för avslagsbrev som du kan använda (och anpassa) för dina kundinteraktioner.
Hur man säger nej till en kundfunktionsförfrågan
Hej [NAME],
Tack för att du mejlade och uppmärksammade oss på denna funktion. Jag kan definitivt förstå hur våra kunder skulle dra nytta av den.
Just nu har vi inget sådant på plats, men vi har faktiskt hört den begäran ganska mycket, så vi kommer möjligen att implementera den mycket snart. Jag kommer att prata med vårt utvecklingsteam och ta reda på om det kan läggas till i en framtida version.
Under tiden, låt mig veta om det finns något annat vi kan hjälpa dig med och ha en bra fortsättning på veckan!
Vänligen, [YOUR SIGNATURE]
Hur man säger nej till en kund som frågar efter en funktion som togs bort
Hej [NAME],
Tack för att du hörde av dig. Denna funktion togs bort från vår produkt eftersom den saktade ner appens laddningstid för de flesta av våra kunder, inklusive de som aldrig använde den. Så vi kommer sannolikt inte att ta tillbaka den inom en snar framtid.
Jag förstår helt att det måste vara frustrerande för dig att förlora en funktion du förlitade dig på. Men om det behövs kan jag rekommendera ett alternativt verktyg som har det.
Hälsningar, [YOUR SIGNATURE]
Hur man säger nej till en kund som ber om rabatt
Hej [NAME],
Tack för att du valde [COMPANY NAME]. Vi är glada att du har bestämt dig för att köpa vår produkt och vi kan inte vänta på att få dig ombord!
Angående din rabattförfrågan, tyvärr kommer vi inte att kunna erbjuda dig en rabatt för tillfället. Vi tror att vår tjänst erbjuder mer värde för dina pengar och dessutom skulle det vara orättvist mot våra andra kunder om vi gör ett undantag. Vi har dock kampanjer ibland, du kan hitta dem på vår webbplats på [LINK], eller så kan du prenumerera på vårt månatliga nyhetsbrev för att hålla dig uppdaterad med våra framtida erbjudanden.
Låt mig veta om du vill att jag lägger till din e-post i vår e-postlista.
Vänligen, [YOUR SIGNATURE]
Hur man säger nej till en kund som ber om återbetalning/retur/byte
Bäste [NAME],
Tyvärr kan jag inte behandla din begäran om återbetalning/retur/byte eftersom produkten har skadats efter leveransen.
Jag förstår att detta inte är meddelandet du ville höra och det måste vara besvikande med tanke på att du inte fick använda den mycket.
Vi accepterar att denna skada troligen orsakades oavsiktligt, så som en god vilja skulle vi gärna ge dig 20% rabatt på ditt framtida köp. Använd helt enkelt denna kod: [NAME] för att lösa in den.
Om du har några frågor, låt mig veta. Jag kommer alltid att göra vad jag kan för att hjälpa dig.
Hälsningar, [YOUR SIGNATURE]
Hur man säger nej till en kund som ber dig göra deras jobb åt dem
Hej [NAME],
Jag har bifogat en kort instruktion som kommer att vägleda dig genom processen att göra X. Du kan enkelt få detta klart på nolltid.
Om du stöter på några svårigheter, tveka inte att kontakta mig. Vi kan ringa och jag kommer att vägleda dig steg för steg.
Hälsningar, [YOUR SIGNATURE]
Hur man säger nej till ett möte med en klient
Hej [NAME],
Jag är så glad att du är intresserad av att samarbeta med vårt företag på ditt nya projekt.
Så mycket som jag skulle älska att träffas personligen, är jag tyvärr inte tillgänglig för att resa denna vecka på grund av befintliga åtaganden och kan inte ge dig den tid du förtjänar för att diskutera detta vidare.
Jag är dock glad att påbörja konversationen nu via e-post om det fungerar för dig?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Skulle gärna höra dina tankar om detta. Och om du föredrar att diskutera personligen, är jag tillgänglig [DATES] och skulle gärna prata mer om det då.
Tack för förståelsen, [YOUR SIGNATURE]
Hur man säger nej till en klients projekt
Hej [NAME],
Tack så mycket för att du skickade oss detaljerna om [PROJECT NAME], det låter verkligen som en fantastisk möjlighet!
Men efter att ha läst igenom förslaget och haft en diskussion med mitt team, har vi beslutat att tyvärr kommer vi inte att kunna ta oss an detta projekt.
Även om vi skulle älska att gå vidare med detta, har vi helt enkelt inte tillräckligt med resurser som detta projekt förtjänar för tillfället.
Om saker ändras inom en snar framtid, kommer jag definitivt att höra av mig och låta dig veta.
Vänliga hälsningar, [YOUR SIGNATURE]
