Vad är innehållsplanering?
Innehållsplanering är att strategisera och organisera innehåll för att uppnå mål, vilket innefattar målgruppsundersökning, val av innehållstyp och en innehållsk...
13 min läsning
ContentMarketing
Strategy
+3
Kommunikationsplaner beskriver hur ett företag, en organisation eller en individ kommer att interagera med sina interna och externa intressenter för att hålla dem uppdaterade om den senaste utvecklingen.
Den inkluderar vem, vad, när, var, varför och hur för kommunikationsstrategier och taktiker anpassade för ett specifikt projekt eller kampanj.
I detta blogginlägg kommer vi att tillhandahålla mallar för kommunikationsplan som du kan använda för ditt eget företag när du behöver få olika typer av budskap fram till olika aktieägare. Vi kommer också att diskutera några tips för att skapa en effektiv kommunikationsplan.
Vikten av att ha en kommunikationsplan
I dagens snabba och ständigt föränderliga värld är det viktigare än någonsin att ha en tydlig och koncis plan för kommunikation på plats redo för när behovet uppstår.
Utan en sådan kan företag lätt fastna i detaljerna och missa viktiga möjligheter att ansluta med sina intressenter, eller misslyckas med att göra det tillräckligt snabbt.
En mall för kommunikationsplan kan vara ett värdefullt verktyg för organisationer av alla storlekar. Oavsett om du kommunicerar med dina anställda, kunder, partners eller media kan en kommunikationsplan hjälpa till att säkerställa att ditt budskap är tydligt, koncist och träffsäkert.
Hur man titulerar en kommunikationsplan
Titeln på detta dokument bör återspegla dess syfte, vilket vanligtvis (men inte alltid) innebär att inkludera “kommunikationsplan” och några specifika detaljer. På så sätt kommer alla som kommer i kontakt med dokumentet att veta vad det är till för och enkelt kan referera till det när det behövs.
Till exempel, om kommunikationsplanen är för en ny produktlansering eller en viss marknadsföringskampanj, kan du ge den en titel som anger exakt det. Andra element som kan inkluderas i titeln är datumen som kommunikationsplanen kommer att vara i kraft och namnet på organisationen eller teamet som den gäller för.
Att inkludera denna typ av information i ämnet för dokumentet kommer att informera de relevanta parterna om planen för budskap och få alla inblandade på samma sida när det gäller när vissa kommunikationsaktiviteter kan eller behöver äga rum.
Exempel på ämnesrader för kommunikationsplan
- Kommunikationsplan för lansering av ny produkt
- [Titel]: Kommunikationsplan för marknadsföringskampanj
- [Företagsnamn] Intern kommunikationsplan
- Strategisk kommunikationsplan: [Företagsnamn]
- [Projektnamn] Kommunikationsplan för projektledning
- Kommunikationsplan för ny [Förändring i företaget]
- Plan för kommunikation med intressenter: [Företagsnamn]
- [Startdatum] – [Slutdatum]: Kommunikationsplan för mars
Hur man skriver en kommunikationsplan
Sättet en kommunikationsplan påbörjas beror på syftet eller typen av kommunikation.
Ibland är det hjälpsamt att börja med en introduktion som ger sammanhang och sätter tonen för kommunikationsstilen som följer, medan det vid andra tillfällen är mer meningsfullt att hoppa direkt in i kommunikationsmålen och strategierna.
I allmänhet kommer det att vara användbart att följa stegen nedan för att skriva en effektiv kommunikationsplan för att säkerställa att ditt budskap träffar rätt:
- Genomför en revision av din befintliga kommunikationsstrategi (om tillämpligt) – detta kommer att göra det möjligt för dig att identifiera eventuella problemområden eller innehållsluckor (t.ex. saknade marknadsföringsmaterial) som behöver inkluderas i den nya eller uppdaterade planen.
- Definiera SMART-mål för din kommunikationsplan – att sätta mål som är Specifika, Mätbara, Uppnåeliga, Relevanta och Tidsbundna kommer att hjälpa dig att bestämma dess effektivitet.
- Utveckla din organisations mission statement, kärnvärden och nyckelbudskap – dessa bör vara grunden på vilken alla kommunikationsstrategier och aktiviteter byggs. De kan också specificeras explicit i kommunikationsplanen.
- Identifiera målgruppssegmenten för din kommunikationsplan – att känna till och förstå mottagaren av dina budskap gör det lättare att sätta rätt ton för dem.
- Bestäm vilken kanal/vilka kanaler dina budskap kommer att levereras genom – huruvida den bästa metoden för att nå din målgrupp skulle vara via e-post eller ett pressmeddelande, till exempel, påverkar hur kommunikationsplanen kommer att skrivas.
- Tilldela ansvariga parter – bestäm vem som kommer att ansvara för att leverera din kommunikationsplan på de olika kanalerna och till varje olika målgrupp.
