IVR (Interactive Voice Response) funktioner
Hantera samtal enkelt med LiveAgents anpassningsbara IVR-system. Förbättra kundnöjdheten, minska väntetider och effektivisera supporten!
3 min läsning
IVR
Call Center
+2
Att ha ett professionellt IVR-system på plats kan vara till stor hjälp för företag att förbättra sin telefonsupport och öka kundnöjdheten. Ett effektivt IVR-skript låter dig inte bara automatiskt dirigera inkommande samtal till rätt avdelningar eller agenter utan eliminerar även långa vänteköer och väntetider. IVR-hälsningar och meddelanden som dina uppringare hör när de ringer ditt företag sätter tonen för hela interaktionen, så det är viktigt att få dem rätt.
Ett välskrivet IVR-samtalssskript kan stärka varumärkesuppfattningen och skapa enkla och trevliga kundupplevelser för varje uppringare. Samtidigt kan ineffektiva IVR-skript frustrera och förvirra uppringare, vilket resulterar i ett bestående negativt intryck av företaget. Använd följande IVR-bästa praxis och IVR-skriptexempel tillsammans med några av de vanligaste fraserna för att skapa dina egna IVR-skript.
IVR-skript bästa praxis och misstag att undvika
Undvik för många menyalternativ - En lång och komplicerad IVR-meny kan vara svår för uppringare att navigera – det rekommenderas generellt att tillhandahålla upp till 5 huvudmenyalternativ som bör listas i prioritetsordning.
Placera anknytningsnummer i slutet - Uppringare kanske inte vet vilken anknytning de letar efter, men de vet vilken avdelning de behöver – se till att de alltid hör alternativet innan åtgärden (“För försäljning, tryck 1”, istället för “Tryck 1 för försäljning”.)
Håll det enkelt och skriv för örat - Använd ett språk som är tydligt och lätt att förstå för alla som kan ringa din supportlinje – undvik onödiga specifika branschtermer, förkortningar och komplicerade ord.
Informera kunder om väntetider - Låt uppringare veta hur länge de måste vänta för att bli kopplade till en livagent när du måste placera dem i en samtalsö eller i vänteläge så att de vet vad de kan förvänta sig och kan hantera sin tid därefter.
Överväg ett återuppringningsalternativ - När linjerna är för upptagna och vänteköerna för långa, se till att aktivera en automatisk återuppringningsfunktion för att förkorta samtalsköer, minska kundansträngningen och antalet övergivna samtal.
IVR-hälsningsmeddelanden
Välkommen till [Företag]. Tyvärr är alla linjer upptagna för tillfället. Var vänlig ha tålamod och stanna kvar på linjen. Ditt samtal kommer att kopplas till en av våra kundtjänstrepresentanter så snart som möjligt. Din nuvarande väntetid är [antal] minuter.
Hej och tack för att du ringer [Företag], [företagets uppdragsförklaring eller slogan]. För närvarande är alla våra linjer upptagna. Vi ber om ditt tålamod. Ditt samtal kommer att besvaras av nästa tillgängliga agent. Din uppskattade väntetid är mindre än [antal] minuter.
Välkommen till [Företag]. Tack för ditt samtal. För närvarande är alla våra agenter upptagna. Var god vänta, vi kommer att vara med dig inom kort. Din nuvarande position i kön är [antal], och din uppskattade väntetid är [antal] minuter.
Du har nått [Företag]. Detta samtal kan övervakas och spelas in för utbildnings- eller kvalitetssäkringssyften. Var god lägg inte på. Du kommer att kopplas till nästa tillgängliga agent så snart som möjligt. Din nuvarande väntetid är cirka [antal] minuter.
Tack för att du ringer [Företag]. Om du gärna vill dela din feedback med oss i slutet av samtalet genom att svara på en enkel fråga, tryck 1 nu och hjälp oss att förbättra denna upplevelse i framtiden. Var god stanna kvar på linjen så kommer ditt samtal att besvaras i den ordning det mottogs.
IVR-menyalternativ
Hej och tack för att du ringer [Företag]. Om du känner till anknytningen för den person du vill nå, vänligen ange den nu. Annars, vänligen välj från följande alternativ:
För att prata med operatören, tryck 0 när som helst. För försäljning, tryck 1. För teknisk support, tryck 2. För fakturering, tryck 3. För information om vårt företag, tryck 4. För att upprepa detta meddelande, tryck 9.
Hej och tack för att du ringer [Företag], [företagets uppdragsförklaring eller slogan]. Våra normala öppettider är måndag till fredag, 8 till 17. Om du redan känner till anknytningen du vill nå kan du ange den när som helst. Annars, vänligen lyssna på följande meny:
För att fortsätta på spanska, tryck 1. För att fortsätta på franska, tryck 2. För att nå avdelningen [namn], tryck 3. För att nå avdelningen [namn], tryck 4. För att prata med en operatör, var god stanna kvar på linjen så kommer nästa tillgängliga agent att vara med dig inom kort.
