Öka din svarsfrekvens med ett artigt uppföljningsmail. Lär dig att skapa effektiva ämnesrader och e-postmeddelanden med tips, exempel och mallar för olika scenarion som jobbansökningar och möten. Undvik vanliga misstag och förbättra kommunikationsframgången.
Om du någonsin har försökt kontakta ett visst företag och inte fått något svar, känner du förmodligen till frustrationen av att undra om den avsedda mottagaren ens fick ditt meddelande. Det kan vara frestande att ge upp efter några försök, men visste du att ett artigt uppföljningsmail ibland kan ta sig igenom?
Idag kommer vi att diskutera några tips för att skriva effektiva uppföljningsmeddelanden efter att inte ha fått något svar och tillhandahålla några mallmail som du kan anpassa efter dina egna behov.
Det är alltid en bra idé att följa upp efter att du har kontaktat någon via e-post och inte fått något svar. En utebliven respons kan betyda att mottagaren inte är intresserad, eller det kan betyda att de bara är upptagna eller har hundratals mail och inte har haft en chans att titta på ditt än.
Genom att följa upp kan du påminna dem om att du fortfarande vill fortsätta med ämnet för ditt första mail. Du ger dem också en chans att berätta om de inte är intresserade. Dessutom kan det väcka mottagarens minne och få dem att äntligen svara på ditt meddelande. Man vet aldrig, de kan ha varit bortrest eller upptagna med andra projekt och helt enkelt missat ditt mail.
Ämnesraden i ditt mail bör vara tydlig och koncis. Något i stil med “Följer upp mitt tidigare mail angående [ämne]” eller “Kollar läget kring [ämne]”. Du vill göra det enkelt för mottagaren att se vad ditt mail handlar om, så att de kan bestämma om de ska öppna det eller inte.
Att lägga till “inget svar” i din rubrik är förmodligen inte den bästa idén eftersom det kan få mottagaren att känna sig utpekad. Du vet aldrig vad anledningen till deras bristande svar kan vara, så det är bäst att bara hålla det enkelt eftersom du annars kan framstå som påträngande.
Först och främst, ta det inte personligt om du inte får svar på ett mail. Det kan vara så att mottagaren är upptagen eller helt enkelt inte såg ditt meddelande.
Med det sagt finns det några saker du kan göra för att öka chanserna att mottagaren svarar på ditt uppföljningsmail. Se först till att ditt ursprungliga meddelande var tydligt och koncist. Om det inte var det, bör ditt uppföljningsmail vara ännu mer så. Kom till saken snabbt och förklara varför du skriver igen.
Inkludera information om varför du är angelägen om att göra affärer och påminn mottagaren om din nyckelkompetens
Det kan också vara till hjälp att inkludera en länk till din online-portfölj eller webbplats även om du har gjort det tidigare. Glöm inte att lägga till några kontaktmetoder så att det är enkelt för dem att komma i kontakt.
Avsluta slutligen ditt mailmeddelande med en uppmaning till handling. Till exempel kan du säga något i stil med “Jag följer upp igen om en vecka, under tiden, tveka inte att kontakta mig om du har några frågor”. Detta visar att du fortfarande är intresserad av ämnet och villig att fortsätta följa upp, utan att vara alltför påträngande.
Du kan ställa in detta meddelande som ett automatiskt mailsvar, men glöm inte att personifiera och anpassa det till din specifika klient.
Hej [Förnamn],
Jag hoppas att du mår bra. Jag mailade dig för några dagar sedan och har inte hört något tillbaka, så jag ville bara kolla läget för att se om du fick mitt meddelande. Låt mig veta om det är något jag kan göra för att hjälpa till.
Bästa hälsningar, [Ditt namn]
Hej där
Jag hoppas att du mår bra. Jag ville bara kolla läget och se om du kanske har någon uppdatering efter vår diskussion? Jag är bara nyfiken på att veta vad som händer.
Tack, [Ditt namn]
God morgon,
Jag skickade dig ett mail angående [ämne] den [datum] och har inte hört något tillbaka än. Jag ville bara kolla läget och se om det fanns någon uppdatering att diskutera?
