Mallar för kundservice
Förbättra kundservice-e-post med hjälp av mallar för att spara tid, minska fel och säkerställa konsekvens. Mallar täcker olika scenarion som svar till arga elle...
7 min läsning
Customer Service
Email Templates
+2
Kundservice är en kritisk del av alla framgångsrika företag, oavsett vilken bransch de verkar i. Men utmärkt kundservice och support handlar inte bara om att besvara kunders frågor eller lösa deras problem och sedan gå vidare. Du måste säkerställa att kunden förblir nöjd och glad med lösningen, så konsekventa uppföljningar är nyckeln. Ändå, för många företag, stannar kundservicen när en kunds förfrågan har hanterats. Även om uppföljning är en ganska enkel uppgift, försummas den ofta.
Faktum är att enligt den senaste SuperOffice Customer Service Benchmark Report:
- 62% av företagen svarar inte på kundservice-e-post.
- 90% av företagen bekräftar inte eller informerar kunden om att ett e-postmeddelande har mottagits.
- 97% av företagen skickar inte ett uppföljningsmail till kunder för att se om de är nöjda med svaret.
Vad är ett kundservice-e-postmeddelande?
Kundservice-e-post är en typ av kommunikationskanal. Kommunikation genom kundservice-e-post sker inte i realtid. Det finns inget behov av att båda sidor är närvarande för att starta en kommunikation. Meddelanden anländer nästan omedelbart till mottagaren. För officiella meddelanden säkerställer användning av professionella e-postmallar att ditt budskap är tydligt, professionellt och når rätt publik.
Kraften i e-postmallar för uppföljning av kundservice
Uppföljningsmejl till kunder kan ha stor påverkan på kundupplevelsen. Detta är något som små företag ofta förstår och använder till sin fördel, men större organisationer tenderar att glömma. De flesta kunder vill ha ett omedelbart svar, och många definierar en omedelbar svarstid för e-post som mindre än tio minuter. Med rätt programvara för hantering av kundservice-e-post blir det sömlöst och effektivt att skapa och skicka uppföljningsmejl direkt efter en kundserviceinteraktion.
Dessa e-postmeddelanden kan:
- Glädja kunder genom att visa att du bryr dig och är dedikerad till att säkerställa deras fortsatta tillfredsställelse.
- Förbättra den övergripande kundserviceupplevelsen.
- Återengagera kunder och uppmuntra ytterligare kommunikation genom att erbjuda proaktiv support.
- Marknadsföra dina självbetjäningsalternativ och vägleda kunder till användbara resurser.
- Visa värdefulla kundinsikter från deras feedback.
10 e-postmallar för uppföljning av kundservice
Oavsett om det handlar om att uppdatera kunder om statusen för deras förfrågningar, be om feedback eller erbjuda proaktiv kundvård efter en lösning, bör uppföljningar inte underskattas av ditt kundserviceteam. Här är 10 e-postmallar för uppföljning av kundservice som täcker olika delar av kunduppföljningsprocessen – använd dem som en utgångspunkt när du utformar dina egna uppföljningsmeddelanden till kunder.
Ett uppföljningsmail om uppdatering av ärendet
Hej [Namn],
Jag ville uppdatera dig om statusen för ditt ärende innan helgen. Det pågår fortfarande och bearbetas av vårt tekniska supportteam. Vi prioriterar din förfrågan, och jag kommer att se till att detta problem löses under helgen. Du kommer att meddelas omedelbart när det är klart.
Du kan också spåra statusen för din förfrågan när som helst genom att logga in på ditt [Varumärke]-konto och klicka på fliken Förfrågningar.
Tack för ditt tålamod! Ha en trevlig helg,
[DIN SIGNATUR]
Proaktivt uppföljningsmail
Hej [Namn],
Hoppas att du mår bra. Jag ville bara kolla läget med dig angående problemet du hade häromdagen med [detaljer om problemet]. Löstes det? Behöver du ytterligare hjälp? Låt mig veta – jag hjälper gärna till i vilket fall som helst.
Ha en bra dag,
[DIN SIGNATUR]
Uppföljningsmail efter en positiv serviceupplevelse
Hej [Namn],
Varsågod. Jag är glad att av hundratals kunder vi skickar e-post till varje dag, uppskattar någon den ansträngning vi lägger ner på att försöka tillhandahålla kundservice av högsta kvalitet. Kunder som du är anledningen till att vi strävar efter att göra vårt bästa på våra jobb.