Hej och välkommen till [Företag], [företagets uppdragsförklaring eller slogan]. Samtal kan spelas in för utbildnings- och kvalitetssyften. Vänligen välj från följande menyalternativ:
För att prata med en säljrepresentant, tryck 1. För att nå en kundtjänstagent, tryck 2. För att nå vår faktureringsavdelning, tryck 3. För mer information om [Företag], tryck 4. För att lämna ett röstmeddelande, tryck 5. För att granska dina alternativ, tryck 9.
Tack för att du ringer [Företag]. Våra kontor är för närvarande stängda. Våra öppettider är från måndag till fredag 9 till 20 Eastern Time.
För att lämna ett meddelande i vår allmänna röstbrevlåda, tryck 1. En representant kommer att kontakta dig följande arbetsdag. För att nå vår företagskatalog, tryck 2. För vägbeskrivning till vårt kontor, tryck 3. För mer information om våra produkter och tjänster, besök gärna [webbplats]. För att upprepa detta meddelande, tryck på #-tangenten.
Väntan i kö
Vi ber om ursäkt för den långa väntan. Om du föredrar att lämna ett röstmeddelande, tryck 0 och lämna ditt namn, telefonnummer och ärende. Vi kommer att ringa dig tillbaka så snart vi kan. Annars är du välkommen att fortsätta vänta, och nästa tillgängliga agent kommer att ta ditt samtal.
Alla linjer är fortfarande upptagna och vi ber om ditt tålamod. Din väntetid uppskattas till [antal] minuter. Medan du väntar är du välkommen att kolla in vår webbplats på www.website.com
. Vi erbjuder [detaljer om ditt erbjudande].
Alla våra agenter hjälper fortfarande andra uppringare. För att lämna ett meddelande, tryck 1. För att få en agent att ringa dig tillbaka, tryck 2. Annars, var god stanna kvar på linjen så kommer ditt samtal att besvaras i den ordning det mottogs.
Alla våra agenter är fortfarande upptagna. Om du vill få ett återuppringningssamtal, vänligen tryck 1 och nästa tillgängliga agent kommer att återkomma till ditt samtal. Annars, var god stanna kvar på linjen så kommer någon att vara med dig så snart som möjligt.
Tack för att du väntar, våra supportagenter är fortfarande upptagna med andra kunder. Om du vill lämna oss ett meddelande och lägga på, vänligen tryck 1. Vi kommer att kontakta dig under våra kontorstider. Annars, var god fortsätt att vänta så kommer nästa tillgängliga agent att svara på ditt samtal.
Maximal väntetid uppnådd
Du har överskridit väntetidsgränsen för denna kö. Var god lägg på och försök ringa igen om några minuter.
Alla våra agenter är fortfarande upptagna. Ursäkta besväret. Var god lägg på och försök ringa igen senare eller kontakta oss via e-post på [e-postadress].
Vi ber om ursäkt men vi upplever för närvarande högt samtalsvolym. Var god lägg på och försök ringa igen, skicka oss ett e-postmeddelande på [e-postadress] eller chatta med oss online på www.website.com
.
Vi är ledsna att ditt samtal inte kan slutföras just nu eftersom vi upplever ovanligt högt samtalsvolym. Var god lägg på och försök ringa igen.
Ditt samtal kan inte kopplas för närvarande på grund av överbelastning. Var god lägg på och försök ringa igen. Vi ber om ursäkt för besväret.
Meddelanden om återuppringning från kö
Du har begärt att få nästa tillgängliga agent att ringa dig tillbaka från kön. Du kan nu lägga på och vänta på vårt samtal. Adjö.
Tack för att du begärt ett återuppringningssamtal från [Företag]. En medlem av vår personal kommer att kontakta dig snart. Du kan nu lägga på och vänta på vårt samtal. Adjö.
Tack för att du begärt ett återuppringningssamtal. En av våra representanter kommer att kontakta dig inom kort för att svara på alla dina frågor. Var god lägg på och vänta på vårt samtal. Adjö.
Din plats i väntkön har registrerats. Nästa tillgängliga agent kommer att ringa dig tillbaka. Adjö.
Du har begärt ett återuppringningssamtal från [Företag]. Vi ser fram emot att prata med dig och kommer att kontakta dig inom kort under våra kontorstider. Adjö.
