Hur du presenterar dig själv i ett e-postmeddelande (Tips + Mallar)

När du först tar kontakt med någon av affärsskäl via e-post är det artigt att presentera dig själv ordentligt. Att följa några allmänna tips kan hjälpa dig att skriva ett effektivt introduktionsmail.

Här kommer vi att gå igenom hur du presenterar dig själv i ett e-postmeddelande så att du kan göra ett gott intryck och ha störst chans till framgång.

Vi kommer också att titta på några exempel på introduktionsmail för företag som du kan använda och modifiera för att passa dina behov.

Vikten av att skicka ett introduktionsmail

Det är alltid artigt att göra en presentation när du tar kontakt med någon för första gången.

Även om du redan har träffat personen vid ett nyligen genomfört evenemang eller konferens kan ett hälsningsmeddelande fungera som en påminnelse. Ett introduktionsmail hjälper dig att börja på rätt fot med personen du kontaktar och sätter tonen för framtida interaktioner.

Därför är det viktigt att ta sig tid att utforma ett introduktionsmail som är både artigt och professionellt. Genom att göra det är du mer benägen att ha en positiv inverkan och etablera en god relation med mottagaren från början.

Hur man titulerar ett introduktionsmail

När du skickar ett introduktionsmail kommer en iögonfallande ämnesrad att få ditt meddelande att sticka ut från de många andra som mottagaren får dagligen. En bra ämnesrad måste vara kort och to the point, samt ge mottagaren en uppfattning om vad e-postmeddelandet handlar om.

Inkludera en kort beskrivning av vem du är och varför du kontaktar personen, men utan att gå in på för mycket detaljer. Detta kommer att hjälpa mottagaren att förstå syftet med e-postmeddelandet och, om det görs rätt, uppmuntra dem att öppna det.

Ange detaljer såsom:

• ditt namn
• din jobbtitel
• företaget du arbetar för
• och/eller datum och tid för ett evenemang

Att lägga till en eller flera av dessa informationsbitar i rubriken kommer att göra det möjligt för mottagaren att identifiera både dig och ämnet för ditt e-postmeddelande innan de ens läser det.

Exempel på ämnesrader för introduktionsmail

• Presenterar mig själv – [Ditt namn]
• En varm introduktion från [Ditt namn]
• Hälsningar från [Ditt företag]
• Din kontakt på [Företagsnamn]: [Ditt namn]
• Begär information: [Ditt namn] från [Ditt företag]
• Mötesförfrågan: [Datum och tid] med [Ditt namn]
• En gemensam kontakt föreslog att jag skulle ta kontakt
• Begäran om ett [Tidsram] samtal för att diskutera [Ämne]

Hur man skriver ett introduktionsmail

När du gör en e-postpresentation till någon är det viktigt att hålla ditt meddelande kort och to the point. Att skriva en lång och svamlig text kan vara överväldigande för mottagaren, som i många fall inte redan vet vem du är.

Börja med vanliga e-posthälsningar som “Hej,” “God morgon”, “Hälsningar”, eller “Hej.” Ange sedan ditt namn och anledningen till ditt e-postmeddelande i några korta meningar.

När du skickar e-post till någon för första gången är det också trevligt att inkludera en kort förklaring av hur du känner personen eller hur du fick deras e-postadress. Till exempel kan du säga “Jag fick dina kontaktuppgifter av en gemensam vän”, eller “Jag såg ditt föredrag på konferensen förra månaden och ville höra av mig.”

Tips: Om du har några gemensamma kontakter, se till att nämna det även om den personen inte delade mottagarens kontaktuppgifter med dig. Detta kommer att hjälpa till att etablera en känsla av förtroende och relation med målet för ditt e-postmeddelande från början.

När du skickar en hälsning på uppdrag av någon annan, se till att inkludera den informationen i ditt meddelande.

Det är också fördelaktigt att inkludera några ytterligare detaljer om vem du är för att ge lite mer bakgrund. För att ge dem mer sammanhang, ange information såsom din position, företag och/eller webbplats, särskilt om det inte redan ingick i ämnesraden.

Avsluta alltid med en artig avslutning såsom “Tack för din tid,” “Jag ser fram emot att höra från dig”, eller “Vänliga hälsningar”.

