Checklista för kundidentifieringsprogram

Det primära programmet för bekämpning av penningtvätt (AML) i USA är Bank Secrecy Act (BSA), som kräver att finansiella institutioner utvecklar, implementerar och upprätthåller ett kundidentifieringsprogram (CIP). Syftet med ett CIP är att säkerställa att en finansiell institution känner till den verkliga identiteten på sina kunder.

För att följa BSA bör du följa en checklista för att etablera ditt CIP. Denna artikel kommer att tillhandahålla en grundlig checklista som du kan följa för att göra processen enklare.

Vad är en checklista för kundidentifieringsprogram?

En checklista för kundidentifieringsprogram är en omfattande guide som hjälper finansiella institutioner att etablera och upprätthålla effektiva CIP-procedurer. Den säkerställer efterlevnad av regulatoriska krav och hjälper till att förhindra penningtvätt och finansiella brott.

Vikten av en checklista för kundidentifieringsprogram

Att veta vilket steg man ska följa vid implementering av ett CIP hjälper finansiella institutioner och deras juridiska team att följa Bank Secrecy Act och förhindra penningtvättsaktiviteter. Organisationer kan vara säkra på att de följer sina finansiella åtaganden, samlar in nödvändig information från kunder, verifierar deras identiteter och skapar ett säkrare finansiellt system för alla inblandade.

Vem kan dra nytta av en checklista för kundidentifieringsprogram

• AML-efterlevnadsansvariga - Någon som utses av en finansiell institution för att övervaka AML-policyer och säkerställa att det inte finns några efterlevnadsproblem med regulatoriska krav. En efterlevnadsprofessionell är vanligtvis en senior chef som ansvarar för att utveckla och upprätthålla CIP, samt att utbilda personal om dess krav.

• Kontorepresentanter - Dessa är de anställda i frontlinjen på en finansiell institution som hanterar kunder direkt. De behöver vara medvetna om kraven för kundidentifieringsprogram för att korrekt samla in kundinformation och verifiera deras identiteter.

• IT-personal - De spelar en viktig roll i att utveckla och underhålla de system som används för att lagra kundinformation. De behöver också förstå hur CIP fungerar för att korrekt stödja det.

• Team för kundkännedom - Dessa team ansvarar för att genomföra förstärkt due diligence på högriskkunder. De behöver vara bekanta med CIP för att korrekt bedöma risker och vidta lämpliga åtgärder.

• Styrelse - De ansvarar för att sätta den strategiska riktningen för den finansiella institutionen, vilket inkluderar att godkänna ett CIP. Som sådan behöver styrelsen informeras om kraven för CIP och hur det kommer att påverka organisationens verksamhet.

• Verkligt ägande - Någon som har verkligt ägande i ett företag – en person som i slutändan äger eller kontrollerar ett intresse i en juridisk enhet eller arrangemang såsom ett företag, trust eller stiftelse – har ett egenintresse av att säkerställa att deras kunder är legitima och kvalificerade att göra affärer.

Utforska checklistan för kundidentifieringsprogram

Checklista för kundidentifieringsprogram

Etablera ett team för bekämpning av penningtvätt

Kopiera länk

Denna grupp människor kommer att ansvara för att utveckla, implementera och upprätthålla CIP.

Varför är det viktigt att etablera ett team för bekämpning av penningtvätt?

Att säkerställa efterlevnad av BSA kräver att finansiella enheter vidtar åtgärder för att förhindra penningtvätt. Det är avgörande för säkerheten för varje bankinstitution. Att vara ansvarig för CIP innebär att detta team spelar en avgörande roll för att bevara integriteten hos den organisationen.

Hur etablerar man ett team för bekämpning av penningtvätt?

Det finns ingen universallösning, eftersom sammansättningen av ett team för bekämpning av penningtvätt kommer att variera beroende på storleken och strukturen på den finansiella institutionen i fråga. Några viktiga steg är dock att utse en efterlevnadsprogramansvarig som kommer att vara den person som ansvarar för att övervaka AML-policyer och procedurer; samla ett team av kontorepresentanter, IT-personal och analytiker för kundkännedom; och tillhandahålla utbildning till alla anställda om krav för kundidentifieringsprogram.

Vilka verktyg ska användas för att etablera ett team för bekämpning av penningtvätt?

• Intervjuer – för att bestämma den bästa kandidaten för rollen som efterlevnadsprogramansvarig
• Utbildningsmaterial – för att utbilda dina anställda om CIP-kraven
• Frågeformulär – för att bedöma ditt teams kunskap om AML-efterlevnad och CIP

KlartJag har ett team för bekämpning av penningtvätt

Verifiera en ny kunds identitet

Kopiera länk

Finansiella institutioner är skyldiga att bekräfta att deras kunder är de de påstår sig vara som en del av onboardingprocessen.