Meddelanden efter kontorstid
Tack för att du ringer [Företag]. Vårt kontor är för närvarande stängt. Kontorstiderna är måndag till fredag 8 till 17. Vänligen lämna ditt namn, telefonnummer och ditt ärende. En representant kommer att återkomma till ditt samtal så snart som möjligt. Om du behöver omedelbar hjälp, kolla in vår kunskapsbas eller våra vanliga frågor i “hjälp”-sektionen på vår webbplats.
Tack för att du ringer [Företag]. Vårt kontor är för närvarande stängt. Våra öppettider är måndag till fredag 9 till 20. För att lämna ett meddelande, tryck 1. En representant kommer att kontakta dig inom en arbetsdag. För information om öppettider, tryck 2. Du kan också e-posta oss på [företagets e-post]. För mer information om våra produkter och tjänster, besök gärna www.website.com
.
Välkommen till [Företag]. Tyvärr ringer du utanför våra normala öppettider. Du kan nå oss måndag till fredag från 9 till 18. Vänligen lämna ett meddelande med ditt namn så kommer vår kundtjänstrepresentant att kontakta dig så snart som möjligt. Tack.
Tack för att du ringer [Företag]. För att lära dig mer om våra produkter och tjänster, besök vår webbplats på www.website.com
. Våra kontor är för närvarande stängda. Du kan nå oss måndag till fredag från 8 till 18 förutom på större helgdagar. Vänligen lämna ett meddelande med ditt namn, kontaktinformation och ärendets natur så kommer någon från lämplig avdelning att kontakta dig nästa arbetsdag.
Tack för att du ringer [Företag]. Vi är för närvarande inte tillgängliga för att ta ditt samtal. Vänligen lämna ett meddelande efter signalen, eller kontakta oss under kontorstid: måndag till fredag mellan 9 och 17 Eastern Standard Time.
Meddelanden om stängning under helgdagar
Välkommen till [Företag]. På grund av vår företagshelgdag är vårt kundvårdsteam för närvarande inte på kontoret men kommer att vara tillgängliga igen för dig från [datum]. Under tiden är du välkommen att skicka din förfrågan till vår e-post [e-postadress] eller genom vårt kontaktformulär på www.website.com
. Tack.
Tack för att du ringer [Företag]. Vi är för närvarande stängda för att uppmärksamma [helgdagens namn]. Vi återkommer den [Datum] klockan 8 Eastern Standard Time. För att lämna ett röstmeddelande, tryck 2. För att upprepa denna meny, tryck på #-tangenten. Trevlig helg!
Trevlig [helgdagens namn]! Du har nått [Företag]. Vi är stängda från [datum] till [datum] för firandet av [helgdagens namn]. Den [datum] kommer vi att öppna igen och återuppta vår vanliga verksamhet från 8 till 19 Eastern Standard Time. Vi ser fram emot att höra från dig efter [datum].
Välkommen till [Företag]. Våra kontor är nu stängda för en helgdag. Du kan nå oss på arbetsdagar måndag till fredag från 9 till 18. För allmänna förfrågningar kan du också skicka oss ett e-postmeddelande till [e-postadress]. Tack.
Hej! Du har nått [Företag]. Vi är stängda för [helgdagens namn] från [datum] till [datum]. Vi öppnar igen den [X datum] med den vanliga arbetstiden från 8 till 20. I händelse av nödsituation, vänligen ring följande nummer [telefonnummer] eller e-posta oss på [e-postadress]. Trevlig [helgdagens namn]!
Röstmeddelanden
Tack för att du ringer [Företag]. Tyvärr är alla linjer upptagna för tillfället. Vänligen lämna ett meddelande efter signalen med ditt namn, telefonnummer och ditt ärende. Vi ser till att en representant återkommer till ditt samtal så snart som möjligt. Tack, och ha en trevlig dag.
Vi ber om ursäkt men vi upplever för närvarande höga samtalsvolymer. Vänligen lämna ett meddelande efter tonen, skicka oss ett e-postmeddelande på [e-postadress], eller chatta med oss online på www.website.com
. Tack.
Tack för att du ringer [Företag]. Vi ber om ursäkt men vi kunde inte koppla dig till någon tillgänglig agent. Ditt samtal är viktigt för oss. Vänligen lämna oss ett röstmeddelande efter tonen så kommer vi att kontakta dig så snart som möjligt. Tack.
Tack för att du ringer [Företag]. Du har nått detta meddelande antingen för att alla våra agenter för närvarande är upptagna med att hjälpa andra uppringare eller för att det är efter kontorstid. Vänligen lämna ett meddelande efter signalen så kommer vi att återkomma till ditt samtal så snart som möjligt.
Hej, du har nått röstbrevlådan för [Företag]. Vänligen lämna ett detaljerat meddelande med ditt namn, telefonnummer eller e-postadress så återkommer vi till dig inom tjugofyra timmar. Tack.