- Beräkna hur lång tid varje steg tar och därmed hur länge kommunikationsplanen kommer att pågå totalt – detta är nödvändigt för att klargöra tidslinjen och tilldela en budget för att göra de nödvändiga resurserna tillgängliga.
- Mät resultaten av din plan efter att ha kommunicerat med de relevanta intressenterna – att känna igen områden för förbättring innebär att du kan uppdatera din strategi för att öka dess effektivitet.
Vad ska inkluderas i en kommunikationsplan
- Syfte – vad denna specifika kommunikationsplan är avsedd att uppnå
- Målgrupp – målgruppen för dina budskap
- Datum – när den skapades och/eller när denna specifika kommunikationsplan kommer att gälla
- Metoder – vilka kommunikationskanaler du kommer att skicka dina budskap via
- Roller och ansvar – vilka uppgifter varje inblandad part kommer att ta hand om
- Gör och gör inte – god praxis och vanliga misstag att undvika när man kommunicerar med projektintressenterna
- Ramverk för eskalering – t.ex. din “första försvarslinje” och identifiering av “större responsteamet”
- Uppdateringar – hur och när dokumentet ska modifieras för att upprätthålla en effektiv kommunikationsplan
Exempel och mallar för kommunikationsplan
Kommunikationsplan för lansering av ny produkt
[Företagsnamn]: Kommunikationsplan för lansering av [Produktnamn]
Denna kommunikationsplan gäller för lanseringen av [Produktnamn] och är i kraft från [startdatum] – [slutdatum], före och efter lanseringsdatumet [lanseringsdatum].
Mål: • Säkerställa att alla anställda är medvetna om lanseringsdatumet och har nödvändig information om produkten • Generera spänning och intresse för produkten bland anställda • Tillhandahålla ett tydligt och koncist budskap till kunder om produkten • Hantera förväntningar med avseende på leveranstider och tillgänglighet
Kommunikationsmedier: • E-post • Pressmeddelande • Inlägg på sociala medier – [Kanal 1], [Kanal 2], …
Lanseringsfaser: • Aktiviteter före lansering • Lanseringsdagen • Uppföljning efter lansering
Aktiviteter före lansering ([X] månader före lansering): • [Aktivitet 1] • [Aktivitet 2] • [Aktivitet 3] …
Lanseringsdagen: • Live produktavslöjande • Intervjuer med [Mediekanaler] • Spårning av reaktioner
Uppföljning efter lansering (upp till [X] månader efter lansering): • [Aktivitet 1] • [Aktivitet 2] • [Aktivitet 3] …
Roller och ansvar: • [Person 1] kommer att ansvara för att utarbeta allt kommunikationsmaterial • [Person 2] kommer att ansvara för att skicka ut kommunikationsmaterial till media • [Person 3] kommer att ansvara för att hantera kundfrågor
Gör: • Skapa en kommunikationstidslinje för att säkerställa att alla kommunikationsaktiviteter utförs i tid och på ett koordinerat sätt • Använd visuella element (t.ex. bilder, infografik) för att bryta upp text och tillföra intresse • Korrekturläs allt kommunikationsmaterial innan du skickar ut det
Gör inte: • Överbelasta intressenter med för mycket information på en gång – ge uppdateringar regelbundet för att undvika att överväldiga dem. • Glöm att inkludera en uppmaning till handling (t.ex. besök vår webbplats, registrera dig för vårt nyhetsbrev) för att engagera läsaren • Försumma att testa kommunikationsmaterial (t.ex. skicka ett testmail) innan du skickar dem till hela listan över intressenter
Ramverk för eskalering: • Om det finns några problem med kommunikationsplanen, vänligen kontakta [Ansvarig person]. • Om [Ansvarig person] inte är tillgänglig, vänligen kontakta [Alternativ kontakt]
Uppdateringar: • Denna kommunikationsplan kommer att granskas och slutföras den [granskningsdatum] • Ändringar kan göras i kommunikationsmålen, målgruppen och kanalerna • Uppdaterade kommunikationsplaner bör skickas till [Internt team/Ansvarig avdelning]
[Titel]: Kommunikationsplan för marknadsföringskampanj
[Företagsnamn] kommer att lansera en marknadsföringskampanj för [Produktnamn] från [startdatum] till [slutdatum].