Vad du ska inkludera i ett introduktionsmail

• kort hälsning – “Hej” eller “Bäste/Bästa”, etc.
• ditt namn
• syftet med ditt meddelande – varför du skriver
• hur känner du mottagaren eller hur fick du deras e-postadress
• eventuella gemensamma kontakter – person eller evenemang
• vem du skriver på uppdrag av (om tillämpligt)
• ytterligare information om dig själv – jobbtitel, företag, webbplats
• en uppmaning till handling (CTA) – vad du skulle vilja att mottagaren gör härnäst efter att ha läst ditt meddelande
• dina kontaktuppgifter – e-post, telefonnummer, profiler på sociala medier, etc.
• artig avslutning – t.ex. “Tack” eller “Med vänliga hälsningar”, följt av ditt namn

Exempel på introduktionsmail

Presenterar mig själv – [Ditt namn]

En varm introduktion från [Ditt namn]

Hälsningar från [Ditt företag]

Din kontakt på [Företagsnamn]: [Ditt namn]

Begär information: [Ditt namn] från [Ditt företag]

Mötesförfrågan: [tid och datum] med [Ditt namn]

En gemensam kontakt föreslog att jag skulle ta kontakt

Begäran om ett [tidsram] samtal för att diskutera [samtalsämne]

God praxis för introduktionsmail

Flera råd är värda att följa när du kontaktar någon i affärssyfte. Dessa tips kommer att hjälpa ditt meddelande att uppnå sitt syfte.

• Använd en mall – även om det är viktigt att personalisera varje e-postmeddelande kan det vara tidsbesparande att ha ett standardmeddelande för introduktion om du har många potentiella kunder att kontakta.
• Kom på en tydlig och koncis ämnesrad som återspeglar syftet med ditt e-postmeddelande – ditt namn, företag och/eller en kort anledning till meddelandet är alla lämpliga här (se det dedikerade avsnittet ovan om att titulera ditt introduktionsmail för mer information).
• Börja med en artig hälsning – att tilltala mottagaren vid namn är alltid ett bra sätt att få en professionell relation på rätt spår
• Presentera dig själv i den första meningen eller två – inkludera ditt namn, jobbtitel och företag (i förekommande fall).
• Förklara varför du hör av dig – försök att fokusera på hur ditt meddelande kommer att gynna mottagaren och deras affärsintressen.
• Håll självpresentationen kort och to the point – långa e-postmeddelanden ignoreras ofta eller läses inte helt.
• Använd korrekt grammatik och stavning – kom ihåg att korrekturläsa ditt e-postmeddelande innan du skickar det.
• Håll en affärsmässig ton genomgående – oavsett om du befinner dig i en formell miljö eller försöker etablera en mer avslappnad relation är det viktigt att skriva ett professionellt e-postmeddelande.
• Var artig och ödmjuk – ingen gillar arrogans så försök att framstå som någon som är intresserad av att bygga en relation snarare än att bara leta efter affärsmöjligheter för sig själv eller sitt företag.
• Om du kan, hitta någon gemensam grund att knyta an över – det kan vara ett evenemang eller en konferens som besökts, eller till och med något icke-affärsrelaterat som en delad kärlek till sport, musik eller böcker.
• Avsluta med en uppmaning till handling – oavsett om det handlar om att ordna ett möte, svara på din begäran eller helt enkelt bekräfta mottagandet av meddelandet, glöm inte att säga vad du vill att mottagaren ska göra efter att ha läst ditt e-postmeddelande.
• Inkludera dina kontaktuppgifter – gör det enkelt för mottagaren att komma i kontakt med dig genom att inkludera din e-postadress, telefonnummer och/eller länkar till sociala medier.
• Avsluta med en artig avslutningshälsning.

Sammanfattning

Ett introduktionsmail är ofta den första kontaktpunkten du har med en potentiell kund, samarbetspartner eller affärspartner. Detta kan vara det första steget mot att bygga en professionell relation med dem, så det är viktigt att få detta hälsningsmeddelande rätt för att göra ett gott första intryck.

Att följa tipsen och exemplen som tillhandahålls i denna artikel kommer att hjälpa dig att skriva ett professionellt introduktionsmail som sticker ut i mottagarens inkorg, etablerar respekt och har en god chans att uppnå sitt syfte.

Ta dig tid att utforma ett välskrivet exempel på självpresentation via e-post att använda för framtida affärsrelationer och du kommer att vara ett steg före konkurrenterna.