En omfattande checklista för kriskommunikationsplan för att hjälpa organisationer att förbereda sig för oväntade situationer. Täcker identifiering av intressenter, utnämning av kommunikationsledare, utformning av meddelandemallar, val av kommunikationskanaler, utbildning av personal och regelbundna planuppdateringar.
Checklista för kriskommunikationsplan
Innehåll
0/0
En kriskommunikationsplan är ett viktigt verktyg som kan hjälpa organisationer att få sitt budskap fram effektivt i kristider. Följande checklista kan hjälpa dig att skapa en omfattande strategi för att uppnå dina kommunikationsmål i kristider.
Vikten av en checklista för kriskommunikationsplan
Oavsett vilken bransch du arbetar i är det viktigt att ha en kriskommunikationsplan på plats. En oväntad situation kan inträffa när som helst, t.ex. folkhälsonödsituationer som Covid-19-krisen, så att vara förberedd kan hjälpa dig att kommunicera effektivt och minimera påverkan på ditt företag.
En av de viktigaste egenskaperna i kriskommunikation är att planera i förväg. Genom att ta dig tid att utveckla en plan för kommunikation i kristider innan en inträffar, kan du säkerställa att du har en tydlig och koncis strategi att följa om och när en katastrof inträffar. En checklista kan hjälpa dig att identifiera de viktigaste elementen i effektiva riskkommunikationsstrategier, vilket innebär att du kommer att vara förberedd på vad som helst.
Vem kan ha nytta av en checklista för kriskommunikationsplan
Vilken organisation som helst kan ha nytta av att ha en kriskommunikationsstrategi på plats. Oavsett om du arbetar i den privata eller offentliga sektorn, eller är en ideell organisation, är det viktigt att vara förberedd på en kris. En checklista för kriskommunikationsplan kan hjälpa dig att komma igång med att utveckla en effektiv strategi för just det.
Företagare
Om du äger eller driver ett företag måste du vara förberedd på möjligheten av en kris. En checklista för kriskommunikationsplan kan hjälpa dig att bli redo att reagera om en katastrof skulle inträffa.
Chefer
Om du leder ett team av människor måste du vara förberedd på möjligheten av en kris. Det kommer att vara ditt ansvar att säkerställa att alla vet vad de ska göra och hur de ska kommunicera effektivt om en kris inträffar.
Anställda
Om du är anställd måste du vara medveten om ditt företags kriskommunikationsstrategi. I händelse av en kris kommer det att vara viktigt för dig att veta hur du kommunicerar med kunder, klienter och allmänheten.
Utforska vår checklista för kriskommunikationsplan
Det finns några egenskaper i kriskommunikation som bör inkluderas i varje plan. Här har vi beskrivit vad vi anser vara de viktigaste komponenterna i en effektiv kriskommunikationsstrategi.
Checklista för kriskommunikationsplan
Detta inkluderar alla som kan påverkas av krisen, såsom anställda, kunder, leverantörer, investerare och så vidare.
Varför är det viktigt att identifiera dina intressenter?
Det är viktigt att överväga hur var och en av dessa grupper kommer att påverkas av krisen och vad deras specifika behov och bekymmer kan vara. Detta hjälper dig att skräddarsy din kriskommunikationsstrategi för att möta behoven hos varje grupp.
Hur identifierar man sina intressenter?
Överväg vem som kan påverkas av krisen, både positivt och negativt, och tänk på vem som har ett egenintresse i resultatet. Om du till exempel är företagare skulle dina anställda, kunder, leverantörer och investerare alla betraktas som intressenter. Om du är en ideell organisation kan dina intressenter inkludera givare, volontärer, förmånstagare och allmänheten.
Vilka verktyg ska användas för att identifiera dina intressenter?
intressentanalysverktyg – för att skapa en visuell karta över dina intressenter
kalkylblad eller tabell – för att lista dina intressenter och deras intresse
Det kan vara en enskild individ, såsom VD eller president, eller det kan vara ett team av människor.
Varför är det viktigt att fastställa vem som ska ha ansvaret för kommunikation under en kris?
Det är viktigt att ha någon som ansvarar för kommunikation så att det finns en tydlig kommandokedja och alla vet vem de ska vända sig till för information. Detta hjälper till att säkerställa att kommunikationen är tydlig och koncis.
Hur fastställer man vem som ska ha ansvaret för kommunikation under en kris?