Varför är det viktigt att verifiera en ny kunds identitet?

Genom att bekräfta kundernas identiteter kan organisationer vara säkra på att de inte gör affärer med kriminella eller terrorister. Detta hjälper i sin tur till att skydda det finansiella systemet från missbruk och förhindra penningtvätt.

Hur verifierar man en ny kunds identitet?

Detta kan göras genom användning av dokument, kunskapsbaserad autentisering, icke-dokumentära metoder eller andra medel. De godkända processerna bör redan ha etablerats som en del av ditt CIP.

Vilka verktyg ska användas för att verifiera en ny kunds identitet?

• CIP-checklista – för att säkerställa att du följer de erforderliga identitetsverifieringsprocedurerna
• Dokumentation – för att samla in kundens information
• Autentisering – för att bekräfta kundens uppgifter
• Icke-dokumentära metoder – för att på annat sätt bekräfta kundens identitet

Jag har verifierat kundens identitet

Skapa en profil för kunden

Kopiera länk

Att spåra deras nya kontoöppningsprocess kommer att berätta för dig när kunden kom ombord, vilken typ av konto de öppnade och andra viktiga detaljer.

Varför är det viktigt att skapa en profil för kunden?

Att göra det hjälper finansiella institutioner att hålla reda på sina affärsrelationer. Denna information kan användas för att bedöma risker, övervaka finansiella transaktioner och upptäcka misstänkta transaktioner eller aktiviteter.

Hur skapar man en profil för kunden?

Genom att samla information om dem under kontoöppningsprocessen och lagra den i en central databas. Denna data kan användas för att skapa en profil som kan nås av alla relevanta avdelningar inom organisationen.

Vilka verktyg ska användas för att skapa en profil för kunden?

• Kontoöppningsformulär – för att samla in kunddata
• Kundprofilmall – för att skapa ett standardformat för profiler
• Databas – för att lagra kundinformation

Klartprofiler är skapade

Meddela AML-teamet om den nya kunden

Kopiera länk

Teamet för bekämpning av penningtvätt måste meddelas när en ny kund kommer ombord.

Varför är det viktigt att meddela AML-teamet om en ny kund?

Det gör att teamet kan bedöma riskerna förknippade med kunden och besluta om några ytterligare åtgärder behöver vidtas. Det hjälper också till att säkerställa att den finansiella institutionen uppfyller efterlevnadskraven för CIP.

Hur meddelar man teamet för bekämpning av penningtvätt om en ny kund?

Detta kan göras genom att skicka ett e-postmeddelande eller ringa ett telefonsamtal. Meddelandet bör innehålla all relevant information om kunden, såsom deras namn, adress och födelsedatum.

Vilka verktyg ska användas för att meddela AML-teamet om en ny kund?

• Kommunikationsverktyg – för att kontakta AML-teamet (telefon, e-post)
• Kundprofil – för att förse teamet med alla relevanta detaljer om kunden

Jag har meddelat AML-teamet

Granska information om den nya kunden

Kopiera länk

Granska detaljer som tillhandahålls av kontorepresentanter under kundintervjuer, samt data från dokumentations- och autentiseringsprocessen.

Varför är det viktigt att granska information om en ny kund?

Detta hjälper till att säkerställa att all nödvändig information har samlats in och att allt stämmer. Det gör det också möjligt för dig att fånga upp eventuella varningssignaler som kan ha missats under den inledande kontrollen.

Hur granskar man information om en ny kund?

Gå igenom all tillgänglig data med finkam. Detta inkluderar att intervjua kontorepresentanter, granska dokumentation och autentisera kunduppgifter.

Vilka verktyg ska användas för att granska information om en ny kund?

• Kontoöppningsformulär – för att samla in kunddata
• Autentisering – för att bekräfta kundens identitet
• CIP-checklista – för att säkerställa att du följer de givna procedurerna

Information om ny kund har granskats

Slutför Känn Din Kund-dokumentation med LiveAgents KYC-checklista

Kopiera länk

KYC är en uppsättning formulär och frågor som behöver fyllas i och lagras för varje ny kund.

Varför är det viktigt att slutföra KYC-dokumentation?

Så att finansiella institutioner kan samla all nödvändig information om sina kunder. Denna data kan sedan användas för att hjälpa till att bestämma risknivåerna innan man gör affärer med dem.

Hur slutför man KYC-dokumentationen?