Mål: • [Mål 1] • [Mål 2] • [Mål 3] …
SWOT-analys: • Styrkor – [Styrka 1], [Styrka 2], [Styrka 3], … • Svagheter – [Svaghet 1], [Svaghet 2], [Svaghet 3], … • Möjligheter – [Möjlighet 1], [Möjlighet 2], [Möjlighet 3], … • Hot – [Hot 1], [Hot 2], [Hot 3], …
Taktik: • [Taktik 1] • [Taktik 2] • [Taktik 3] …
Kanaler: • E-post • Betald sökning • Displayannonsering • Sociala medier – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Pressmeddelande • Blogginlägg • Event och webbinarier – [Event 1], [Event 2], [Event 3], …
Roller och ansvar: • [Ansvarig person/team 1] kommer att ansvara för att utarbeta allt kommunikationsmaterial. • [Ansvarig person/team 2] kommer att ansvara för att skicka ut kommunikationsmaterial till media. • [Ansvarig person/team 3] kommer att ansvara för att hantera kundfrågor. • [Ansvarig person/team 4] kommer att ansvara för att hantera budgeten.
Budget: • $[X] för [Taktik/Kanal 1] • $[Y] för [Taktik/Kanal 2] • $[Z] för [Taktik/Kanal 3] …
Utvärdering: • [KPI 1] kommer att användas för att mäta framgången för denna marknadsföringskampanj • [KPI 2] kommer att spåras på veckobasis och rapporteras till [Ansvarig person/team] • [KPI 3] …
Tidslinje: • [Aktivitet 1] – [startdatum] till [slutdatum] • [Aktivitet 2] – [startdatum] till [slutdatum] • [Aktivitet 3] – [startdatum] till [slutdatum] …
Denna kommunikationsplan kommer att slutföras den [granskningsdatum] och kan därför komma att ändras fram till det datumet.
[Företagsnamn] Intern kommunikationsplan
Mål: Att säkerställa att alla intressenter hålls uppdaterade med utvecklingen och att hålla kommunikationskanalerna öppna.
Situationsanalys: Intern kommunikation på [företagsnamn] har identifierats som ett område som behöver förbättring. I synnerhet har kommunikation mellan ledning och personal, och kommunikation bland teammedlemmar identifierats som behövande förbättring.
Intressenter: alla anställda på [företagsnamn]
Implementering: • En kommunikationsplan kommer att införas för att förbättra kommunikationen på [företagsnamn] • Alla anställda kommer att göras medvetna om kommunikationsplanen och deras roller i den • Kommunikationsplanen kommer att granskas regelbundet och uppdateras vid behov
Involverade team: Ledningsgrupp, HR-team, kommunikationsteam
Roller och ansvar: • Ledningsgrupp – ansvarig för kommunikation med personal • HR-team – ansvarigt för kommunikation bland teammedlemmar • Kommunikationsteam – ansvarigt för att utarbeta och skicka kommunikationsmaterial
Nyckelbudskap: • Effektiv kommunikation hela tiden är avgörande • Kommunikation på [Företagsnamn] kräver förbättring • Denna kommunikationsplan kommer att införas för att åstadkomma de nödvändiga förändringarna • Alla anställda har en roll att spela i kommunikationsplanen • Kommunikationsplanen kommer att granskas regelbundet • Kommunikation är en tvåvägsprocess • Anställda bör känna sig fria att ställa frågor och ge feedback
Riktlinjer: • All kommunikation bör vara tydlig och koncis • Kommunikationsmaterial bör skickas ut i tid • Kommunikationskanaler bör övervakas regelbundet • Kommunikation bör vara respektfull och professionell hela tiden
Godkännande: [Ansvarig person], [Position], [Skapandedatum]
Strategisk kommunikationsplan: [Företagsnamn]
Sammanfattning: Denna kommunikationsplan är för [syfte] och kommer att vara i kraft från [startdatum] till [slutdatum].
Mål: Upprätthålla effektiv kommunikation med de olika målgrupperna för att upprätthålla företagets mission och värderingar.
Mission statement: [Företagets mission statement]
Kärnvärden: [Företagets värderingar]
Situationsanalys: [Bakgrundsinformation och sammanhang om situationen eller problemet som kommunikationsplanen är utformad för att hantera]
| Målgrupp | Budskap | Media eller kanal | Frekvens | Timing | Tilldelad teammedlem | Feedbackmetod |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Målgrupp 1] | [Budskap 1] | Ansikte mot ansikte | Veckovis | Varje [Veckodag] | [Ansvarig person/team 1] | Enkät |
| [Målgrupp 2] | [Budskap 2] | Rapport | Månadsvis | Inom [X] timmar efter godkännande | [Ansvarig person/team 2] | Utvärderingsformulär |
| [Målgrupp 3] | [Budskap 3] | E-post | Dagligen | [Tid] | [Ansvarig person/team 3] | Granskning |
Kommunikationsplan för ledning av [Projektnamn]
Projektnamn: [Projektnamn]
Projektledare: [Projektledarens namn]
Startdatum: [startdatum]
Slutdatum: [slutdatum]
Projektmål: Designa och bygga en webbplats och mobilapp för kundens nya e-handelsverksamhet. Optimera den förstnämnda för sökmotorrankning (SEO) och båda för konvertering, i enlighet med [Företagsnamn]s senaste SEO-riktlinjer. Gör webbplatsen och appen användarvänlig, mobilanpassad och visuellt tilltalande, inklusive en effektiv uppmaning till handling (CTA) som uppmuntrar användare att konvertera enkelt.