Det bästa sättet att göra detta är att utse någon, eller ett team av människor, innan en kris inträffar. Den idealiska typen av person som ska ha ansvaret för kommunikation under en kris är någon som är besinningsfull och kan tänka klart under press. De bör också vara bra på att kommunicera med människor, både muntligt och skriftligt.
Vilka verktyg ska användas för att fastställa vem som ska ha ansvaret för kommunikation under en kris?
kalkylblad – för att lista potentiella kandidater för rollen
möteskalender – för att schemalägga ett möte för att diskutera rollen och utse någon
När du har bestämt vem som ska ha ansvaret för kriskommunikationsinsatser måste du se till att personen förstår vad som förväntas av dem i rollen.
Varför är det viktigt att göra din kriskommunikationsprofessionella medveten om sina ansvarsområden?
Personen som ansvarar för att implementera kriskommunikationsstrategin måste vara tydlig med vad deras uppgifter är så att de kan agera snabbt och effektivt i händelse av en kris. Detta innebär mer än att bara känna till planen – de måste också vara medvetna om företagets övergripande kommunikationsstrategi och kunna tänka på fötterna.
Hur gör man sin kriskommunikationsprofessionella medveten om sina ansvarsområden?
Det bästa sättet att göra detta är att sitta ner med dem och gå igenom planen i detalj, framhäva deras specifika roller och ansvarsområden. Du bör också förse dem med all utbildning eller resurser som de behöver för att utföra sina uppgifter effektivt.
Vilka verktyg ska användas för att göra din kriskommunikationsprofessionella medveten om sina ansvarsområden?
enskilt möte – för att gå igenom planen och diskutera specifika roller och ansvarsområden
utbildningsresurser – för att ge den ansvariga personen den kunskap och de färdigheter de behöver för att utföra sina uppgifter effektivt
kommunikationsstrategi – för att säkerställa att den ansvariga personen är medveten om företagets övergripande kommunikationsstrategi
Bestäm vilka kanaler (t.ex. e-post, textmeddelanden, sociala medier) som ska användas för kommunikation i förväg så att du snabbt kan sprida ordet när en nödsituation uppstår.
Varför är det viktigt att bestämma vilka kanaler som ska användas för kriskommunikationsinsatser?
Under en kris är det viktigt att kommunicera med ditt team och intressenter med hjälp av de kanaler som når dem mest effektivt. Det är också viktigt att bestämma vilka kanaler som ska användas för kommunikation i förväg så att du snabbt kan sprida ordet när en nödsituation uppstår. På så sätt kan du säkerställa att alla får samma meddelande och att ingen lämnas i mörker under en kristid.
Hur bestämmer man vilka kanaler som ska användas för kriskommunikationsinsatser?
Överväg vem din målgrupp är och vilka kommunikationsmetoder de mest sannolikt kommer att svara på. Om till exempel intern kommunikation med anställda kräver en metod som de enkelt kan komma åt under arbetstid, såsom e-post eller ett intranätsystem. Om du kommunicerar med kunder behöver du använda en metod som de kan komma åt när som helst, som sociala medier eller företagets webbplats.
Vilka verktyg ska användas för att bestämma vilka kanaler som ska användas för kriskommunikationsinsatser?
kalkylblad – för att lista de olika kanalerna och deras målgrupper
forskning – för att ta reda på vilka kanaler som är mest effektiva för att nå din målgrupp (t.ex. analys av inlägg på sociala medier)
undersökningsverktyg – för att fråga ditt team eller din målgrupp vilka kanaler de föredrar
analysverktyg – titta på data från tidigare kriser för att se vilka kanaler som var mest effektiva för att nå din målgrupp
LiveAgent – för att kommunicera över alla valda kanaler under en kris
Detta är ett bra sätt att säkerställa att all kommunikation över varje kanal är konsekvent, oavsett vem som skickar dem.
Varför är det viktigt att skapa mallar för nyckelmeddelanden?
Konsekvens är viktigt i kriskommunikation eftersom det hjälper till att bygga förtroende hos din målgrupp. Om de ser samma meddelande komma från olika källor är mottagarna mer benägna att tro att det är sant. Dessutom hjälper konsekvent meddelande till att förhindra förvirring och säkerställa att alla är på samma sida.
Hur skapar man mallar för nyckelmeddelanden?
Du måste överväga de olika kanaler som du kommer att använda och skapa en mall för var och en. Om du till exempel använder e-post bör du skapa en meddelandemall som enkelt kan anpassas med relevant information. På sociala medier vill du skapa en mall som kan användas över alla olika plattformar som du är närvarande på.
