Hur man avslutar en konversation
Lär dig hur du avslutar kundkonversationer artigt och professionellt över olika kanaler med LiveAgents anpassningsbara skript och mallar. Förbättra kundinterakt...
7 min läsning
LiveAgent
Customer Service
+2
Eftersom majoriteten av dagens affärskorrespondens hanteras via e-post är det viktigt att både börja och avsluta e-postmeddelanden på ett starkt sätt. Men med all uppmärksamhet som ges till e-postämnesrader och inledningar förbises ofta e-postavslutningar.
I själva verket är det lika viktigt att avsluta ett affärsrelaterat e-postmeddelande på rätt sätt som att börja ett e-postmeddelande. Rätt typ av e-postavslutning lämnar mottagaren med ett positivt slutintryck, motiverar läsaren att vidta åtgärder, identifierar avsändaren och deras avsikter och ger mottagaren din kontaktinformation (så att det är lätt för dem att komma i kontakt med dig.)
Läs vidare för att lära dig allt om hur man avslutar affärsmail på lämpligt sätt och dra nytta av vår lista över professionella e-postavslutningar och exempel på avslutningsrader som är lämpliga i en mängd olika sammanhang.
Vad du ska inkludera i slutet av dina e-postmeddelanden
1. En avslutningsrad
Innan du skickar iväg ditt e-postmeddelande, se till att det innehåller en kort avslutande mening som skapar en smidig övergång mellan huvudämnet i ditt e-postmeddelande och din avslutningshälsning. Denna avslutningsrad kan uttrycka din tacksamhet för mottagarens tid, indikera att du är öppen för ytterligare kommunikation, vara en uppmaning till handling, eller alternativt vara ett uttalande som visar att du förväntar dig ett svar.
2. Avslutning (avslutningshälsning)
Om du inte är mycket nära mottagaren kräver varje affärsmail en professionell avslutning, som kan vara antingen formell eller avslappnad baserat på vilken typ av relation du har och sammanhanget för din kommunikation. De vanligast använda e-postavslutningshälsningarna är “Hälsningar” och “Bästa” men vi har förberett en hel lista med exempel (nedan), både formella och informella.
3. Ange ditt namn
Inkludera alltid ditt fullständiga namn (för- och efternamn) i din e-postsignatur om du skriver till någon för första gången. För konversationer med kollegor eller personer du redan känner och har utbytt flera e-postmeddelanden med räcker det att skriva av med ditt förnamn. Observera att det är tillrådligt att inte avsluta en konversation med smeknamn såvida inte ditt smeknamn är allmänt känt och används istället för ditt förnamn.
4. Titel och företag
Se till att lägga till din nuvarande befattning och företagsnamn i din e-postsignatur så att det inte finns något utrymme för förvirring om vem du är, särskilt om du skickar kalla e-postmeddelanden till potentiella kunder. Om du söker ett jobb rekommenderar vi att du utelämnar din nuvarande anställningsinformation (e-post och telefonnummer) från din signatur.
5. Kontaktinformation
Även om mottagaren av ditt meddelande redan känner till din e-postadress är det alltid användbart att tillhandahålla ytterligare kontaktinformation i din e-postsignatur, såsom ditt direkta telefonnummer, eftersom vissa personer kanske föredrar att nå dig via andra kommunikationskanaler.
6. Ytterligare resurser
Du kan också överväga att lägga till länkar i din signatur. Länken kan vara en länk till din webbplats, din LinkedIn-profil eller andra relevanta sociala mediekonton, en landningssida du vill marknadsföra, din onlineportfölj, din onlinekalender eller ditt senaste blogginlägg, etc.
Exempel och mallar för att avsluta e-postmeddelanden
Professionella e-postavslutningshälsningar och avslutande fraser
När du bestämmer vilken typ av avslutningshälsning du ska använda för att avsluta ditt affärsmail, tänk på vem du skickar e-post till och varför. Om du inte är säker på vilken avslutningshälsning som skulle vara mest lämplig i en given situation är det bättre att välja en mer formell avslutande fras. “Bästa”, “Hälsningar”, “Allt gott” och “Med vänliga hälsningar” är några av de säkraste e-postavslutningarna som kan användas i alla situationer och alla typer av e-postmeddelanden. Här är några fler exempel på de vanligaste och mest använda professionella e-postavslutningarna:
Formella e-postavslutande fraser:
- Hälsningar,
- Med vänliga hälsningar,
- Vänliga hälsningar,
- Bästa,
- Med bästa önskningar,
- Med de bästa önskningarna,
- Allt gott,
- Med vänlig hälsning,
- Er tillgivne,
- Högaktningsfullt,
- Med aktning,
- Varma hälsningar,
Avslappnade e-postavslutande fraser:
- Hörs snart,
- Till nästa gång,
- Hej,
- Ta hand om dig,
- Lycka till,
- Ha en bra helg!
- Ha en underbar dag!
- Ha en produktiv dag!
