Mallar för kundservice
Förbättra kundservice-e-post med hjälp av mallar för att spara tid, minska fel och säkerställa konsekvens. Mallar täcker olika scenarion som svar till arga elle...
7 min läsning
Customer Service
Email Templates
+2
Ska du åka på semester och behöver ställa in ett frånvaromeddelande? Eller kanske tar du bara en ledig dag och vill inte bli störd med jobb. Oavsett vilket kommer en bra frånvaromall att hjälpa dig att få jobbet gjort.
Sådana mallar är vanligtvis enkla och lätta att använda, vilket gör att du kan anpassa ditt meddelande precis som du vill. Idag visar vi dig några olika frånvaromallar som du kan använda för dina automatiska semestersvar.
Varför bör du använda en frånvaromall
De flesta använder verktyg för e-posthantering, såsom automatiska frånvarosvar, när de är borta från sin e-post under en längre period – på semester eller bara tar en ledig dag, till exempel. Du kan ställa in ett automatiskt svar som låter folk veta att du inte kommer att kolla din inkorg och att du snart är tillbaka. På så sätt förväntar de sig inte ett svar från dig direkt och du kan njuta av din lediga tid utan att oroa dig för jobbet.
Men det finns andra tillfällen då du kanske vill använda ett mallsvar också. Om du vet att du kommer att vara upptagen och inte kommer att kunna komma åt din e-post lika ofta som vanligt, låter ett frånvaromeddelande folk veta att du kanske inte kan svara omedelbart. De kan då bestämma om de ska vänta på ett svar eller hitta ett annat sätt att kontakta dig.
Ett frånvaromeddelande kan också hjälpa till att hantera folks förväntningar om du är överväldigad av arbete och inte kan svara på varje e-post direkt. Att låta folk veta att du är upptagen men kommer att återkomma till dem så snart som möjligt kan hjälpa till att undvika frustration på båda sidor.
Hur man titulerar en e-postmall för frånvaro
Håll det ganska kort och kärnfullt – Inte på kontoret, Automatiskt semestersvar eller Borta är alla bra alternativ. I ämnesraden är det också en bra idé att inkludera när du kommer tillbaka så att folk vet hur länge de måste vänta på ett svar.
Till exempel skulle “Inte på kontoret förrän 15 januari” fungera bra. Detta hjälper också till med filtrering om du har ett e-postmeddelandesystem som kan göra det, men mer än något annat låter det andra veta när de kan förvänta sig ett svar utan att behöva läsa brödtexten i din e-post. På så sätt visar du att du bryr dig om deras tid.
Exempel på ämnesrader för frånvaromeddelanden via e-post
- Inte på kontoret: [datum]
- Inte på kontoret: [semesterdetaljer]
- Inte på kontoret: [anledning till frånvaro]
- På semester: [datum] – [datum]
- Semester: [datum] – [datum]
- OOO: sjukdag
- Otillgänglig: utomlands
- I händelse av nödsituation:
- Borta från mitt skrivbord den [datum]
- För närvarande på semester
- Jag är ur loopen
- Jag är snart tillbaka
- På sabbatsår
- Åker iväg för lite R&R
Hur man skriver en frånvaromall
Det finns några saker att tänka på när det gäller brödtexten i ditt automatiska e-postsvar.
För det första vill du se till att det är tydligt att du är borta från ditt skrivbord och inte kommer att kunna svara på e-post direkt. Om du kommer att kolla din inkorg då och då, låt folk veta när de kan förvänta sig ett svar. Om du är osäker är det bättre att undvika denna del än att låta folk vänta på ett svar som kanske inte kommer.
För det andra, i händelse av en nödsituation, kan du lämna ditt privata telefonnummer. Kom dock ihåg att notera att du kanske inte kan svara direkt, och begär att folk endast kontaktar dig på detta sätt om det är extremt brådskande.