| Kommunikationsmål | Kommunikationsmetod | Målgrupp | Frekvens |
|---|---|---|---|
| [Mål 1] | [Metod 1] | [Målgrupp 1] | [Dagligen/Veckovis/Månadsvis] |
| [Mål 2] | [Metod 2] | [Målgrupp 2] | [Dagligen/Veckovis/Månadsvis] |
| [Mål 3] | [Metod 3] | [Målgrupp 3] | [Dagligen/Veckovis/Månadsvis] |
Kommunikationsplan för ny [Förändring i företaget]
Skapad av: [Ansvarig person]
Gällande från: [startdatum]
Sammanfattning: • [Förändring 1] sker eftersom [orsak 1] • [Förändring 2] är ett resultat av [orsak 2] • [Förändring 3] är nödvändig för att [orsak 3] …
Vad betyder detta för anställda? [Förklaring av hur förändringen kommer att påverka anställda]
Intressenter: • [Målgrupp 1] kommer att påverkas av [förändring 1] • [Målgrupp 2] kommer att påverkas av [förändring 2] • [Målgrupp 3] kommer att behöva anpassa sig som ett resultat av [förändring 3]
Faser:
| Uppgift | Tidslinje | Ansvarig person/team |
|---|---|---|
| [Uppgift 1] | [Dag 1/Vecka 1/startdatum/etc.] | [Ansvarig person/team 1] |
| [Uppgift 2] | [Dag 2/Vecka 2/mellandatum/etc.] | [Ansvarig person/team 2] |
| [Uppgift 3] | [Dag 3/Vecka 3/slutdatum/etc.] | [Ansvarig person/team 3] |
Plan för kommunikation med intressenter: [Företagsnamn]
Gällande från: [startdatum] till [slutdatum]
Mål: • [Mål 1] • [Mål 2] • [Mål 3] …
Målsättningar: • [Målsättning 1] • [Målsättning 2] • [Målsättning 3] …
Förändringar: • [Förändring 1] • [Förändring 2] • [Förändring 3] …
Prognoser: • [Prognos 1] • [Prognos 2] • [Prognos 3] …
Intressentkommunikation: • [Kanal 1] • [Kanal 2] • [Kanal 3] …
Kontaktuppgifter: [Ansvarig person], [Position], [Telefonnummer/e-postadress/etc.]
[Startdatum] – [Slutdatum]: Kommunikationsplan
Företagsnamn: [Företagsnamn]
Datum skapat: [skapandedatum]
Kontaktinformation: [kontaktuppgifter]
Introduktion: Denna kommunikationsplan har skapats för [syfte] och kommer att vara i kraft från skapandedatumet.
Mål: • [Mål 1] • [Mål 2] • [Mål 3] …
Målgrupp: • [Målanvändare 1] • [Målanvändare 2] • [Målanvändare 3] …
God praxis för kommunikationsplan
- Börja med en tabell eller diagram för att identifiera budskapstyper – vilka kommunikationskanaler du kommer att använda, vem du riktar dig till och tonen, etc.
- En handlingsplan bör skapas innan någon kommunikation skickas ut – det är bäst att vara proaktiv och ha strategier för olika budskap kartlagda innan du börjar med din aktivitet eller innan något går fel.
- Inkludera en kriskommunikationsplan som en del av din större kommunikation – mer om det här ➡️ Checklista för kriskommunikationsplan
- Granska och uppdatera din kommunikationsplan regelbundet när projektet går framåt – saker kommer oundvikligen att förändras och du vill att dina budskap ska anpassa sig därefter.
- Se till att alla i kommunikationsteamet är medvetna om dokumentet och känner till sin roll – handlingsplaner är bara lika effektiva som de personer som genomför dem.
- Tilldela någon att ansvara för kommunikation och se till att de har den tid och de resurser de behöver för att lyckas.
Sammanfattning
Kommunikation är nyckeln till framgång i alla företag, och att skapa en plan för hur man gör det behöver inte vara en komplicerad process.
Genom att följa en mall kan du skriva en effektiv kommunikationsplan som beskriver hur du kommer att meddela dina nyckelgrupper i olika situationer.
Med ett välskrivet kommunikationsplansdokument kan du få alla i din organisation på samma sida om vilken typ av budskap som behöver skickas ut, när och hur.
Att ha detta på plats kommer att hålla din budskapsstrategier sammanhängande och i linje med dina affärsmål, vilket ökar dina chanser att uppnå dina kommunikationsmål.
