Automatiserade Samtalssystem

Företag kan använda en automatisk uppringningstjänst för att skicka ett förinspelat röstmeddelande till tusentals leads och prospekt i syfte att kvalificera eller sälja. De kan till och med skicka ut en händelsepåminnelse eller ett nödmeddelande till hela sin kontaktlista, inklusive teammedlemmar.

Dessutom hjälper automatiserade telefonsystem företag att leverera relevanta telefonsvarar-meddelanden till kundsupportsamtal.

Hur fungerar ett automatiserat samtalssystem?

Ett automatiserat samtalssystem fungerar både som ett inkommande samtalssystem och ett automatiserat utgående samtalshanteringssystem.

Inkommande samtalssystem låter dig spela in ett unikt ljudmeddelande för olika kundsmärtpunkter så att varje uppringare kan välja från dina menyalternativ och lösa ett specifikt problem. De kan välja att dirigera samtal till tillgängliga agenter om ett visst meddelande inte löser problemet. Dessutom erbjuder vissa system ett automatiskt återuppringningsalternativ, vilket gör det möjligt för kunder att begära ett retursamtal från en agent vid ett senare tillfälle.

Dessutom kan du använda dessa automatiska uppringarsystem för att skicka ett förinspelat meddelande till vem som helst i din kontaktlista utan att dina agenter ringer dem.

Så här fungerar automatiska telefonmenysystem:

• De spelar upp ett inspelat meddelande när en kund ringer ett företags lokala eller avgiftsfria nummer.
• Kunden kan välja ett lämpligt menyalternativ genom att välja ett motsvarande nummer för att lösa problemet eller få support från en live-agent.
• Vissa inkluderar interaktiva röstsvarssystem som gör det möjligt för kunder att uttala problemet istället för att trycka på en knapp.
• Utgående samtal fungerar tvärtom. Det automatiserade meddelandesystemet ringer ett samtal och spelar antingen upp ett inspelat meddelande eller kopplar den uppringda till en agent när det upptäcker en röst. Annars använder det funktionen “Lämna automatiskt meddelande på röstbrevlåda”.

Dessa anpassade telefonmenysystem stöder olika tredjepartsintegrationer. Till exempel kan du integrera ditt med CRM-programvara (Customer Relationship Management) för att segmentera, poängsätta och spåra dina leads.

Vilka är funktionerna hos automatiserade samtalssystem?

De mest anmärkningsvärda funktionerna hos automatiserade samtalssystem inkluderar:

• Anpassningsbara uppringaridentiteter – Efter verifiering av ett giltigt telefonnummer kan du anpassa ditt uppringarID så att dina kunder vet vem som ringer dem.
• Anpassad företagshälsning – Du kan välkomna varje uppringare med ett anpassat meddelande.
• Bulkröstmeddelandesändning – Dessa agentlösa uppringarsystem gör det möjligt för företagare att göra samtidiga samtal till en hel lista med kontakter.
• Schemaläggning av samtal – Företag kan ställa in ett specifikt datum och tid för varje utgående samtal.
• Röstbrevlådedetektering – Om en telefonsvarare eller röstbrevlådetjänst tar ett samtal kommer ett automatiserat samtalssystem att spela upp meddelandet igen efter signalen.
• Röstbrevlåda-till-text – Systemet kan skicka ett textmeddelande om den uppringda inte har ett röstbrevlådealternativ.
• Automatiserade svarstjänster – Du kan spela in meddelanden för att hantera vanliga kundsmärtpunkter.
• Anpassningsbara routingregler – Du kan dirigera dina samtal baserat på CRM- eller helpdesk-data för att njuta av automatiserad lead-distribution och tillhandahålla sömlös kundsupport. Du kan ställa in kompetensbaserad routing fokuserad på agenters poäng eller tidsbaserad routing relaterad till deras arbetstider.
• Realtidsanalys – En live-instrumentpanel med realtidsövervakning och rapporteringsfunktioner kan ge dig insikter om genomsnittlig svarstid, agentprestanda och mer.
• Avancerade funktioner – De flesta system erbjuder avancerade funktioner som samtalsinspelning, videokonferens, mötesinspekning och transkriptioner, automatisk återuppringning, röstbrevlådetranskriptioner, samtalsöverföringar, omröstningar och undersökningar.

Vad bör man undvika när man använder automatiserade samtalssystem?

En dålig meny är en av de värsta sakerna ett automatiserat samtalssystem kan ha. Det kan förvandla varje uppringare till en arg kund och få dem att vilja byta till en annan tjänst.

Din meny måste vara koncis och erbjuda alternativ som passar olika situationer. Undvik långa hälsningar, felaktiga alternativ och för många val som kan förvirra kunderna.

Dämpad musik och ett klumpigt användargränssnitt kan också förstöra användarupplevelsen. Dina uppringare bör inte behöva hoppa genom ringar för att få nödvändig support, och de bör inte heller lyssna på samma låt på repeat medan de är i vänteläge. Om du bestämmer dig för att spela musik, låt uppringarna välja sina favoritlåtar för att förbättra deras tillfredsställelse.

Vilka är fördelarna med att använda automatiserade samtalssystem?

Om du använder ett automatiserat samtalssystem kommer du att njuta av dessa fördelar:

• Tidseffektivitet – Automatiserade telefonsamtal till en lång lista med telefonnummer kan spara värdefull tid och öka dina agenters effektivitet och produktivitet.
• Kostnadsbesparingar – Tack vare obegränsade samtal och prisvärda priser kan du spara pengar på utgående samtal samtidigt som du betjänar kunder över hela världen. Automatiserad svarning minskar dina agenters tid i telefon, vilket ytterligare sänker dina kostnader.
• Minskad svarstid – Ett relevant förinspelat meddelande kan besvara kundfrågor snabbt.
• Kundnöjdhet – Varje kund kan överföra samtalet till en live-agent för att lösa komplexa problem.
• Lead-utveckling – Telefon-ACD låter dig följa upp med leads sömlöst och öka konverteringsfrekvenser och försäljning. Du kan generera en detaljerad rapport om varje samtal och integrera systemet med tredjepartsappar som CRM eller helpdesk-programvara.
• Bättre teamkommunikation och samarbete – Många system erbjuder teammeddelanden och interna samtalsfunktioner för strömlinjeformad kommunikation och samarbete. De flesta erbjuder obegränsad lagring för samtalsinspelningar, meddelanden och delade dokument.

Hur mycket kostar automatiserade samtalssystem?

Automatiserade samtalssystem är kostnadseffektiva lösningar som inte kräver hårdvaru- eller programvaruinstallationer.

Beroende på leverantören kan du få en grundplan från cirka $20 per användare per månad, men den kan ha begränsade möjligheter. Vissa leverantörer tar ut nästan $200 per användare/månad för en avancerad plan. Vissa tar ut månatliga minutavgifter, medan andra tillhandahåller obegränsade minuter och textmeddelanden.

Om du får en årlig prisplan kan du få en årlig prisrabatt. En volymrabatt är också möjlig för många ytterligare användarkonton.

LiveAgent kan vara det mest prisvärda alternativet. Med start på $49/agent/månad och med 180+ funktioner är det den mest prisvärda planen där ute.

Det är en premium, allt-inkluderad plan som du betalar allt eftersom, så det finns inga årliga planalternativ. Den kräver inget kontrakt eller installationsavgifter, och du kan uppgradera eller avbryta när som helst och få en gratis 30-dagars provperiod (inget kreditkort krävs) för att utforska funktionerna.