Instruera kunden att följa alla instruktioner på formuläret och svara på alla frågor sanningsenligt. Detta måste sedan undertecknas av både kunden och en representant för din organisation. Använd LiveAgents KYC-checklista för att inte missa några steg.

Vilka verktyg ska användas för att slutföra KYC-dokumentationen?

• LiveAgents KYC-checklista – för att slutföra alla nödvändiga steg
• KYC-formulär – för att samla in kunddata
• Kundprofil – för att tillhandahålla alla relevanta detaljer om kunden

Klart. Jag har komplett dokumentation redo för användning

Be om nödvändig dokumentation

Kopiera länk

För att verifiera kundens identitet måste du samla in vissa detaljer och bekräftelsedokument från dem.

Varför är det viktigt att be om nödvändig dokumentation?

För att bekräfta kundens identitet och verifiera att de är de de säger. Det gör det också möjligt för dig att fånga upp eventuella varningssignaler som kan ha missats under den inledande kontrollen.

Hur ber man om nödvändig dokumentation?

Kontakta kunden med hjälp av deras föredragna kommunikationsmetod, inklusive en begäran om all relevant information. De nödvändiga dokumenten kan variera beroende på landet du verkar i, men inkluderar vanligtvis ett statligt utfärdat ID, adressbevis (t.ex. ett finansiellt uttalande), födelsedatum, etc.

Vilka verktyg ska användas för att be om nödvändig dokumentation?

• Kommunikationsverktyg – för att kontakta kunden (telefon, e-post)
• Kundprofil – för att lagra all deras information

Jag har bett om nödvändig dokumentation

Utför en AML-specialistgranskning av dokumentationen

Kopiera länk

Kontrollera all kundens information för att bekräfta att den är komplett och korrekt.

Varför är det viktigt att utföra en AML-specialistgranskning?

För att kontrollera att all dokumentation är i sin ordning och att det inte finns några varningssignaler som har missats. Detta hjälper till att skydda din organisation från finansiella brott.

Hur utför man en AML-specialistgranskning?

AML-specialisten kommer att gå igenom all dokumentation och kontrollera att allt är i sin ordning. De kommer också att flagga upp eventuella misstänkta transaktioner, märkliga finansiella aktiviteter eller saknad information.

Vilka verktyg ska användas för att utföra en AML-specialistgranskning?

• Kundprofil – för att tillhandahålla alla relevanta detaljer om kunden
• Kommunikationsverktyg – för att kontakta kunden (telefon, e-post)

Alla granskningar av dokumentationen är slutförda

Genomför screening för sanktioner

Kopiera länk

Detta kommer att innebära att köra en kontroll av kundens namn mot publicerade listor.

Varför är det viktigt att genomföra en screening för sanktioner?

Säkerställ att du inte gör affärer med några individer eller organisationer som finns på dessa listor. Detta hjälper i sin tur till att skydda ditt företag från finansiella brott.

Hur genomför man en screening för sanktioner?

Det finns olika screeningverktyg tillgängliga, såsom WorldCheck eller LexisNexis. Ange helt enkelt kundens namn i systemet och det kommer att köra en kontroll mot relevanta databaser.

Vilka verktyg ska användas för att genomföra screening för sanktioner?

• WorldCheck
• LexisNexis

Jag har gjort grundlig screening för eventuella sanktioner

Förbered ett eskaleringsdokument för eventuella matchningar

Kopiera länk

Om den potentiella kundens namn flaggas i någon av screeningkontrollerna måste du undersöka vidare.

Varför är det viktigt att förbereda ett eskaleringsdokument?

Detta dokument innehåller all relevant information om kunden och deras konto. Det kommer att användas för att eskalera ärendet till en senior chef för ytterligare granskning.

Hur förbereder man ett eskaleringsdokument?

En mall kommer att vara till hjälp här, så sök online om din organisation inte redan har en. Om den har det, fyll helt enkelt i all relevant information och skicka den vidare för granskning.

Vilka verktyg ska användas för att förbereda ett eskaleringsdokument?

• Mall
• Kundprofil

Jag har förberett ett eskaleringsdokument

Tilldela en kundriskklassificering

Kopiera länk

Efter att ha granskat all dokumentation, betygsätt kunden på deras potentiella ansvar för din verksamhet.

Varför är det viktigt att tilldela en kundriskklassificering?

Så att du kan prioritera dina ärenden och fokusera på de kunder som utgör den största risken för din organisation. Detta hjälper också efterlevnadsansvarig att besluta om att godkänna eller avvisa den potentiella kunden.

Hur tilldelar man en kundriskklassificering?

