En omfattande checklista för distansarbete hjälper arbetsgivare att hantera distansteam genom att sätta upp verktyg, kommunikationsplaner och företagskultur. Den täcker arbetstider, ansvar, ledighet, möten och medarbetares välmående för att säkerställa produktivitet och tydlighet.
Checklista för distansarbete
Innehåll
0/0
Trenden med distansarbete växer ständigt i popularitet, i takt med att fler företag anammar den. Om du är en av dessa arbetsgivare med ett distansteam är det viktigt att allt fungerar smidigt.
Denna checklista beskriver viktiga steg för att hantera ditt distansteam så att ditt företag kan blomstra.
Vad är en checklista för distansarbete?
Det är en guide för arbetsgivare som hjälper dem att hantera sina team på distans. Detta inkluderar att sätta upp rätt verktyg och rutiner, samt att skapa en kommunikationsplan.
Vikten av en checklista för distansarbete
Det finns många fördelar med distansarbete, men att hantera ett team utan personlig kontakt kan vara utmanande. Denna checklista hjälper till att säkerställa att ditt team håller sig på rätt spår och är produktivt även när de är borta från kontoret. Både anställda och arbetsgivare gynnas av den, eftersom den etablerar grundregler för kommunikation.
Vem kan dra nytta av vår checklista för distansarbete?
Vår checklista för distansarbete är användbar för:
Företagsägare: den identifierar om deras företag är redo att anställa och hantera distansarbetare. Genom att göra det är de förberedda på utmaningar som kan uppstå.
HR-avdelningar: den hjälper dem att identifiera och hantera potentiella problem vid introduktion av nyanställda.
Distansarbetare: de kan kontrollera vilka områden som bör täckas av deras arbetsgivare.
Ej undantagna anställda: för att avgöra om distansarbete passar dem.
Utforska checklistan för distansarbete
Grunderna
Checklista för distansarbete
Fastställ tydligt under vilka tider dina anställda förväntas arbeta.
Varför är det viktigt att ange arbetstider?
Både anställda och arbetsgivare bör vara medvetna om detta. Om medarbetare inte känner till sina arbetstider kan det leda till problem med produktivitet och effektivitet.
Hur anger man arbetstider?
Fråga medarbetarna vilka tider som passar dem bäst för att utföra sitt arbete. Bestäm vad som är bäst för ditt team, vare sig det är exakta arbetstider eller flexibla scheman.
Vilka verktyg hjälper till att fastställa arbetstider?
Tidshanteringsverktyg som Trello eller Toggl m.fl.
Se till att dina anställda förstår sina ansvarsområden. Var noga med att inte detaljstyra, eftersom det bara leder till frustration och lägre produktivitet.
Varför är det viktigt att fastställa tydliga ansvar och förväntningar?
Ju tydligare alla förstår sina uppgifter och förväntningar, desto mer produktiv blir arbetsplatsen. Arbetsgivare kan ställa medarbetare till svars för sina handlingar, medan anställda känner att de har en röst.
Hur fastställer man tydliga ansvar och förväntningar?
Förbered arbetsbeskrivningar som beskriver ansvaret för varje position, och uppdatera dessa vid behov. Informera din personal om eventuella förändringar.
Vilka verktyg kan användas i detta steg?
Samarbetsverktyg som Trello, Asana eller Basecamp skapar specifika uppgifter för anställda och följer deras framsteg, eller så kan du överväga att använda Checklist App.
Upprätta en tydlig distansarbetspolicy som adresserar helgdagar, raster, semester och sjukdagar.
Varför är det viktigt att besluta om ledighet?
Arbetsgivare behöver hantera frånvaro för att arbetet ska kunna fortgå, medan anställda måste veta vad som är acceptabelt gällande ledighet.
Hur bestämmer jag om ledighet?