- Njut av din [veckodag]/vecka/helg],
- Glad [veckodag],
- God högtid,
- Hoppas detta hjälper,
Avslutande fraser som visar uppskattning:
- Tack,
- Tack,
- Stort tack,
- Tack igen,
- Tack så mycket,
- Mycket uppskattat,
- Med uppskattning,
- Jag uppskattar din [hjälp/input/feedback]
- Tack på förhand,
- Tack för att du läste,
- Tack för din hjälp,
- Tack för ditt övervägande,
- Tack för ditt [tålamod/tid/samarbete].
Exempel på e-postavslutningsrader
Baserat på sammanhanget för ditt e-postmeddelande kan du också lägga till en kort avslutande mening innan din avslutningshälsning. Använd en av följande beprövade e-postavslutningsrader för att säkerställa att du avslutar ditt meddelande på en positiv ton och låter dina mottagare veta att du förväntar dig deras svar eller ytterligare dialog.
- Ser fram emot att höra från dig.
- Ser fram emot ditt svar.
- Ser fram emot att få kontakt snart.
- Jag ser fram emot att träffa dig nästa vecka.
- Hoppas höra från dig snart.
- Jag skulle uppskatta ditt svar.
- Hoppas din vecka har kommit igång bra.
- Glad att hjälpa till om du vill veta mer.
- Tveka inte att kontakta mig när som helst.
- Om du har några frågor, vänligen mejla eller ring mig.
- Om det är något jag kan göra för att hjälpa dig, skicka bara ett meddelande
- Om det är något jag kan hjälpa dig med, låt mig bara veta.
- Om jag kan vara till ytterligare hjälp, vänligen låt mig veta.
- Jag står till ditt förfogande för eventuella frågor eller funderingar du kan ha.
- Du kan nå mig på [telefonnummer] om det är något du vill diskutera.
- Om du behöver ytterligare information kan du boka ett samtal med mig via denna länk.
- Tveka inte att kontakta oss igen om det är något vi kan hjälpa dig med.
- Jag ser fram emot att göra affärer med dig i framtiden.
- Jag njöt av att arbeta med dig och ser fram emot…
- Tack ännu en gång för din hjälp i denna fråga.
- Tack för att du tog dig tid.
- Tack för att du tar detta i beaktande.
- Jag skulle gärna höra din feedback.
- Jag skulle verkligen uppskatta din feedback på …
- Vänligen låt mig veta vad du tycker.
Hur man avslutar ett kallt försäljningsmail
Att ta reda på rätt sätt att avsluta ett kallt utåtriktat e-postmeddelande kan vara utmanande för alla säljare. Här är några exempel på vad du kan inkludera i slutet av dina kalla försäljningsmail för att uppmuntra en prospekt att svara:
“Om du vill lära dig mer om hur [Företag] kan hjälpa dig [nå specifika mål], är du välkommen att boka en tid i min kalender här: [länk]. Jag ser fram emot att höra från dig.”
“Är du tillgänglig för ett 10-minuters samtal den [datum och tid]? Låt mig bara veta vad som passar bäst för dig, jag är gärna flexibel efter ditt schema.”
“Har du 5-10 minuter att diskutera hur vi kan hjälpa [deras företag] att uppnå [specifika mål]? I så fall, hur ser din kalender ut denna vecka?”
“Det skulle vara fantastiskt att höra dina tankar och till och med utforska hur denna [lösning/verktyg/strategi] skulle passa med [deras företag]. Har du 15 minuter denna vecka?”
“Om du vill höra om detta mer i detalj skulle jag gärna spendera 30 minuter på att berätta allt du behöver veta. Låt mig bara veta om du har några frågor eller vill ha ett mer fördjupat samtal.”
Hur man avslutar ett uppföljningsmail för försäljning
Uppföljningsmail är ett måste i alla kalla e-poststrategier. Så här kan du avsluta ett uppföljningsmail för försäljning för att uppmuntra din prospekt att svara även om dina tidigare försök att ansluta med dem var misslyckade:
“Om du är rätt person att prata med, hur ser din kalender ut? Om inte, vem rekommenderar du att jag pratar med?”
“Är du rätt person att prata med angående detta? Om inte, kan du hjälpa mig hitta den relevanta beslutsfattaren? Jag ser fram emot ditt svar.”
“Jag skulle verkligen vilja ha 20 minuter av din tid eftersom jag känner att vi verkligen kan tillföra värde till din [verksamhetsområde]. Kan vi boka ett samtal eller ett möte?”
“Har du gett några ytterligare tankar till mitt förslag? Jag skulle gärna göra en snabb genomgång av det per telefon och svara på alla frågor du kan ha. Vilken tid skulle passa dig för ett snabbt samtal?”
“Vänligen låt mig veta när du har haft en chans att titta på denna information och vill att jag ska ringa dig för att diskutera. Jag svarar gärna på alla frågor du har.”