Vilka verktyg ska användas för att skapa mallar för nyckelmeddelanden?
textredigerare – för att skriva ut mallen
grafisk designprogramvara – för att skapa en visuellt tilltalande mall
Att ha förberedda svar på vanliga frågor (FAQ) kan vara ett användbart sätt att tillhandahålla information till intressenter under en kris.
Varför är det viktigt att utarbeta en FAQ?
Att ha en FAQ-sida på din webbplats hjälper till att förhindra förvirring och säkerställa att alla får samma information. Dessutom kan det hjälpa till att spara tid eftersom du inte behöver besvara samma, ofta upprepade frågor flera gånger.
Hur utarbetar man en FAQ?
Du måste överväga vem din målgrupp är och vilka frågor de sannolikt kommer att ha. Om du till exempel kommunicerar med anställda vill du inkludera frågor om företagets policy för nödsituationer. Om du kommunicerar med kunder måste du inkludera frågor om hur krisen kommer att påverka dem.
Vilka verktyg ska användas för att utarbeta en FAQ?
textredigerare – för att skriva ut FAQ:n
forskningsverktyg – för att ta reda på vilka frågor din målgrupp sannolikt kommer att ha (t.ex. analys av inlägg på sociala medier)
Under en kris kan media vara ett kraftfullt verktyg för att få ut information till allmänheten.
Varför är det viktigt att planera för hur du ska hantera förfrågningar från media?
Även om media kan vara ett kraftfullt sätt att nå din målgrupp under en kris, kan de också vara påträngande och störande. Som sådan måste du ha en plan för hur du ska hantera medieförfrågningar. Om du kan kontrollera meddelandet som media sprider kan du hjälpa till att säkerställa att din målgrupp får korrekt och aktuell information.
Hur planerar man för att hantera förfrågningar från media?
Det finns flera frågor du måste besvara, inklusive “Är det bäst att utse en talesperson som kommer att vara den primära kontaktpunkten för media?”, “Ska vi hålla en presskonferens?” och “Bör vi utfärda ett pressmeddelande?” Du måste också tänka på vilken information du kommer att släppa till media och hur du kommer att släppa den.
Vilka verktyg ska användas för att hantera förfrågningar från media?
utbildning – för att förbereda den utsedda talespersonen för att effektivt kommunicera ditt budskap till media
textredigerare – för att förbereda en lista över viktiga punkter som de behöver träffa i eventuella intervjuer
granskningsverktyg – för att kontrollera de viktigaste samtalsämnena med kriskommunikationsteamet i förväg
I kristider är det viktigt att ha en plan för att kommunicera med anställda så att alla är på samma sida och korrekt information sprids.
Varför är det viktigt att skissera en process för att kommunicera med anställda under kristider?
Det är viktigt att kommunicera med anställda under en kris så att alla vet vad som händer och vad företagets krisrespons kommer att vara. Dessutom kan detta hjälpa till att förhindra att rykten och spekulationer sprids.
Hur skisserar man en process för att kommunicera med anställda under kristider?
Utse först vem som kommer att vara ansvarig för att kommunicera med anställda, vilket kan vara HR-avdelningen eller någon inom kommunikation. Sedan måste du bestämma hur du kommer att kommunicera med anställda – till exempel, kommer du att skicka ut ett e-postmeddelande, hålla ett möte eller spela in ett videomeddelande? Detta kommer att bero på storleken på ditt företag och krisens allvarlighetsgrad.
Vilka verktyg ska användas för att kommunicera med anställda under kristider?
e-postklient – för att skicka meddelanden via internet
mötesschemaläggare – för att ordna en lämplig tid för att diskutera krisen
webbinarieprogramvara – för att genomföra ett onlinemöte eller spela in ett videomeddelande
När du har skapat din kriskommunikationsstrategi är det dags att utbilda nyckelpersonal i planen så att de vet vad de ska göra i händelse av en kris.
Varför är det viktigt att utbilda nyckelpersonal i din handlingsplan för nödsituationer?
De är de personer som kommer att vara ansvariga för att implementera planen i händelse av en kris. Genom att utbilda dem i förväg kan du vara säker på att de kommer att veta vad de ska göra om en katastrof inträffar och är förberedda på alla eventualiteter.
Hur utbildar man nyckelpersonal i din handlingsplan för nödsituationer?
Det första steget är att identifiera vilka din nyckelpersonal är – dessa är vanligtvis personer i lednings- eller kommunikationspositioner. Därefter måste du ge dem utbildning om kriskommunikationsplanen, vilket kan göras genom en mängd olika metoder såsom personliga utbildningssessioner, en onlinekurs eller en tryckt manual.
