Mall för nätverkande via e-post
Förbättra dina nätverksfärdigheter med LiveAgents e-postmallar och tips. Lär dig att skapa övertygande ämnesrader och meddelanden för effektiv kommunikation och...
14 min läsning
LiveAgent
Email Templates
+1
Med över 300 miljarder e-postmeddelanden som skickas och tas emot varje dag är e-post ett viktigt kommunikationsmedel. Att lista ut hur man börjar ett affärs-e-postmeddelande på ett professionellt sätt – särskilt när du skriver till någon du inte känner – kan vara en utmaning för marknadsförare, säljare och kundtjänstrepresentanter.
Faktum är att hur du börjar ditt e-postmeddelande kan göra skillnaden mellan att din mottagare stänger e-postmeddelandet direkt (och raderar det) eller läser vidare. Följande artikel ger några tips om hur man börjar ett e-postmeddelande tillsammans med några av de vanligaste e-posthälsningarna och e-postinledningarna du kan använda i din affärskorrespondens. Från övergångs-e-postmeddelanden till nätverks-e-postmeddelanden kan det vara en välsignelse att ha rätt mall till hands. Vi har också täckt dig om du behöver mallar för affärs-e-postavslutningar.
Vad du ska inkludera i början av dina e-postmeddelanden
1. Hälsning eller välkomsthälsning
Börja med en lämplig hälsning beroende på hur formell du behöver vara. Inkludera alltid mottagarens namn (om du känner till det) för att göra hälsningen mer personlig. Sist men inte minst, dubbelkolla att du har stavat mottagarens namn korrekt. Vårt proffstips? Kopiera och klistra in deras namn som det visas i tidigare e-postmeddelanden, e-postsignaturer eller webbplatser för att säkerställa att du inte gör ett stavfel. Att ha en mängd olika kampanj-e-postmallar till hands kan göra dina marknadsföringsinsatser mycket mer effektiva och verkningsfulla.
2. Introduktion och anledning till att skriva (om nödvändigt)
När du skriver till någon för första gången, presentera dig själv och inkludera en kortfattad mening om målet med ditt e-postmeddelande. Denna mening kan avgöra om mottagaren kommer att läsa ditt e-postmeddelande eller ignorera det, så se till att ditt syfte är tydligt och övertygande.
Om du har gemensamma vänner, kollegor eller bekanta, nämn dem eftersom detta kan öka dina chanser att få ett svar. Till exempel kan du göra ett subtilt namnslipp så här: ‘Hej [Namn], jag träffade vår gemensamma vän Richard (från [Företag]) under helgen och han nämnde att du behövde ett nytt helpdesk-verktyg, eftersom din nuvarande leverantör helt enkelt inte räcker till längre…’
3. En inledningsfras/välönskningar (valfritt)
Om du inte har skrivit till mottagaren på länge eller om du har en informell relation med mottagaren, skulle det vara lämpligt att inkludera en snabb, positiv not som ‘Jag hoppas att du mår bra.’ Detta kan sätta rätt ton för resten av ditt e-postmeddelande.
Alternativt, om mottagaren har delat några uppdateringar på LinkedIn eller andra sociala medier, är du välkommen att gratulera dem till deras senaste prestationer (både personliga och professionella). Du kan säga något som “Grattis till din befordran” eller “Grattis, det är spännande att se [Mottagarens företag] förvärva en så viktig kund som [Företag].”
4. En tackrad (valfritt)
Baserat på sammanhanget kan du lägga till en kort ’tack’-rad till din e-postkorrespondens. Till exempel, om din prospekt/kund har kontaktat dig med en förfrågan, är ‘Tack för att du hörde av dig’ eller ‘Tack för att du kontaktade [Företag]’ ett måste. Men närhelst du lägger till en tacknotis är det viktigt att göra den personlig, eftersom standardtackmeddelanden (som de som nämns ovan) är lite för generiska och kan verka kalla eller avvisande.
Genom att helt enkelt lägga till ett namn före din tackrad låter meddelandet varmare och inbjudande. Här är ett exempel: ‘Emily, tack så mycket för att du kontaktade [Företag] och för att du tog upp denna fråga. Du har helt rätt…’
Exempel och mallar för att börja ett e-postmeddelande
Professionella e-posthälsningar
“Hej [Namn]” är förmodligen den vanligaste och mest använda e-posthälsningen i affärsvärlden. Denna hälsning rekommenderas generellt för semi-formella och informella kommunikationsstilar. Om du vill vara något mer formell kan “Hej” ersättas med “Hejsan.”