Det är också en bra idé att inkludera vem de kan kontakta i din frånvaro, samt all relevant information de kan behöva (som deadlines eller projektuppdateringar). Och naturligtvis, glöm inte att säga när du kommer tillbaka. Håll det kort och enkelt – ingen vill läsa en roman när de försöker komma i kontakt med dig.
Sist men inte minst – och detta är valfritt – kan du inkludera ett kort meddelande som låter folk veta vad de ska göra i din frånvaro. Till exempel, var de skulle kunna hitta den information de kan behöva om du inte kommer att kunna tillhandahålla den åt dem.
Vad som ska inkluderas i en e-postmall för frånvaro
- Ditt namn
- Datumen du kommer att vara borta eller datumet du kommer tillbaka
- Ett kort meddelande som låter folk veta att du inte är på kontoret eller att du snart är tillbaka
- Vem man ska kontakta i din frånvaro (om tillämpligt)
- När de kan förvänta sig ett svar från dig (om du kommer att kolla din inkorg under semestern)
- Alternativa sätt att kontakta dig
Exempel och mallar för frånvaromeddelanden via e-post
Formella frånvaromallar
Ämne: Inte på kontoret
Jag är för närvarande inte på kontoret och kommer tillbaka den 15 januari. Jag kommer att kolla min e-post med jämna mellanrum, men om du behöver ett omedelbart svar, vänligen kontakta [Namn] på [e-postadress] istället. Tack,
[Ditt namn]
Ämne: Mall för frånvaromeddelande
Hej, jag är för närvarande inte på kontoret och kommer tillbaka den [datum]. Om du behöver omedelbar hjälp, vänligen kontakta [Namn] på [e-postadress] eller ring min mobil på [telefonnummer], men observera att jag kanske inte kan svara omedelbart. Tack,
[Ditt namn]
Ämne: Inte på kontoret [datum från-datum till]
Hej, jag är OOO utan e-poståtkomst från [datum från] till [datum till]. För brådskande ärenden under denna tid, vänligen kontakta [Namn] på [e-postadress] eller ring min mobil på [telefonnummer]. Hälsningar,
[Ditt namn]
Ämne: Inte på kontoret – Semester
Hej där, jag kommer att vara inte på kontoret från [datum från] till [datum till] och har begränsad tillgång till e-post. Om du behöver omedelbar hjälp under denna tid, vänligen försök kontakta [Namn] på [e-postadress] istället för mig eller endast för brådskande ärenden kan du försöka ringa mig på [telefonnummer]. Med vänliga hälsningar, [Ditt namn]
Ämne: Semester [datum]
Hej där, jag är för närvarande inte på kontoret och njuter av välförtjänt ledighet. Jag är tillbaka den [datum], och jag kommer inte ha tillgång till e-post förrän dess. För brådskande ärenden under denna tid, vänligen kontakta alternativt [Namn] på [e-postadress], som har underrättats om att förvänta sig ytterligare korrespondens i min frånvaro. Vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Ämne: Otillgänglig: Utomlands [datum]
Hej, jag kommer att vara utomlands [datum från]-[datum till]. Jag kommer att ha begränsad tillgång till e-post under denna tid. För brådskande ärenden, vänligen kontakta [Namn] på [e-postadress] istället för mig. Vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Ämne: På sabbatsår [datum]
Hej där, jag är för närvarande på sabbatsår och kommer att vara inte på kontoret till [datum]. Jag kommer inte ha tillgång till e-post under denna tid. Om det är en nödsituation kommer [Namn] på [e-postadress] att vara nåbar under denna tid. Vi ses snart,
[Ditt namn]
Ämne: Sjukledighet [datum]
Hej där, jag är inte på kontoret och på sjukledighet till [datum]. Under denna tid kommer jag inte att kunna kolla min e-post. I händelse av en nödsituation, vänligen kontakta [Namn] på [e-postadress]. Vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Ämne: Inte på kontoret: Konferens [datum]
