Dåliga E-postexempel

Vikten av dåliga e-postexempel

Som ett snabbt och effektivt sätt att komma i kontakt med människor är e-post en stor del av affärskommunikation. Det kan vara ett utmärkt sätt att bygga relationer med potentiella kunder, befintliga kunder, teammedlemmar, intressenter och potentiella samarbetspartners.

Men om du inte är försiktig kan dina e-postmeddelanden framstå som oprofessionella eller till och med oförskämda.

I den här guiden kommer vi att titta på några exempel på dåligt skrivna e-postmeddelanden och diskutera hur du undviker att göra samma misstag själv och sedan behöva komma på ursäktsmeddelanden.

E-post är ett av de viktigaste verktygen i alla företagares eller anställdas verktygslåda eftersom denna kommunikationsmetod kan användas för allt från marknadsföring, genom cold email outreach, till kundservice. Men om det inte görs korrekt kan e-post göra mer skada än nytta.

Därför är det användbart att ha några exempel på oprofessionella e-postmetoder att hänvisa till innan du skickar ut några meddelanden till potentiella kunder eller kollegor.

Genom att veta vad du inte ska göra kommer du att kunna skriva effektiva affärsmejl istället för sådana som inte ens öppnas eller – ännu värre – skadar din professionella image.

Hur man undviker dåliga e-postrubriker

Ämnesraden i varje e-postmeddelande du skickar måste vara kortfattad och relevant för innehållet i meddelandet. Som sådan ska du alltid ange ämnet för ditt e-postmeddelande i rubriken och inte bara något vagt som “hej”.

Om du till exempel skickar ett e-postmeddelande för att ansluta med någon som du träffade på ett nyligen genomfört evenemang, kommer en ämnesrad som “Trevligt att ha träffat dig på konferensen förra veckan” att ge lite sammanhang till mottagaren. De kommer att veta exakt vad e-postmeddelandet handlar om och göra det till ett mycket mer effektivt e-postmeddelande än bara “Hej, låt oss höras”, som sannolikt kommer att ignoreras eller hoppas över i en fullpackad inkorg.

Det är ännu viktigare att förtydliga vad ditt meddelande handlar om i ämnesraden om du skickar cold email, eftersom mottagaren inte kommer att känna igen ditt avsändarnamn.

När ett e-postmeddelande besvaras och konversationen fortsätter är det typiskt att ämnesraden föregås av “RE: “. Detta är en acceptabel praxis så länge som ämnet för diskussionen inte har ändrats, i vilket fall det är bäst om rubriken ändras för att förbli relevant för det aktuella ämnet och en ny e-posttråd skapas i enlighet därmed.

Dessutom bör du alltid undvika att använda bara versaler eller överdrivna utropstecken i din ämnesrad, eftersom detta kan uppfattas som aggressivt eller oprofessionellt. Dessutom kan användningen av sådan formatering eller interpunktion utlösa spamfilter och förhindra att ditt meddelande hamnar i mottagarens huvudinkorg.

Exempel på dåliga e-postämnesrader

• BRÅDSKANDE!!!!
• Vi behöver prata
• Kan jag plocka din hjärna?
• Snabb fråga
• Följer bara upp
• Hej där!
• Hur mår du?
• Re: Re: [Ämne]
• Fwd: Fwd: [Ämne]
• Har du sett detta???

Hur man inte skriver ett dåligt e-postmeddelande

För e-postmeddelandets brödtext är det viktigt att använda en artig och professionell ton. Detta innebär att inte använda någon slang, förkortningar eller jargong som mottagaren kanske inte förstår, samt emoticons som inte har någon plats i formell kommunikation.

Det är också bäst att undvika att göra skämt, kvicka kommentarer eller sarkasm, eftersom det inte översätts väl i text och kan leda till pinsamma eller till och med obehagliga missförstånd. Detsamma gäller för att klaga eller skvallra om kollegor eller hemliv, vilket bör begränsas till personliga e-postmeddelanden.

Dessutom, håll dina e-postmeddelanden så korta och koncisa som möjligt. Ingen vill läsa ett långt och osammanhängande e-postmeddelande, så kom direkt till saken och tillhandahåll all relevant information eller bilagor i förväg.

Överdriven användning av versaler i e-postmeddelandets brödtext, som i fallet med ämnesraden, kan också uppfattas som aggressivt och potentiellt utlösa spamfilter. Det är också onödigt att använda olika färger och/eller typsnitt eftersom anpassad text fortfarande kan visas på standardsättet för mottagaren eller, ännu värre, vara oläslig.

Att börja brödtexten i ditt meddelande med en dålig och ineffektiv inledningsrad är ett annat säkert sätt att göra ett dåligt intryck. Några av de vanligaste inkluderar “Hej där” och “Jag hoppas att detta e-postmeddelande finner dig väl”. Dessa rader är ofta överanvända och klichéartade.

Att formatera ditt e-postmeddelande som något annat än ett affärsbrev är ytterligare ett misstag. Detta inkluderar den tidigare nämnda användningen av versaler, färger och typsnitt, samt att lägga till videor eller bilder som inte är relevanta för diskussionen.