Tveka inte att höra av dig igen om du har några frågor, problem eller funderingar – vi är bara ett e-postmeddelande bort och kommer alltid att vara glada att hjälpa dig.
Hälsningar,
[DIN SIGNATUR]
Uppföljningsmail efter en negativ serviceupplevelse
Hej [Namn],
Jag ber återigen om ursäkt för den mindre än fantastiska upplevelsen du hade häromdagen med vårt kundsupportteam. Jag ville bara höra av mig och låta dig veta att vi har beslutat att ge hela vårt kundsupportteam ytterligare utbildning för att säkerställa att situationer som denna inte händer igen.
Under tiden, om du har några frågor, funderingar eller feedback, eller om det finns något annat vi kan göra för att hjälpa till, tveka inte att låta mig veta.
Tack,
[DIN SIGNATUR]
Uppföljningsmail som uppmuntrar till självbetjäning
Hej [Namn],
Jag är glad att vi kunde lösa [problemet]. Förresten, du kan läsa mer om att hantera [ditt konto/betalningsalternativ/inställningar, etc.] i vårt Hjälpcenter. Det finns en artikel som täcker ditt problem på djupet [infoga länk].
Om du har några andra frågor, eller om det finns något vi kan göra för att göra din upplevelse med oss mer njutbar, låt oss veta.
Tack,
[DIN SIGNATUR]
Uppföljningsmail efter inget svar
Hej [Namn],
Jag kollar in ditt ärende hos oss angående [ärendeämne] en sista gång. Det har gått [antal dagar] dagar sedan vi hörde från dig, så jag ville höra av mig och låta dig veta att vi kommer att stänga detta ärende.
Tveka inte att återöppna detta ärende eller öppna ett nytt om du behöver ytterligare hjälp – vi hjälper gärna till.
Tack igen för att du arbetade med oss!
[DIN SIGNATUR]
Uppföljningsmail vid stängning av supportärende
Hej [Namn],
Tack för att du kontaktade oss angående [detaljer om problemet]. Våra register visar att ditt problem har lösts, så ditt ärende kommer att stängas automatiskt om 3 dagar. Om du fortfarande behöver vår hjälp eller har fler frågor, tryck bara på ‘svara’ så återkommer vi till dig inom kort.
Hälsningar,
[DIN SIGNATUR]
Uppföljningsmail för att be om feedback
Hej [Namn],
Vi hör av oss angående ditt senaste problem med [detaljer om problemet] som löstes den [datum]. För att hjälpa oss att betjäna dig bättre, skulle vi älska att höra om din upplevelse med vårt supportteam.
På en skala från 1 till 5, hur lätt var det att få ditt problem löst?
1 = Extremt svårt 2 = Mycket svårt 3 = Varken eller 4 = Mycket lätt 5 = Extremt lätt
Vi uppskattar din feedback. Och som alltid, om det finns något annat vi kan göra för dig i framtiden – tveka inte att höra av dig igen.
Tack,
[DIN SIGNATUR]
Uppföljningsmail med inbjudan till undersökning
Hej [Namn],
Du kontaktade nyligen oss angående [detaljer om problemet] som löstes den [datum]. Vi skulle älska att höra om din upplevelse med vår kundservice. Kan du ta dig en stund att svara på denna snabba undersökning? Det tar dig mindre än 60 sekunder att svara!
Tack så mycket, din feedback kommer att hjälpa oss att hjälpa dig bättre i framtiden.
[Länk till undersökning]
Tack igen,
[DIN SIGNATUR]
Uppföljningsmail efter ett företagsövergripande problem
Hej [Namn],
Som du kanske redan är medveten om, stötte några av våra kunder tidigare denna vecka på ett problem med [produkt/tjänst/funktion, etc.] Vårt ingenjörsteam kunde lösa det ungefär 2 timmar efter den första rapporten. Vi vill be om ursäkt ännu en gång för eventuella besvär detta kan ha orsakat.
För att säkerställa att detta inte händer igen arbetar vi på flera förbättringar av vår [produkt/tjänst/funktion/verksamhet, etc.]. I detta blogginlägg publicerade vi en fullständig förklaring av vad som gick fel, vad vi gjorde för att återhämta oss och vad vi kommer att göra för att förhindra att detta händer i framtiden: [länk till blogginlägg].
Tack för ditt tålamod och din förståelse. Och som alltid, om du har några frågor eller stöter på några problem, låt oss veta, vi är här för att hjälpa.
Med vänliga hälsningar,
[DIN SIGNATUR]