Hej, jag är inte på kontoret för att delta i en konferens från [datum]. Jag kommer att svara på e-post när jag har tillgång, men för ett snabbare svar, vänligen kontakta mig på [telefonnummer] om det finns ett brådskande ärende. Tack,
[Ditt namn]
Ämne: Inte på kontoret: Företagsreträtt [datum]
Hej där, jag är inte på kontoret på en företagsreträtt från [datum]. Under den tiden kommer jag att ha begränsad tillgång till e-post. I händelse av en nödsituation, vänligen kontakta [Namn] på [e-postadress] eller ring huvudkontorets linje på [telefonnummer]. Tack,
[Ditt namn]
Ämne: Inte på kontoret [Datum]
Hej, jag kommer att vara borta från kontoret de närmaste [X] dagarna. I min frånvaro, vänligen kontakta [Namn] som mer än gärna hjälper till med alla frågor du kan ha. Tack för din förståelse. Vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Ämne: OOO [datum]
Hej där, tack för att du hörde av dig. Jag är för närvarande inte på kontoret och kommer tillbaka senast den [Datum]. Jag ber om ursäkt för besväret och skulle vänligt be dig att e-posta min kollega, [Namn], på [e-postadress] under tiden. Vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Informella frånvaromallar
Ämne: Borta från mitt skrivbord
Hej där, jag är för närvarande borta från mitt skrivbord och njuter av cocktails på en strand någonstans. Jag är tillbaka den [datum] och kommer ha begränsad tillgång till e-post till dess. Min kollega [Namn] kommer att hantera mina e-postmeddelanden i min frånvaro, så vänligen kontakta [honom/henne/dem] på [e-postadress] för alla brådskande ärenden. Tack, och ha en bra dag.
[Ditt namn]
Ämne: Tar en paus till [datum]
Hej där, tyvärr missade du mig. Jag är inte på kontoret till [datum]. Jag kommer dock att ta periodiska pauser från att binge-titta på allt jag har missat för att kolla min e-post ibland medan jag är borta. Om detta ärende inte är tidskänsligt, var säker på att jag kommer att svara när jag är tillbaka från denna paus. Vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Ämne: Inte på kontoret [datum]
Hej, jag är inte på kontoret från [datum från] till [datum till]. Jag kommer att vara nåbar på min mobil på [telefonnummer], men för brådskande ärenden vänligen kontakta [Namn] istället. Vi ses snart,
[Ditt namn]
Ämne: Jag är (äntligen) på semester
Hej, jag är inte på kontoret och på semester från [startdatum] till [slutdatum]. Jag kommer inte ha tillgång till e-post under denna tid, men om du behöver omedelbar hjälp vänligen kontakta min kollega [Namn] på [e-postadress]. Tack,
[Ditt namn] P.S. Jag ser verkligen fram emot denna paus. 🎉
P.P.S. Om du behöver nå mig brådskande, vänligen ring min mobil på [telefonnummer].
Ämne: Jag är ur loopen [datum]
Hej,
Jag kommer att vara borta från kontoret från [startdatum] till [slutdatum]. Om du behöver omedelbar hjälp, vänligen kontakta [kollegans namn] på [kollegans e-post]. Annars kommer jag att svara på ditt meddelande när jag är tillbaka. Ha en bra dag. Vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
Ämne: Tyvärr, jag är OOO [datum]
Hej [Namn], jag är inte på kontoret denna vecka, men om du behöver något brådskande vänligen kontakta min kollega [Namn]. Tack,
[Ditt namn]
Ämne: Inte på kontoret från [Datum] till [Datum]
Hej där. Jag är för närvarande inte på kontoret och kommer tillbaka den [Datum]. Under tiden, om du behöver hjälp, vänligen kontakta [namn eller avdelning]. Hälsningar,
[Ditt namn]
Ämne: På stranden [datum]
Hej där. Jag är för närvarande inte på kontoret och njuter av välförtjänt ledighet på stranden. Jag är tillbaka på kontoret den [Datum] och jag kommer gärna att svara på din e-post då. Om du behöver hjälp medan jag är borta, vänligen kontakta min kollega [Namn] på [e-postadress]. Tack.
