Tidsregler

Vad är tidsregler?

Tidsregler är automatiseringsregler som inte är handlingsutlösta, utan istället tidsbetingade som har höga ärendevolymer. De används oftast för städuppgifter i helpdesk, e-påminnelser eller uppföljningar, lösa ärenden som inte haft någon aktivitet på ett tag eller lägga till taggar. Möjligheterna är oändliga.

Exempel på tidsregler

Exempel #1

Som LiveAgent-användare kan du ställa in en tidsregel som automatiskt skickar ut ett uppföljningsmail 24 timmar efter din senaste interaktion med en kund.

Exempel #2

Du kan också ställa in en tidsregel som automatiskt markerar alla ärenden som inte besvarats på 10 dagar som lösta.

Exempel #3

LiveAgent kommer automatiskt att radera ärenden markerade som SPAM som är äldre än 90 dagar.

Hur fungerar tidsregler?

När en tidsregel är inställd kommer systemet automatiskt att köra periodiska bakgrundskontroller med korta intervaller (vanligtvis en minut) och kontrollera om villkoren för tidsregeln är uppfyllda. Om de är det, körs regeln automatiskt.

Varför är tidsregler viktiga?

Tidsregler kan vara extremt fördelaktiga för alla företag som har höga ärendevolymer eftersom de kan lindra agentstress och utföra monotona och repetitiva uppgifter på kort tid. De huvudsakliga fördelarna med tidsregler är:

• Förbättrad effektivitet/agentarbetsflöde
• Förbättrade svarstider
• Mindre utrymme för mänskliga fel
• Mindre stress/minskad risk för utbrändhet
• Minskade supportkostnader och sparad tid

Vilka andra typer av regler finns det i LiveAgent?

Förutom tidsregler kan LiveAgent-användare dra nytta av utlösarbaserade automatiseringsregler och SLA-regler (servicenivåavtal). Du kan förinställa dessa regler för att passa ditt företag bäst och göra din programvara för hantering av serviceärenden effektiv.

Handlingsregler

Handlingsregler är grundläggande handlingsutlösta regler. LiveAgent-användare kan ställa in en utlösare och en handling, och när utlösarvillkoren är uppfyllda utförs handlingen. Till exempel kan du ställa in en regel som automatiskt tilldelar alla ärenden som innehåller orden “fakturering” eller “betalning” till faktureringsavdelningen.

SLA-regler

SLA-regler kan endast tillämpas på SLA-inställningar och är bundna till SLA-nivåer. Ett exempel på en SLA-regel kan vara att ändra SLA-nivån för ett ärende eller att stoppa andra regler från att köras.

Vad kan du göra med tidsregler i LiveAgent?

Tidsregler kan tillämpas när:

• Ett ärende är äldre än ett specifikt antal dagar, timmar eller minuter
• Ett ärendes status inte har ändrats på ett specifikt antal dagar, timmar eller minuter
• Ett ärende förfaller om mindre än ett specifikt antal dagar, timmar eller minuter
• Ett ärende är försenat med mer än ett specifikt antal dagar, timmar eller minuter

Villkor som kan tillämpas på tidsregler

• Ärendestatus
• Ärende skapat (datum)
• Ärende ändrat (datum)
• Ärende raderat
• Ärendes start-referens-URL
• Ärendeprioritet
• Ärendeavdelning
• Ärende tilldelat till
• Kundgrupp
• Ärendetaggar

Handlingar som kan utföras av tidsregler

• Överför ärende
• Lös ärende
• Radera ärende
• Ändra ärendeprioritet
• Ändra SLA-nivå
• Markera som spam
• Markera som inte spam
• Rensa ärende
• Skicka svar
• Ändra ärendeämne
• Anropa URL
• Lägg till tagg
• Ta bort tagg
• Skicka mail till
• Stoppa andra regler
• HTTP-förfrågan

Hur ser tidsregler ut i praktiken?

Om en regel tillämpas på ett ärende kommer ändringen att visas i den detaljerade ärendevyn (för att säkerställa tydligt ansvar för ärendehantering.) Både administratörer och agenter kan se ändringarna i ärendet som gjorts med aktiva tidsregler.

Hur man ställer in tidsregler i LiveAgent

1. Logga in på LiveAgent.
2. Klicka på Konfiguration (kugghjulsikonen i den vänstra menyraden).
3. Klicka på Automatisering.
4. Klicka på Tidsregler.
5. Klicka på Skapa.
6. Markera kryssrutan Status Aktiv
7. Skapa ett namn för din regel.
8. Du kan lämna anteckningssektionen tom, eller så kan du beskriva regeln mer detaljerat. Detta fält är helt enkelt för din bekvämlighet.
9. Välj en ‘Tillämpa när’-variabel.
10. Välj tidsvillkoren — efter hur lång tid ska din regel köras?
11. Valfritt: Klicka på Lägg till villkorsgrupp.
12. Välj villkoren enligt dina önskemål.
13. Välj utför handlingsfälten enligt dina önskemål
14. Klicka på Spara.

Fördelar med tidsregler

Mindre utrymme för mänskliga fel och minskad risk för agentutbrändhet

Automatisering är precis – människor är inte det. Kan du föreställa dig om dina agenter var tvungna att komma ihåg vilka ärenden de inte fick svar på och måste följa upp? Naturligtvis skulle det vara omöjligt vilket kunde skapa några pinsamma situationer som kunde vara skadliga för ditt företag. Utöver det kan det att behöva komma ihåg när det är en bra tid att följa upp varje kundförfrågan leda till snabb agentutbrändhet. Att ha automatiseringsregler på plats som tar hand om dessa administrativa uppgifter kommer att frigöra dina agenters tid och sinnen, vilket gör det möjligt för dem att fokusera på mer pressande uppgifter. Det kommer också att säkerställa att de inte är stressade och kan vara produktiva under längre perioder.

Förbättrad kundnöjdhet

Nöjda kunder är hörnstenen i varje företag, eftersom de påverkar rekommendationer, onlinerecensioner, mun-till-mun och försäljning. Som sådan bör varje företag sträva efter att hålla sina kunder nöjda med utmärkt service, snabba svarstider och ett personligt tillvägagångssätt.

Att hålla dina kunder nöjda med tidsregler är lätt, låt systemet följa upp varje förfrågan, och dina kunder kommer att känna sig värderade och uppskattade. Så enkelt är det!

Automatiseringsregler sparar tid och pengar

Kan du föreställa dig att behöva följa upp varje obesvarat ärende manuellt? Inte bara skulle detta vara en extremt tidskrävande uppgift, utan det skulle också vara mycket dyrt. Tack och lov kan helpdesk-programvara som LiveAgent köra otaliga tidsregler som kommer att spara dina agenter massor av tid i längden. Lämna logistiken till oss, så att dina agenter kan fokusera på vad som är viktigt — att vårda kundrelationer.

Kunskapsbasresurser

För att lära dig mer om tidsregler, kolla in våra kunskapsbasresurser:

• Ställa in tidsregler
• Skicka automatiska svar till kunden efter att ett ärende har skapats

Redo att skapa dina egna tidsregler?

Spara upp till 15 timmar arbete varje vecka med anpassade tidsregler. Möjligheterna är oändliga. Starta din 30 dagars gratis provperiod idag. Inget kreditkort krävs.