Konserverade meddelanden (Makron)

Vad är konserverade meddelanden?

Konserverade meddelanden, även kända som makron, är förutbestämda textsvar. De är skrivna i förväg och kan användas med ett enda klick eller tangenttryck. De används vanligtvis för att svara på vanliga frågor.

Hur skiljer sig konserverade meddelanden från fördefinierade svar?

Trots sina liknande syften är konserverade meddelanden och fördefinierade svar två separata funktioner.

Fördefinierade svar skiljer sig från konserverade meddelanden på tre sätt:

• Konserverade meddelanden kan bara lagra en kort textsekvens
• När du skapar ett fördefinierat svar kan du definiera ämnet för ett e-postmeddelande
• Fördefinierade svar kan innehålla bilagor

Vem använder konserverade meddelanden?

Konserverade meddelanden används i allmänhet av kundtjänstagenter och tekniska supportrepresentanter. Säljare och marknadsförare använder dem också. Men alla som ofta kommunicerar online och letar efter ett snabbare sätt att svara på frågor kan dra nytta av att införliva dem i sitt arbetsflöde. När man utforskar vad en agent är, är det viktigt att känna igen deras roll i biljettsystem, där de hanterar och löser kundbiljetter.

Stöder LiveAgent konserverade svar på alla kanaler?

LiveAgent-användare kan svara på frågor med konserverade svar på följande kanaler:

• E-post
• Livechatt
• Biljetter som skickats in via kundportalen
• Forum
• Feedback och förslag
• Facebook Messenger
• Facebook-inlägg
• Twitter
• Instagram
• Viber

Hur man skapar konserverade svar

1. Logga in på LiveAgent.
2. Klicka på Konfiguration (kugghjulsikon).
3. Klicka på Automation.
4. Klicka på Konserverade meddelanden.
5. Klicka på Skapa meddelande.

6. Gör ditt konserverade meddelande igenkännbart genom att definiera ett nyckelord. När du behöver meddelandet kommer nyckelordet att göra det lättare att hitta. Till exempel, om ditt konserverade meddelande handlar om din fraktpolicy, kan ditt nyckelord vara ‘frakt.’
7. Skriv ditt konserverade meddelande.
8. Välj vilka avdelningar och agenter som ska kunna använda det konserverade meddelandet.
9. Klicka på Skapa.

Hur man redigerar konserverade svar

1. Logga in på LiveAgent.
2. Klicka på Konfiguration (kugghjulsikon).
3. Klicka på Automation.
4. Klicka på Konserverade meddelanden.
5. Klicka på ett befintligt meddelande.
6. Redigera meddelandet enligt dina önskemål.
7. Klicka på Spara.

Ta bort konserverade meddelanden

1. Logga in på LiveAgent.
2. Klicka på Konfiguration (kugghjulsikon).
3. Klicka på Automation.
4. Klicka på Konserverade meddelanden.
5. Hitta meddelandet du vill ta bort.
6. Klicka på Papperskorg-ikonen på höger sida av meddelandet.

7. En bekräftelsedialog kommer att dyka upp. Bekräfta ditt val genom att klicka på Ja.

Exempel på konserverade svar

LiveAgent gör det möjligt för dig att skapa ett obegränsat antal konserverade meddelanden, vilket optimerar kommunikationen och gör det till den bästa biljettplattformen för ditt företag.

Standardsystemmeddelanden inkluderar:

• Kan jag hjälpa dig med något annat?
• Kan du ge mig din kontakt-e-postadress?
• Har du några andra frågor jag kan hjälpa dig med?
• Kontakta oss gärna för mer information eller hjälp
• Hej, min kollega avslutar sitt skift, så jag tar över den här konversationen. Ge mig ett ögonblick att sätta mig in i läget.
• Ha en trevlig dag.
• Hur kan jag hjälpa dig?
• Jag är ledsen för mina sena svar, men jag har fler klienter online.
• Jag ska göra mitt bästa för att hjälpa dig.
• Jag kommer att stänga den här chatten; vänligen kontakta oss igen om du har några andra frågor. Tack.
• Om du har några andra frågor, vänligen låt oss veta.
• Tack för din förståelse.
• Varsågod.

Men detta är bara startpunkten (särskilt för livechatt-konversationer). Du kan skapa ett obegränsat antal anpassade meddelanden som är bättre lämpade för e-post, sociala medier, meddelandeappar eller kunskapsbasssvar.

Vilka typer av konserverade meddelanden bör jag skapa?

Konserverade meddelanden finns där för att hjälpa dig. De bör vara ett verktyg som gör kommunikation enkel. Därför, för att avgöra vilka typer av meddelanden du bör skapa, tänk på de typer av frågor och förfrågningar du svarar på dagligen.

Om du inte kan komma på de vanligaste frågorna, titta igenom din helpdesk-programvara. Kolla in tidigare livechatt-, e-post-, sociala medier- och kunskapsbasbiljetter för att avgöra vilka fraser som kommer att vara mest användbara att lägga till i din lista över konserverade meddelanden.

När du skapar dina meddelanden, se till att ge varje svar ett relevant nyckelord, så det är lättare att hitta när din lista blir för lång för att visa alla tillgängliga meddelanden.

Hur kan du dra nytta av att implementera konserverade meddelanden i ditt arbetsflöde?

Konserverade svar är fördelaktiga för både kunder och agenter. De kan öka tillfredsställelse, lönsamhet och produktivitet.

Snabbare svarstider och större kundnöjdhet

Tack vare konserverade svar kan dina kunder få svar på sina frågor på några sekunder. Att tillhandahålla snabb och effektiv service kommer att särskilja ditt företag och hålla dina kunder lojala och nöjda.

Förbättrad agenteffektivitet

Konserverade svar gör det möjligt för supportagenter att lösa fler förfrågningar på kortare tid. Till exempel, låt oss säga att den genomsnittliga agenten kan svara på tio biljetter per timme. Med konserverade svar i mixen bör de kunna svara på ännu fler förfrågningar eftersom mängden skrivande de måste göra minskar avsevärt.

Agenter är mindre benägna att få utbrändhet

Att svara på kundfrågor individuellt uppskattas alltid, men är inte särskilt effektivt. Att skriva samma svar om och om igen är inte bara tråkigt, utan det kan också orsaka agenttrötthet.

De flesta kundsupportagenter vill känna att deras jobb spelar roll och gör skillnad. Genom att skriva samma svar om och om igen kan de bli uttråkade, frustrerade och vara mindre uppmärksamma på detaljer.

Men genom att implementera konserverade svar kan de snabbt lösa vanliga frågor (FAQ) och gå vidare till andra mer utmanande förfrågningar som kräver kritiskt tänkande. Som sådan är användning av konserverade meddelanden det bästa sättet att förhindra agentutbrändhet och säkerställa att dina agenter förblir engagerade och nöjda med sina jobb.

Kunskapsbasresurser

Upptäck hur konserverade meddelanden kan höja din supportnivå. Lär dig allt om det genom att kolla in våra kunskapsbasartiklar, blogginlägg, akademi och ordlistesidor.

• Varför konserverade meddelanden är viktiga och hur man använder dem
• Hur man skapar och använder konserverade meddelanden i LiveAgent
• Konserverat svar (förklarat)
• Konserverade meddelanden: Snabbstartsguide
• Fördefinierade svar – Funktionssida

Redo att svara på vanliga frågor med ett enda klick?

Maximera agenteffektiviteten genom att skapa konserverade meddelanden för varje vanlig fråga du får. Prova det idag med vår 30-dagars kostnadsfria provperiod . Inget kreditkort krävs.