Det finns olika metoder för att göra detta, men du kan använda ett enkelt poängsystem. Tilldela poäng baserat på faktorer som kundens ursprungsland eller deras bransch.

Vilka verktyg ska användas för att tilldela en kundriskklassificering?

• Kundprofil
• Riskbedömningsverktyg – för att betygsätta den potentiella kunden på deras upplevda ansvar
• Konsumentrapporteringsbyråer – för information om betalningar och kreditaktivitetshistorik, etc.

Möjliga risker har bedömts och lämplig riskklassificering har tilldelats min kund

Godkänn eller avvisa en högriskkund

Kopiera länk

Om den potentiella kunden anses vara en möjlig fara bör ett beslut om att göra affärer med dem fattas av efterlevnadsansvarig.

Varför är det viktigt att godkänna eller avvisa en högriskkund?

För att minska chanserna att du gör affärer med några individer eller organisationer som kan utgöra ett hot mot ditt företag. I sin tur hjälper detta att skydda dig från finansiellt ansvar.

Hur godkänner eller avvisar man en högriskkund?

Beslutet kommer att fattas av efterlevnadsansvarig efter att de har granskat all relevant information. De kommer antingen att ge sitt godkännande för att öppna kontot eller avvisa det beroende på att ha en rimlig övertygelse om att de är en högriskkund.

Vilka verktyg ska användas för att godkänna eller avvisa en högriskkund?

• Kundprofil
• Kommunikationsverktyg

Jag har godkänt eller avvisat högriskkund

Öppna ett konto för kunden baserat på acceptabel risk

Kopiera länk

Om kunden godkänns måste du skapa en profil i ditt system för dem.

Varför är det viktigt att öppna ett konto för kunden baserat på acceptabel risk?

Så att du kan börja göra affärer med dem och börja generera intäkter.

Hur öppnar man ett konto för kunden baserat på acceptabel risk?

Processen kommer att variera beroende på din organisations interna procedurer, men generellt sett måste du fylla i lite pappersarbete och skicka in det för godkännande. När allt har kontrollerats och godkänts kommer kontot att öppnas i ditt system efter den erforderliga väntetiden.

Vilka verktyg ska användas för att öppna ett konto för kunden baserat på acceptabel risk?

• Kundprofil – för att skicka in för godkännande
• Kontoöppningsverktyg – för att öppna kontot när allt har godkänts
• Övervakningsverktyg – för att skriva en rapport om misstänkt aktivitet efter att kontot har öppnats, om nödvändigt

Klart. Jag har öppnat konto framgångsrikt

Metoder för att identifiera en kund effektivt

Registerföring

Det första steget i varje kundidentifieringsprogram är att säkerställa att du har fullständiga och korrekta register över alla kunder så att du kan ge dem bästa möjliga kundservice.

Jämförelse med statliga listor

Ett annat sätt att identifiera dina kunder är genom att jämföra dem mot statliga listor över individer och organisationer som har flaggats som högriskkunder. Detta hjälper till att sålla bort alla som kan utgöra ett hot mot din verksamhet.

Tillhandahållande av adekvat meddelande

Som en del av ditt kundidentifieringsprogram måste du meddela kunden om att du samlar in deras personliga information ett visst antal arbetsdagar i förväg. Detta meddelande måste vara tydligt och iögonfallande, och det bör förklara varför du samlar in informationen och hur den kommer att användas.

Fastställande av undantagskriterier

Det kan finnas några kunder som är undantagna från ditt kundidentifieringsprogram. Att fastställa undantagskriterier i förväg sparar dig från att i onödan samla in information från individer som inte utgör en risk för din verksamhet.

Revision och testning

Att regelbundet uppdatera ditt kundidentifieringsprogram är väsentligt för att hålla det effektivt fungerande. Denna process hjälper till att identifiera eventuella svagheter i systemet och hjälper till att se till att du följer alla tillämpliga bankregler.

Sammanfattning av checklistan för kundidentifieringsprogram

• Etablera ett team för bekämpning av penningtvätt
• Verifiera en ny kunds identitet
• Skapa en profil för kunden
• Meddela AML-teamet om den nya kunden
• Granska information om den nya kunden
• Slutför Känn Din Kund-dokumentation med LiveAgents KYC-checklista
• Be om nödvändig dokumentation
• Utför en AML-specialistgranskning av dokumentationen
• Genomför screening för sanktioner
• Förbered ett eskaleringsdokument för eventuella matchningar
• Tilldela en kundriskklassificering
• Godkänn eller avvisa en högriskkund
• Öppna ett konto för kunden baserat på acceptabel risk