Det är bäst att tillåta åtminstone några lediga dagar, vissa betalda och andra obetalda beroende på den specifika policyn för varje anställd. Vissa arbetsgivare tillåter till och med obegränsad semester, men det kräver vanligtvis tillit från båda parter och engagemang att arbeta ansvarsfullt utan övervakning. Be personalen att begära sina lediga dagar så långt i förväg som möjligt.
Vilka verktyg kan användas för att besluta om ledighet?
Använd Google Docs eller Sheets för att skapa en fil där alla kan begära lediga dagar, lägga till anteckningar och se eventuella ändringar i realtid.
Planera hur ofta, var och när möten ska hållas.
Varför är det viktigt att planera möten i förväg?
Möten bör vara praktiska och effektiva om du tänker hålla dem regelbundet. På så sätt kan alla hålla fokus på uppgiften utan att slösa tid.
Hur planerar man möten i förväg?
Du bör boka in ett regelbundet möte för teamuppdateringar. Till exempel varje fredag förmiddag eller onsdag eftermiddag. Du kan också ordna ad hoc-möten när något behöver diskuteras omedelbart.
Vilka verktyg hjälper till att planera möten i förväg?
Slack, LiveWebinar, Zoom eller Google Hangouts är alla utmärkta videokommunikationsverktyg.
Kommunikation är nyckeln för alla distansteam. Fastställ kommunikationsriktlinjerna och se till att alla följer dem.
Varför är det viktigt att effektivisera kommunikationen?
Saker kan snabbt bli kaotiska om du inte har en kommunikationsplan på plats. För att hålla alla informerade är det nödvändigt att etablera ett sätt för medarbetare att kommunicera effektivt och snabbt.
Hur effektiviserar man kommunikationen?
Det är viktigt att ha ett sätt att följa projektframsteg så att du kan avgöra om någon halkar efter. Dessutom är det användbart att se vad teamet gör dag för dag.
För att effektivisera kommunikationen med kunder, använd tickethanteringsprogramvara som LiveAgent. Dina e-postmeddelanden, chattar, samtal, omnämnanden i sociala medier och meddelanden från andra kanaler hamnar alla i en universell inkorg. Detta förenklar kommunikationen och resulterar i högre kundnöjdhet.
Vilka verktyg kan effektivisera kommunikationen?
Teamkommunikation – verktyg som Asana eller Basecamp är användbara, men bara om alla använder dem konsekvent.
Kommunikation med kunder – allt-i-ett helpdesk-programvara som LiveAgent (den är gratis att prova!).
För att alla ska vara på samma sida och röra sig i samma riktning behöver varje team en uppsättning gemensamma värderingar och mål.
Varför är det viktigt att vårda företagskulturen?
Företagsriktlinjer hjälper till att attrahera framtida medarbetare, men de är också avgörande för att behålla befintliga. Anställda som känner att de är en del av ett team och vars värderingar stämmer överens med organisationens stannar sannolikt längre på företaget.
Hur vårdar man företagskulturen?
Skapa en lista med kärnvärden och se till att alla förstår dem. En personalhandbok kan också beskriva företagets förväntningar och policyer.
Vilka verktyg hjälper till att vårda företagskulturen?
Du kan skapa ett Google Docs-dokument eller göra en kort video/presentation om företagets kärnvärden.
Verifiera att dina anställda har produktiva arbetsmiljöer innan de börjar arbeta på distans.
Varför är det viktigt att kontrollera anställdas distansarbetsmiljö?
Inte alla har ideala förutsättningar för att arbeta hemifrån. Om du vill att din personal ska kunna fokusera på sitt arbete behöver de ha de resurser och verktyg de behöver.
Hur kontrollerar man anställdas distansarbetsmiljö?
Om möjligt, hyr en fysisk arbetsplats i deras område (t.ex. ett coworking-utrymme). Om inte, försök ge dem bättre arbetsförhållanden hemma genom att tillhandahålla viss utrustning (stolar, skrivbord osv.).
Vilka verktyg kan användas för att kontrollera anställdas distansarbetsmiljö?
För att ta reda på om någon saknar en lämplig distansmiljö kan du göra en enkät via Google Forms.