Jag är fortfarande mycket intresserad av att göra affärer och skulle älska att prata mer med dig om det.
Tack, [Ditt namn]
Hej,
Mitt namn är [Ditt namn] och jag är intresserad av att göra affärer med dig.
Jag mailade dig för [X] veckor sedan men har inte hört något tillbaka, så jag ville bara kolla läget och se om du har någon uppdatering om mitt förslag?
Jag skulle älska att prata mer med dig om det.
Tack, [Ditt namn]
Hej där,
Jag undrar om du kanske har en uppdatering om [ämne]?
Jag mailade dig för [X dagar/veckor] sedan och har inte hört något tillbaka än, så jag ville bara kolla läget.
Tack, [Ditt namn]
Hej [Förnamn],
Jag hoppas att du mår bra. Det här är [ditt namn] och jag mailar för att följa upp vår diskussion om [ämne].
Jag kontaktade dig för [X] dagar sedan och undrade om du kanske har en uppdatering än?
Tack, [Ditt namn]
Hej [Förnamn],
Jag skriver bara för att följa upp angående [ämne]. Vi pratade för några veckor sedan så jag ville kolla om det kanske finns någon uppdatering?
Jag är väldigt entusiastisk över möjligheten att göra affärer med dig och skulle älska att prata mer med dig om det.
Tack, [Ditt namn]
Hej [Namn],
Jag hoppas att du mår bra. Jag skriver för att följa upp angående att arbeta med ditt företag. Jag kontaktade dig den [datum] och har ännu inte hört något svar.
Det skulle uppskattas mycket om du kunde låta mig veta statusen på vårt arrangemang eller om du har bestämt dig för att arbeta med någon annan. Jag är övertygad om att jag har erfarenheten och kunskapen för att arbeta bra med dig och skulle älska att få en möjlighet att prata med dig mer om det.
Tack för din tid, [Ditt namn]
Hej [Förnamn],
Jag skriver bara för att följa upp min tidigare kontakt med ditt företag. Jag mailade den [datum] och har ännu inte hört något svar.
Jag skulle uppskatta en uppdatering om [ämne] eller låt mig veta om du är för upptagen just nu. Jag tror att vi kunde göra fantastiska saker tillsammans, och vi kunde ha en bra diskussion om det om du är intresserad.
Tack för din tid, [Ditt namn]
God morgon,
Jag ville bara följa upp mitt tidigare mail och tacka dig igen för att du tog dig tid att läsa det. Jag har inte hört något tillbaka från dig än och ville bara försäkra mig om att du har fått det.
Tack för din tid och övervägande, [Ditt namn]
Hej,
Jag hoppas att du inte har något emot att jag mailar. Jag ville bara kolla om det har varit någon uppdatering om vår diskussion angående [ämne]?
Det har gått några veckor sedan jag kontaktade dig så jag ville bara försäkra mig om att mitt meddelande mottogs och att du hade en chans att läsa det.
Tack, [Ditt namn]
Hej [Förnamn],
Jag skriver bara för att följa upp vårt samtal om att göra affärer med ditt företag. Jag mailade den [datum] och har ännu inte hört något svar.
Jag förstår att du kan få många meddelanden men jag ville bara försäkra mig om att mitt mottogs och kolla om du har haft en chans att läsa det.
Tack för din tid, [Ditt namn]
Hej [Förnamn],
Jag skriver bara för att följa upp min senaste kontakt med ditt företag. Jag skrev till dig via mail den [datum] och har ännu inte hört något svar.
Finns det en uppskattad tid för när du kan fatta ett beslut, eller har ett redan fattats? Jag skulle uppskatta vilken uppdatering som helst om statusen på vårt arrangemang.
Tack, [Ditt namn]
Var inte för påträngande annars kommer du att framstå som desperat. Detta är en fin linje att gå, men välj försiktighet och undvik att låta som om du kräver ett svar från dem. Det finns inget behov av att tigga om ett svar.