“Bästa [Namn]” är också lämpligt för både formell och informell kommunikation. För din bekvämlighet har vi förberett en hel lista med andra generiska hälsningar som du kan välja mellan när du börjar ditt professionella e-postmeddelande. Kolla in dem:
När du skriver till en eller två mottagare:
- Bästa [Namn],
- Bästa [Namn] och [Namn],
- Hejsan [Namn],
- Hej [Namn],
- [Namn],
- Tjena [Namn],
När du skriver till tre eller fler mottagare:
- Hejsan alla,
- [Grupp eller teamnamn],
- Hej teamet,
- Hejsan allihopa,
- Hej där,
- God morgon,
- God eftermiddag,
- God kväll,
När du är osäker på mottagarens namn:
- Bästa herr,
- Bästa fru,
- Hej,
- Hejsan,
- Hälsningar,
- Bästa rekryteringsansvarig,
- Bästa rekryteringsteam,
Allmänna e-postinledningsfraser
Efter hälsningen kan du inkludera en kort inledande mening för att kickstarta ditt e-postmeddelande. Det är dock bäst att undvika meningar som dessa om du skriver ett formellt e-postmeddelande eller skickar ett kallt e-postmeddelande till en potentiell kund, eftersom de kan verka för vänliga. Du bör också vara försiktig med tonen du använder i till exempel ett företags ursäktsbrev. Här är några av de vanligaste exemplen på e-postinledningar:
- Hoppas att detta e-postmeddelande finner dig väl.
- Jag litar på att du mår bra.
- Hur går det på [Företagsnamn]?
- Det är fantastiskt att höra från dig.
- Jag är glad att höra att…
- Jag hoppas att du njöt av din helg.
- Hoppas att du njuter av din semester.
- Jag hoppas att du hade en fantastisk resa.
- Jag hoppas att du mår bra.
- Hoppas att du mår toppen!
- Jag hoppas att du har en fantastisk vecka.
- Jag hoppas att du har en underbar dag.
- Jag hoppas att du njöt av evenemanget.
- Jag hoppas att du njöt av din semester.
- Jag hör av mig angående…
- Jag ville fråga om…
- Jag ville bara skicka dig en kort notis om…
- Grattis till [nylig prestation].
- Hur gick [nyligt projekt/evenemang]?
- Jag älskade din senaste [artikel/inlägg på sociala medier].
Uppföljande e-postinledningsfraser
Om du inte är säker på vad du ska skriva i början av ditt uppföljande e-postmeddelande, överväg att inkludera en av följande e-postinledningsfraser som kan bryta isen:
- Som vi diskuterade i vårt telefonsamtal…
- Som vi diskuterade vid vårt möte…
- Som utlovat, här är…
- Jag kollar upp…
- Kollar bara in för att säkerställa att…
- Följer upp vårt möte…
- Jag skriver för att följa upp…
- Jag återkommer till dig angående…
- Detta är bara en snabb notis för att…
- Detta är bara en snabb påminnelse…
- Jag ville låta dig veta att…
- Kan du snälla ge mig en uppdatering om…
- Jag skriver för att påminna dig om…
- Det var fantastiskt att träffa dig på [evenemang].
- Det var fantastiskt att prata med dig förra veckan.
- Jag är glad att vi hade en chans att chatta på [evenemang].
- Det var ett nöje att träffa dig igår.
Svars-e-postinledningsfraser
När du svarar en kund eller en prospekt är en kort ‘Tack’-rad lämplig i många fall. Om du inte är säker på hur du ska inkorporera ett ‘Tack’ eller behöver mer inspiration, kolla in några av våra alternativ:
- Tack för att du hörde av dig.
- Tack för ditt meddelande.
- Tack för att du lät mig veta.
- Tack för uppdateringen.
- Tack för tipset.
- Tack för att du håller mig i loopen.
- Tack för det snabba svaret.
- Tack för att du tog dig tid att [skriva till oss/ge oss din feedback].