När ditt team börjar arbeta på distans är det viktigt att ha en plan för introduktion av nya medarbetare.
Varför är det viktigt att planera distansintroduktion?
Om du inte har en introduktionsplan kan det vara svårt att få nya medarbetare att komma igång.
Hur planerar man distansintroduktion?
Planera videomöten och utbildningspass för att dina anställda snabbt ska bekanta sig med det nya systemet. Skapa handböcker för varje medarbetare att läsa så att de kan sätta sig in i företagets riktlinjer.
Vilka verktyg kan användas för att planera distansintroduktion?
Du kan använda LiveWebinar för onlineutbildningspass. Skapa handböcker i Google Docs/Sheets.
Tekniska aspekter
Checklista för distansarbete
För att vara produktiva behöver distansarbetare lämpliga verktyg, som en dator med alla program de behöver installerade.
Varför är det viktigt att se till att anställda har nödvändiga enheter?
Om dina distansarbetare inte har rätt personliga enheter eller verktyg kommer det att vara svårt för dem att slutföra sitt arbete.
Hur säkerställer man att anställda har nödvändiga enheter?
Utrusta dina anställda med rätt verktyg och enheter.
Vilka verktyg kan användas för att säkerställa att anställda har nödvändiga enheter?
Du kan skapa en lista med krav för distansarbete i Google Docs/Sheets. Överväg att investera i teknik som molnlagring (t.ex. Dropbox) och fildelning (Google Drive).
En pålitlig internetanslutning är ett måste för distansarbetare.
Varför är det viktigt att ge tillgång till internet?
Om en anställds internet slutar fungera ens i några minuter kan det få betydande konsekvenser. Kontrollera att de inte upplever anslutningsproblem när de arbetar på distans.
Hur ger man alla tillgång till internet?
Kontrollera allas internethastigheter regelbundet. Om det finns problem, kontakta leverantören och lös dem så snabbt som möjligt.
Vilka verktyg kan användas för att ge alla tillgång till internet?
Pingdom låter dig övervaka statusen på en internetanslutning var som helst i världen.
Se till att dina anställda har tillgång till teknisk support om något inte fungerar korrekt.
Varför är det viktigt att tillhandahålla teknisk support?
Om dina distansarbetare inte har tillgång till teknisk support kan de bli frustrerade och se det som ett hinder som hindrar dem från att utföra sitt arbete.
Hur tillhandahåller man teknisk support?
Ge dina anställda en lista med supportkontakter inklusive e-postadress och telefonnummer osv.
Vilka verktyg för teknisk support?
Du kan skapa ett dokument (t.ex. i Google Docs) som beskriver den tekniska supportprocessen och ge alla i ditt team tillgång till det. Överväg att investera i programvara som ger dina anställda tillgång till support dygnet runt.
Säkerhet
Checklista för distansarbete
Dina distansanställda måste förstå vilka deras säkerhetsåtaganden är.
Varför är det viktigt att fastställa säkerhetsåtaganden?
Dina medarbetares säkerhet bör alltid vara högsta prioritet. Din personal behöver vara medveten om de risker som är förknippade med att arbeta hemifrån och förstå företagets säkerhetspolicyer.
Hur fastställer man säkerhetsåtaganden?
Förklara tydligt för dem vad som behöver täckas från deras sida och vilka säkerhetselement de bör fokusera på.
Vilka verktyg kan användas för att fastställa säkerhetsåtaganden?
Geofencing gör att du kan spåra platsen för en anställds enhet och ställa in gränser som de inte kan överskrida. Detta steg är dock bara nödvändigt om ditt företag hanterar verkligt känsliga data, annars bör du lita på din personal – det lönar sig.
Upprätthåll regelbundna uppdateringar för ditt teams appar och enheter.
Varför är det viktigt med regelbundna uppdateringar?
Om dina distansanställda inte uppdaterar sina enheter kan de bli sårbara för cyberattacker. Kontrollera att alla håller sig uppdaterade och inte försummar sina uppdateringar.