Ett annat element i ett dåligt e-postmeddelande skulle vara inkluderandet av otydliga uppmaningar till handling (CTA) eller deras överanvändning. En instruktion till e-postmottagaren som talar om för dem vad de ska göra härnäst, som “Vänligen ring mig tillbaka vid ditt tidigaste bekvämlighet”, kan vara effektiv. Men om dina CTA är vaga eller det finns ett antal av dem, kan de ignoreras helt.

Vad kan inkluderas i ett dåligt e-postmeddelande

• Slang
• Förkortningar
• Jargong
• Emoticons
• Skämt
• Kvicka kommentarer
• Sarkasm
• Klagomål
• Skvaller
• För mycket information
• Långa textblock
• Överdriven användning av versaler
• Onödig användning av färger och/eller typsnitt
• Dålig eller ineffektiv inledningsrad
• Irrelevanta bilder, videor eller andra medier
• Otydliga eller överanvända CTA
• Personlig signaturbild
• Ordrika ansvarsfriskrivningar eller meddelanden efter signaturen

Oprofessionella e-postexempel och mallar

BRÅDSKANDE!!!!

Vi behöver prata

Kan jag plocka din hjärna?

Snabb fråga

Följer bara upp

Hej där!

Hur mår du?

Re: Re: [Ämne]

Fwd: Fwd: [Ämne]

Har du sett detta???

Dåliga e-postmetoder

• Att inkludera för många mottagare i fältet “Till:” – använd e-postlistor om du skickar meddelanden till många personer samtidigt.
• Att Cc’a eller Bcc’a någon utan deras vetskap – inkludera någon i en konversation endast med deras samtycke, annars kan det leda till missförstånd.
• Att glömma att bifoga en fil som nämndes i e-postmeddelandet – detta är ett vanligt misstag och kan vara frustrerande för personen du skickar e-post till. Du kommer också att behöva skicka ett uppföljande e-postmeddelande med bilagan, vilket möjligen stör mottagarens inkorg.
• Att skicka stora bilagor – om du skickar en stor fil, ladda upp den till en molnlagringstjänst som Google Drive eller Dropbox och dela länken istället.
• Att svara alla när det inte är nödvändigt – inkludera endast alla i konversationen om ditt svar är relevant för var och en av dem.
• Att vidarebefordra en vidarebefordran – undvik att skicka runt ett e-postmeddelande så många gånger att det ursprungliga meddelandet knappt är igenkännligt. Om du vidarebefordrar ett tidigare e-postmeddelande, trimma ner det till de relevanta delarna.
• Att inte inkludera en hälsning (som Bäste) eller en avslutning (t.ex. Vänliga hälsningar) – dessa är grundläggande artigheter som inte bör förbises när du börjar eller avslutar ett e-postmeddelande.
• Att utelämna ett “från”-namn – om du inte inkluderar ditt namn i e-postmeddelandet kanske mottagaren inte vet vem det kommer från. Detta kan vara särskilt förvirrande om du svarar på en e-posttråd där de andra deltagarnas namn är synliga.
• Att inte korrekturläsa ditt e-postmeddelande innan du trycker på skicka – ta alltid några ögonblick att läsa igenom ditt meddelande innan du skickar det, för att undvika pinsamma stavfel eller grammatiska fel.
• Att skicka ett e-postmeddelande när du är irriterad – det är alltid bäst att vänta några timmar (eller ännu bättre, en dag) innan du trycker på skicka på ett argt meddelande du kommer att ångra senare.
• Att skriva något i ett e-postmeddelande när du kunde säga det till mottagaren ansikte mot ansikte – om möjligt är det ofta bättre att ha en konversation istället för att försöka lösa saker via e-post.
• Att inte använda en professionell e-postadress – om ditt e-postmeddelande är något som “iluvkitties@gmail.com ”, är det dags att skapa en ny för affärsändamål.
• Otillräcklig personalisering till följd av otillräcklig forskning – generiska meddelanden är mer benägna att ignoreras. Ta dig tid att lära dig om din mottagare och vad de kan vara intresserade av innan du börjar skriva.
• Saknar fördelar för mottagaren – varje e-postmeddelande bör ha ett syfte och det syftet bör vara tydligt för personen du skickar det till. Se till att ditt meddelande är något som de kommer att finna användbart eller intressant.
• Att utelämna en signatur helt och hållet – inkludera åtminstone ditt namn och kontaktinformation så att mottagaren vet hur de kan komma i kontakt med dig. Du kan också lägga till din jobbtitel, företag och annan relevant information såsom sociala medieprofiler.
• Att skicka meddelanden till fel mottagare – även om det är särskilt pinsamt kan det hända lättare än du kanske tror. Dubbelkolla alltid mottagaren/mottagarna innan du trycker på skicka.

Sammanfattning

Dåliga affärsmejl kan kosta dig tid, pengar och kunder. Kom ihåg att korrekturläsa dina meddelanden, var respektfull mot mottagarens tid och se till att ditt e-postmeddelande har ett syfte.

Genom att följa våra enkla tips och inte upprepa de dåliga exemplen som nämns ovan kommer du säkert att göra ett gott intryck med din affärskorrespondens.