- Tack så mycket för att du återkom till mig.
- Tack för att du kom tillbaka till mig så snabbt.
- Tack för din feedback om…
- Jag är ledsen att det tog så lång tid för mig att komma tillbaka till dig.
- Jag ber om ursäkt för det sena svaret.
- Jag är ledsen att det har gått så lång tid sedan mitt senaste e-postmeddelande.
- Förlåt för mitt sena svar.
- Kan du snälla förtydliga [något]?
- Kan du förklara vad du menar med [något]?
- Kan du ge oss lite mer detaljer om…?
Hur man börjar ett kallt säljmejl
När du skriver ett kallt e-postmeddelande till en prospekt kommer det första stycket att avgöra om din prospekt kommer att tycka att ditt meddelande är värt att läsa, så det är viktigt att imponera och sticka ut. Här är några exempel på vad du kan inkludera i ditt inledande stycke:
‘Mitt namn är [Namn], och jag är marknadsföringschef för [Företag]. [Gemensam kontakt] rekommenderade att jag skulle kontakta dig angående…’
“Mitt namn är [Namn], och jag ska hålla detta kort. Jag är grundaren av ett programvaruverktyg som hjälper företag som ditt att uppnå [specifika mål] genom [produktfördelar].”
“Mitt namn är [Namn] och vi arbetar med företag som [Företag 1], [Företag 2] och [Företag 3] för att förbättra deras [försäljning/marknadsföringsinsatser/kundservice, etc.].”
“[Namn] från [Företag] här. Jag såg att du nyligen [besökte vår webbplats/laddade ner en whitepaper, etc.]. Jag har arbetat med liknande företag inom [område/bransch] och jag tänkte höra av mig.”
“Mitt namn är [Namn] och jag är med [Företag]. Vi har nyligen lanserat en ny lösning som [vad din lösning gör]. Baserat på din onlineprofil [profillänk] verkar det som att du kan vara rätt person att prata med om [problem som löses av din produkt].”
Om du vill lära dig mer, kolla in mallar för kalla säljmejl.
Hur man börjar ett uppföljande säljmejl
Att följa upp en prospekt, särskilt om de inte har svarat på ditt tidigare meddelande/dina tidigare meddelanden kan vara knepigt. Om så är fallet, prova en av dessa effektiva e-postinledningsmeningar – de kan vara till hjälp!
‘Jag litar på att du har haft möjlighet att läsa mitt tidigare e-postmeddelande och titta på vår webbplats, så jag tänkte att det skulle vara värt att kolla in med dig igen.’
“Jag skickade dig ett e-postmeddelande för ett tag sedan om [Företag] och hur jag tror att vi skulle kunna passa bra för dig och [Företag]. Visste du att våra kunder rapporterar [en **% ökning] i [försäljning] när de använder vår [programvara/plattform/verktyg]?”
“Jag hoppas att jag inte överträder, men jag ser att du har läst mitt tidigare e-postmeddelande och besökt vår webbplats (den moderna teknologins under). Jag tror att detta kommer att vara en bra tid för oss att ta konversationen vidare. Vad tror du? Är du tillgänglig för ett snabbt samtal den [datum och tid]?”
“Jag vet hur upptagen du måste vara med att hantera ditt team och hjälpa dem att öka [jobbfunktion]. Jag skickade dig lite information om [Produkt] för ett tag sedan och jag tänkte att detta kan vara en bra tid att ge dig en praktisk demonstration.”
“Jag skriver för att följa upp mitt e-postmeddelande eftersom jag inte hörde tillbaka från någon i teamet. Som jag angav i mitt tidigare meddelande tror jag att [Produkt] kan förbättra hur ni gör [vad din produkt hjälper till med] avsevärt.”
Om du vill lära dig mer, kolla in mallar för uppföljande säljmejl.
Hur man börjar ett e-postmeddelande efter köp/välkomst-e-postmeddelande till kund
När någon köper din produkt eller registrerar sig för din tjänst bör du tacka dem eller välkomna dem till ‘familjen’ för att säkerställa att er relation kommer igång på ett bra sätt. Det bästa sättet att göra detta på är genom att skriva ett välkomstmejl som inkluderar en tacknotis, en kort introduktion och all användbar information.