Hur ser man till att uppdateringar sker regelbundet?
Skapa ett dokument med en lista över nödvändiga uppdateringar så att alla har tillgång till denna information.
Vilka verktyg hjälper till med regelbundna uppdateringar?
Du bör överväga att investera i verktyg som Microsoft AutoUpdate (för Windows) eller Mac OS X Update (för Apple-enheter), som gör att du kan uppdatera alla dina anställdas programvara automatiskt.
Du behöver identifiera områden där dina anställda mest sannolikt kan stöta på säkerhetsproblem.
Varför är det viktigt att identifiera säkerhetsrisker?
Om du vet var farorna finns kan du vidta åtgärder som hjälper till att minska dem. Identifiera alla potentiella hot innan de blir ett problem.
Hur identifierar man säkerhetsrisker?
Överväg att skapa en säkerhetsriskkarta som beskriver de områden där dina anställda kan utsättas för risker.
Vilka verktyg kan användas för att identifiera säkerhetsrisker?
Det finns olika verktyg som identifierar säkerhetsriskområden, bland annat Geofencing, övervakningsverktyg för sociala medier (som Mediatoolkit) och Google Alerts.
Om något går fel behöver du tillhandahålla en nödplan och göra din arbetsplats säkrare.
Varför är det viktigt att skriva en nödplan?
Vid en nödsituation kan dina distansarbetare få panik och göra saker värre. En nödplan kan förhindra att det händer.
Hur skriver man en nödplan?
Skapa ett dokument med en att-göra-lista som beskriver nödplanen steg för steg.
Vilka verktyg hjälper dig att skriva en nödplan?
De verktyg som dina anställda använder oftast är de de känner bäst till och sannolikt kan hantera snabbast.
Psykisk hälsa
Checklista för distansarbete
Ett av de största problemen med distansarbete är oförmågan att kommunicera direkt med andra. Eftersom distansarbetare kan tillbringa det mesta av sin tid inom fyra väggar är deras psykiska hälsa avgörande.
Varför är det viktigt att bry sig om anställdas välmående?
Om en anställd börjar kämpa med sin psykiska hälsa kan det ha en enorm inverkan på företagets effektivitet.
Hur kan man värna om anställdas välmående?
Oavsett om det handlar om arbete eller inte, se till att alla har tillgång till hjälp om de behöver det.
Vilka verktyg kan hjälpa till att värna om anställdas välmående?
Du kan genomföra en anonym enkät via Google Forms eller SurveyNuts.
Uppmuntra dina anställda att ha informella samtal med sina kollegor, även för ändamål som inte är arbetsrelaterade. Detta hjälper dem att känna sig mer kopplade till teamet och förhindrar känslor av isolering.
Varför är det viktigt att uppmuntra avslappnade samtal med kollegor?
Om dina anställda börjar känna sig isolerade kan det bli svårt för dem att koncentrera sig och utföra sitt arbete.
Hur uppmuntrar man avslappnade samtal med kollegor?
Var uppmärksam på varje möjlighet till “distansmöten”, inte bara de som handlar om arbete utan också för att fira anställdas födelsedagar, till exempel.
Vilka verktyg hjälper dig att uppmuntra avslappnade samtal med kollegor?
Alla webinar- och meddelandeverktyg (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout osv.) fungerar här.
Det är mycket mer utmanande att lära sig en ny färdighet när man arbetar på distans jämfört med på kontoret. Ge dina anställda alternativa möjligheter och incitament att lära sig nya färdigheter och utvecklas. Ge dem tillgång till teknik som hjälper dem med allt detta.
Varför är det viktigt att ge anställda utbildningsmöjligheter?
Att låta dina anställda utvecklas hjälper dem att se sitt arbete som en karriär, inte bara ett jobb. Uppmuntra dem att delta i webbinarier eller kurser relaterade till deras professionella intressen.