Hur man avslutar ett efterköps-/kundvälkomstmail
Efterköpsmail och kundvälkomstmail är några av de mest kritiska e-postmeddelandena i e-postmarknadsföringskampanjer som syftar till att bygga långsiktiga kundrelationer. Så här kan dina e-postavslutande uttalanden se ut för dessa typer av e-postmeddelanden:
“Tack igen för att du handlade hos [Varumärke]. Om du har några frågor eller behöver hjälp – låt oss veta! Vi gör allt vi kan för att se till att du älskar din upplevelse med oss.”
“Om vi någonsin misslyckas med att leva upp till dina förväntningar med kvaliteten på våra produkter, leveranstider eller något annat – kan du alltid kontakta vårt kundsupportteam på [e-post] eller [nummer].”
“Om du är intresserad av att lära dig mer om din produkt, tveka inte att kontakta mig eller någon annan i vårt supportteam när som helst. Vi är alltid här för att hjälpa dig på alla sätt vi kan.”
“Jag skulle gärna höra vad du tycker om [produkt] och om det är något vi kan förbättra. Om du har några frågor, vänligen svara på detta e-postmeddelande. Jag hjälper alltid gärna till!”
“Tack igen för att du registrerade dig för [produkt/tjänst]. Vi är alltid i närheten och älskar att höra från dig. Om du någonsin behöver hjälp, har idéer eller bara vill säga hej, vänligen kontakta oss så återkommer vi inom några timmar.”
Hur man avslutar ett kundservicemail
När du avslutar dina kundservicemail är det alltid en bra idé att uppmuntra dina kunder att höra av sig om de har några andra frågor, problem eller funderingar. Du bör också försäkra dem om att du alltid är redo att hjälpa till. Här är några användbara exempel som du kan använda för att avsluta kundservicemail:
“Jag kommer att kontakta vårt produktteam och återkomma till dig inom trettio minuter med ett fullständigt svar. Under tiden, låt mig veta om du har fler frågor, kommentarer eller funderingar.”
“Vi älskar att hjälpa våra kunder att få ut det bästa av våra produkter. Om det är något annat vi kan hjälpa dig med, tveka inte att höra av dig.”
“Vänligen, låt oss veta om du fortfarande inte kan [ … ] så att vi kan hjälpa dig lösa detta problem och se till att du njuter av ditt [verktyg/app] så snart som möjligt. Tack igen för att du kontaktade oss, vi hjälper alltid gärna till.”
“Vi är alltid här för att svara på eventuella frågor eller funderingar du kan ha. Tveka inte att kontakta vårt supportteam på [telefonnummer], eller svara på detta meddelande så hjälper vi dig mer än gärna.”
“Vi skulle vara tacksamma om du skulle lämna en recension på vår Facebook-sida eftersom dina insikter kan hjälpa andra som är i din situation. Tack igen för att du lät oss veta och tveka inte att kontakta oss om du har några frågor.”
Hur man avslutar ett kundursäktsmail
När det gäller att skriva kundursäktsmail och hantera frustrerade kunder bör du upprepa din ursäkt igen i slutet av ditt e-postmeddelande och säga att du uppskattar deras tålamod och förståelse:
“Ännu en gång ber jag uppriktigt om ursäkt för besväret. Vänligen kontakta vårt kundsupportteam för eventuella ytterligare funderingar du kan ha – våra agenter är alltid här för att hjälpa.”
“Jag har vidarebefordrat din feedback till resten av teamet och kan försäkra dig om att detta misstag inte kommer att hända i framtiden. Med detta sagt, om det är något annat jag kan hjälpa dig med för tillfället, tveka inte att höra av dig så hjälper jag mer än gärna till.”
“Tack igen för ditt tålamod och för att du uppmärksammade oss på problemet. Under tiden kommer vi att ge dig [detaljer om ditt erbjudande] som en ytterligare ursäkt. Om det finns några andra problem som behöver åtgärdas, tveka inte att kontakta oss.”
“Tack för ditt tålamod och förståelse. Var försäkrad, vi gör allt i vår makt för att inte låta detta hända igen. Om du har fler frågor eller stöter på något annat problem, låt mig veta, jag hjälper gärna till.”
“Ännu en gång, acceptera våra ursäkter. Vi uppskattar verkligen din förståelse i denna fråga. Tveka inte att kontakta mig med eventuella frågor du kan ha – jag är bara ett e-postmeddelande bort!”
Sammanfattning
En e-postavslutning är vanligtvis bara en avslutande hälsning eller en kort mening följt av din signatur, men att hitta rätt ord och rätt ton för att avsluta ditt e-postmeddelande kräver ofta mycket eftertanke. Hur du avslutar ett e-postmeddelande kan faktiskt ha en enorm inverkan på mottagarens beslut att svara på ditt e-postmeddelande. Att veta hur man avslutar professionella e-postmeddelanden är nyckeln till effektiv affärskommunikation, att lämna läsaren med ett positivt intryck och att öka e-postsvarfrekvensen. Om du inte är säker på hur du ska avsluta ditt nästa affärsmail kan ovanstående exempel på e-postavslutningar komma väl till pass.