‘Tack för ditt senaste köp hos oss! Jag hoppas att du njuter av din [produkt/tjänst].’
“Välkommen till [Företag]! Vi känner oss ganska lyckliga att du valde oss, och jag ville bara säga tack på uppdrag av hela vårt företag.”
“Jag är [Namn], grundaren av [Företag] och jag skulle vilja personligen tacka dig för att du registrerade dig för vår tjänst.”
“Välkommen till [Produkt/Företag]. Vi är glada att se dig här! Jag kommer att vara din guide under denna introduktionsperiod, och mitt mål är att säkerställa att du har en positiv upplevelse och får ut det mesta av vår [produkt/tjänst].”
“Välkommen till [Varumärke]! Vi är glada att ha dig ombord och vi kan inte vänta på att du ska börja använda [produkt/tjänst] och se resultat.”
Kolla gärna in fler e-postmallar efter köp och välkomst-e-postmallar.
Hur man börjar ett kundtjänst-e-postmeddelande
Nästan varje kundtjänst-e-postmeddelande bör börja med en “Tack”-notis, oavsett om det handlar om att svara på en enkel kundtjänstförfrågan eller svara på ett kundklagomål. Här är hur det kan se ut:
‘Tack för att du hörde av dig! Jag skulle mer än gärna hjälpa dig.’
“Tack för att du kontaktade [Företag]. Mitt namn är [Namn] och det skulle vara mitt nöje att hjälpa dig med…”
“Tack för att du skrev till oss idag. Jag skulle gärna svara på dessa frågor åt dig…”
“Tack för din förfrågan om […]. Jag är verkligen ledsen att höra att du inte kan […] Jag eskalerar ditt ärende så att någon kan ta en närmare titt på vad som händer direkt…”
“Tack för att du skrev in. Detta meddelande är för att bekräfta att vi har tagit emot din förfrågan och kommer att återkomma inom ** timmar med ett fullständigt svar.”
Om du vill lära dig mer, kolla in kundtjänstmallar.
Hur man börjar ett ursäkts-e-postmeddelande till kund
När du svarar på arga eller missnöjda kunder, se till att visa empati och skicka ett ursäktande e-postmeddelande på uppdrag av ditt företag. Här är hur du kan göra det:
‘Tack så mycket för att du hörde av dig angående beställning #[nummer]. Jag är så ledsen att produkten inte har fungerat för dig.’
“Jag är så ledsen att du hade en negativ upplevelse med [produkt/tjänst/företagsavdelning]. Jag har undersökt problemet, och det verkar som att [förklara kort anledningen till deras dåliga upplevelse].”
“Jag är så ledsen att höra att du har haft en sådan dålig upplevelse med oss. Även om vi strävar efter 100% kundnöjdhet är det tydligt att vi har misslyckats i detta fall – och det är oacceptabelt.”
“Jag är så ledsen att höra att [en kort sammanfattning av deras dåliga upplevelse]. Det skulle aldrig ha hänt, och jag förstår helt hur frustrerande detta måste vara för dig.”
“Tack för att du gav oss denna feedback. Jag inser hur frustrerande det måste vara att [detaljer om problemet]. Vi misslyckades uppenbarligen denna gång, och för det är vi mycket ledsna.”
Sammanfattning
Början av ditt affärs-e-postmeddelande (hälsningen, inledningsraden och den första meningen) är det första mottagaren ser när de öppnar ditt e-postmeddelande. Genom att börja ditt e-postmeddelande på ett professionellt sätt är det mer troligt att du skapar ett positivt intryck på dem. Hälsningen du använder och de första meningarna du väljer för början av dina professionella affärs-e-postmeddelanden kommer att bero på din publik och sammanhanget för din kommunikation. Använd e-posthälsningarna och e-postinledningsfraserna som nämns ovan som hjälpmedel när du inte är säker på hur du ska börja ditt nästa e-postmeddelande till en kund eller en kall prospekt.
Kom ihåg att dubbelkolla dina e-postmeddelanden för eventuella stavfel eller grammatiska fel, och se till att du alltid stavar mottagarens namn korrekt. Vårt sista tips är att hålla det kort och gott, eftersom ingen vill läsa långa e-postmeddelanden. Kom till poängen snabbt med rätt ton, så är du gyllene.