Hur ger man anställda utbildningsmöjligheter?
Överväg att erbjuda olika typer av utbildning, som videohandledningar, webbinarier eller e-böcker. Du kan också stödja dina anställda att genomföra kurser på egen tid.
Vilka verktyg kan användas för att ge anställda utbildningsmöjligheter?
Du kan använda videokonferensprogram som Skype eller Zoom för att genomföra liveutbildning, eller plattformar som Lynda.com och Coursera för att erbjuda onlinekurser.
Hur introducerar företag normalt distansanställda?
En populär metod är att skapa en onlineportal med all information som en nyanställd behöver, som policyer, rutiner, kontaktuppgifter och utbildningsmaterial. En annan vanlig metod är att tilldela en mentor som kan hjälpa den nyanställda att anpassa sig till företagskulturen och svara på eventuella frågor. Andra metoder inkluderar videochatt, konferenssamtal och utbildning på jobbet. Bestäm vilken metod som passar bäst för ditt företag.
Vad gör en framgångsrik introduktionsupplevelse för distansanställda?
En framgångsrik introduktionsupplevelse för distansanställda bör inkludera: att bygga relationer med andra medarbetare, lära sig att arbeta utanför kontoret, förstå företagets policyer, rutiner och kultur samt att komma in i interna kommunikationskanaler. Ge medarbetarna tid och stöd att acklimatisera sig innan de kastas in i situationer med höga insatser.
Gynnas virtuella anställda av distansarbetsupplevelsen?
Ja, det gör de i de flesta fall. Faktum är att distansanställda tenderar att vara mer produktiva och ha mindre stress än sina kollegor på kontoret. De trivs med att arbeta i sin hemmiljö och distraheras inte av kontorspolitik, drama eller fikarumssnack.
Hur ser introduktionsprocessen ut för en ny distansanställd?
Generellt innebär introduktionsprocessen för en ny distansanställd att gå igenom arbetsuppgifter och förväntningar, se till att de har nödvändiga verktyg, förklara företagets policyer och rutiner samt presentera dem för resten av teamet. Slutligen, hjälp dem att komma igång med sitt första projekt.
Hur introducerar man virtuella anställda?
Utvärdera individens specifika färdigheter och personlighet för att bestämma en lämplig introduktionsstrategi. Detta kan inkludera formella utbildningspass, kompetensbedömning eller mentorskap från en mer erfaren kollega. Vissa distansanställda med egna tekniska kunskaper kanske föredrar att hantera beroenden själva, medan andra behöver hjälp med att sätta upp nödvändig programvara. Därför bör du överväga vilken grad av självständighet du förväntar dig av en nyanställd innan du bestämmer hur de ska introduceras.
Vad är det bästa sättet att organisera distansarbete 2023?
Det beror helt på företagets policyer, ledningsfilosofi och hur mycket autonomi man vill ge sina medarbetare. Generellt sett kan tre olika organisationsstrukturer tillämpas vid hantering av ett team med virtuella medarbetare: helt distribuerade team med flexibla arbetstider, delvis distribuerade team med fasta tider och helt centraliserade team med anställda som arbetar från ett angivet kontor. Varje struktur har sina fördelar och nackdelar, så det är viktigt att utvärdera vad som fungerar bäst för just ditt företag.
Var kan jag hitta en checklista för introduktion av distansanställda?
Vi har gått igenom en checklista för distansarbete ovan, men många av dess steg kan också fungera som en fristående checklista för introduktion av distansanställda.
Bemästra sociala medier med vår checklista för 2025! Effektivisera uppgifter, engagera din publik, följ upp resultat och öka effektiviteten med experttips.
Omfattande checklista för callcenterkrav som täcker programvara, internet, utrustning, teknik, CRM, samtalsfunktioner, personal, efterlevnad, säkerhet och mer f...
21 min läsning
Du kommer att vara i goda händer!
Gå med i vår gemenskap av nöjda kunder och ge utmärkt kundsupport med LiveAgent.