Exempel på vad man INTE ska göra:
“Det har gått två veckor och jag har fortfarande inte hört något tillbaka från dig. Jag undrar bara om du fick mitt mail?”
Detta låter lite krävande och kan uppfattas som oartigt. Ett bättre sätt att formulera detta skulle vara:
“Jag hoppas att du inte har något emot att jag hör av mig igen. Jag ville bara försäkra mig om att du fick mitt mail för några veckor sedan och fråga om du har någon uppdatering?”
Detta är mer artigt och ger mottagaren en enkel utväg om de inte är intresserade.
När du följer upp, se till att inkludera tillräckligt med detaljer så att mottagaren vet vem du är och vad du pratar om. Du måste inkludera samtalsämnet och datumet då du senast gjorde kontakt. Detta kommer att hjälpa till att väcka deras minne om de har glömt bort dig.
Många mail inkluderar inte tillräckligt med information, så personen som läser det kommer inte att ha någon aning om vem avsändaren är eller vilken affärsordning de hänvisar till. Att lägga till dina uppgifter, bilagor och eventuella dokument eller din portfölj igen kommer att vara till hjälp för mottagaren.
Skicka inte för många uppföljningsmail eftersom detta bara kommer att irritera mottagaren. En gång i veckan är gott och väl. Om du har skickat flera mail och fortfarande inte hört något tillbaka, är det dags att ge upp. Att skicka mer än ett uppföljningsmail är okej, men lämna tillräckligt med tid mellan varje så att du inte verkar desperat.
Slutligen kan du prova att följa upp med ett telefonsamtal. Det kan verka gammaldags, men ibland är det det bästa sättet att komma i kontakt med någon om du inte får något svar. Se bara till att du inte ringer direkt efter att ha skickat ett mail – det skulle vara för mycket.
När du tar kontakt med någon, se till att du har rätt adress. Det skulle vara synd att lägga ner all denna ansträngning på att skriva ett artigt uppföljningsmail bara för att det ska gå till fel person. Gör din research och dubbelkolla att du har rätt kontaktuppgifter innan du trycker på skicka.
Om du inte är helt säker på vem du ska skicka ditt meddelande till, kan du CC:a eller BCC:a någon annan på ditt uppföljningsmail. Detta kan vara en gemensam vän eller kollega som kanske kan puffa personen du mailar till att svara. Gör bara detta som en sista utväg dock.
Det är viktigt att vara artig när du mailar någon. Du vill inte framstå som oartig eller krävande. Var hövlig och respektfull, även om du känner dig frustrerad över att inte få något svar.
Ett enkelt “tack” eller “vänligen” kan gå långt för att göra ditt mail mer artigt och professionellt. Det kan finnas många anledningar till varför du inte har fått något svar än och det är viktigt att komma ihåg att mottagaren kan vara upptagen.
Att följa upp efter att du har skickat ett mail är ett bra sätt att visa att du är intresserad av ämnet som du först tog kontakt om och påminna mottagaren om din verksamhet. Se bara till att du har en plan och vet vad du ska undvika innan du börjar maila folk. När det görs korrekt kan ett uppföljningsmail hjälpa dig att säkra affären.
LiveAgent är den mest recenserade och #1 helpdesk-mjukvaran för små till medelstora företag. Prova den idag med vår kostnadsfria 30-dagars testperiod. Inget kreditkort krävs.
Lär dig skriva effektiva uppföljningsmail efter jobbansökningar med mallar och tips. Ett uppföljningsmail visar intresse och uppmärksamhet på detaljer, vilket h...
Upptäck effektiva e-postmallar för uppföljning efter intervju. Förbättra professionaliteten med skräddarsydda meddelanden för jobbsökande. Lär dig hur du profes...
Upptäck effektiva e-postmallar för uppföljning efter evenemang på LiveAgent. Lär dig bästa praxis, utforska tio exempelmallar och förbättra engagemanget med del...
Gå med i vår gemenskap av nöjda kunder och ge utmärkt kundsupport med LiveAgent.