[Ditt namn]
Bästa praxis för frånvaromallar
Håll det kort
När du skriver ett frånvaromeddelande är det viktigt att hålla det kort och enkelt. Det finns inget behov av att gå in i detalj om vem du är eller vad du gör. Ge bara det väsentliga så att dina kollegor vet hur de kan nå dig i händelse av en nödsituation.
Använd rätt ton
Ditt frånvaromeddelande är en återspegling av ditt företags kultur och värderingar, så det är viktigt att använda rätt ton. Om du inte är säker på vilken ton du ska använda, välj att vara professionell.
Du vill inte låta för informell eller oprofessionell, eftersom det kan reflektera dåligt på ditt företag. Om ditt företag har sin egen varumärkesbok och ton, använd den som vägledning när du skriver ditt frånvaromeddelande.
Om du använder slang eller jargong, se till att alla som läser ditt meddelande förstår det. Det som är roligt för dig kanske inte är roligt för mottagarna av ditt automatiska svar, särskilt om de inte kommer från samma land eller region.
Lägg till datum för din frånvaro
När det är möjligt, lägg till datumen för din frånvaro i ditt frånvaromeddelande. Detta hjälper dina kollegor, klienter och/eller affärspartners att veta när de kan förvänta sig ett svar från dig. Om du inte är säker på när du kommer tillbaka, ge ett intervall av datum eller en uppskattning. I detta fall är det bättre att vara försiktig och ge en längre tidsram än du tror att du behöver.
Nämn alternativa kontaktformer
I ditt frånvaromeddelande, se till att nämna alternativa kontaktformer i händelse av en nödsituation. Detta kan vara en kollegas e-postadress, telefonnummer eller till och med en fysisk adress. Om du är bekväm med att dela dina personliga uppgifter kan du också inkludera ditt mobilnummer eller sociala mediakonton.
Kom bara ihåg att ju mer information du inkluderar, desto mer sannolikt är det att någon kommer att kontakta dig medan du är borta. Som sådan bör du endast inkludera alternativa kontaktformer om du är bekväm med att bli kontaktad under din lediga tid.
Om du bestämmer dig för att dela dina kollegors kontaktuppgifter, se till att de vet om det och går med på att vara kontaktpersonen innan du lägger till deras information i ditt frånvaromeddelande.
Gå inte för djupt eller specifikt
När du skriver ditt frånvaromeddelande, motstå lusten att gå för djupt eller bli alltför specifik. Detta är inte rätt tillfälle att dela din livshistoria eller senaste semesterfoton. Kom direkt till saken så att dina kollegor kan återgå till arbetet med minimal avbrott, och dina affärspartners kan hitta den information de behöver utan att behöva sålla igenom en roman.
Ställ in en intern och extern OOO-mall
Om du ofta har frånvaromeddelanden, ställ in en intern och extern OOO-mall för att spara tid. På så sätt behöver du bara fylla i tomrummen med din specifika information varje gång du behöver kliva iväg från ditt skrivbord.
Ett internt frånvaromeddelande skickas till personer inom ditt företag, medan ett externt skickas till dem utanför det. Den huvudsakliga skillnaden mellan de två är att ett internt OOO-meddelande inte behöver vara lika formellt som ett externt.
Sammanfattning
Automatiska svar är ett nödvändigt ont när du behöver ta lite tid bort från jobbet. Genom att följa dessa bästa praxis kan du skriva ett frånvaromeddelande som är professionellt, informativt och hjälpsamt för alla som kommer att ta emot dem. De kanske till och med uppskattar ett frånvaromeddelande mer än du tror.