Vilka verktyg ska användas för att utbilda nyckelpersonal i din handlingsplan för nödsituationer?
utbildningsmanual – för att tillhandahålla en lättillgänglig översikt över kriskommunikationsplanen
onlinekurs – för att ge en mer interaktiv utbildningsupplevelse
personlig utbildning – för att säkerställa att nyckelpersonal förstår planen och är bekväm med den
Din online kriskommunikationsplan är inte ett statiskt dokument – den bör granskas och uppdateras regelbundet för att säkerställa att den förblir relevant och effektiv, samt lagras digitalt för enkel åtkomst.
Varför är det viktigt att granska och uppdatera din online kriskommunikationsplan regelbundet?
Världen förändras snabbt, och något som en gång kunde anses vara effektiv kommunikation i kristider kanske inte längre är det. Dessutom, när ditt företag växer och förändras, måste din plan och kommunikationsmål förändras med det. Genom att granska och uppdatera planen regelbundet kan du vara säker på att den alltid kommer att vara uppdaterad.
Hur granskar och uppdaterar man sin online kriskommunikationsplan regelbundet?
Avsätt tid minst en gång om året, eller efter någon annan förutbestämd period, för att granska hela dokumentet och göra nödvändiga ändringar. Du bör också uppdatera planen när det sker betydande förändringar i ditt företag, såsom en förändring i ledningen eller en ny produktlansering.
Vilka verktyg ska användas för att granska och uppdatera din online kriskommunikationsplan?
årlig granskning – för att få ett perspektiv på kriskommunikation i din organisation och säkerställa att planen fortfarande är relevant och effektiv
ändringshanteringsprogramvara – för att hålla ett register över eventuella ändringar som gjorts i planen över tid
projekthanteringsprogramvara – för att hjälpa till med att samordna gransknings- och uppdateringsprocessen
Tips för att hålla sig lugn under en kris
Undvik att göra antaganden
När du står inför en kris kan det vara frestande att göra antaganden om vad som händer och vad som behöver göras. Detta kan dock ofta leda till fler problem än det löser. Det är viktigt att hålla sig lugn och undvika att göra antaganden så att du kan tänka klart och fatta bästa möjliga beslut.
Ta regelbundna pauser
Under en kris är det viktigt att hålla sig fokuserad och på uppgiften. Detta kan dock vara svårt att göra om du känner dig överväldigad eller stressad. Om du befinner dig i denna situation, ta en paus när det behövs så att du kan komma tillbaka till problemet utvilad och redo att ta itu med det. Om du inte har tid att ta en ordentlig paus, pausa åtminstone för att hämta andan och försök att rensa ditt huvud i några minuter.
Undvik att fatta förhastade beslut
När du är under press kan det vara lätt att fatta förhastade beslut som du senare ångrar. Om möjligt, undvik att fatta några större beslut tills krisen har passerat och du har haft tid att tänka igenom saker och ting. Om du behöver fatta ett beslut, ta din tid och väg alla alternativ innan du förbinder dig till något.
Led med transparens och ärlighet
I kristider är det viktigt att vara öppen med ditt team, dina klienter och allmänheten. Var öppen om vad du vet och inte vet – människor kommer att uppskatta din uppriktighet och detta kommer att hjälpa till att bygga förtroende hos dem. Det kommer också att innebära att alla blir korrekt informerade om vad som händer.
Fokusera på att ta hand om dig själv först
Det kan vara lätt att glömma bort sina egna behov under svåra perioder. Det är dock viktigt att ta hand om dig själv först och främst. Detta innebär att se till att du äter och sover ordentligt, tränar regelbundet och tar tid för dig själv när du behöver det. Att göra dessa saker kommer att sätta dig i en bättre position att hantera krisen och hjälpa andra.
Sammanfattning av checklistan för kriskommunikationsplan
Identifiera dina intressenter
Fastställ vem som ska ha ansvaret för kommunikation under en kris
Gör din kriskommunikationsprofessionella medveten om sina ansvarsområden
Bestäm vilka kanaler som ska användas för kriskommunikationsinsatser
Skapa mallar för nyckelmeddelanden för att säkerställa konsekvens
Utarbeta en FAQ för att hjälpa till att besvara vanliga frågor från intressenter
Planera för hur du ska hantera förfrågningar från media
Skissera en process för att kommunicera med anställda under kristider
Utbilda nyckelpersonal i din handlingsplan för nödsituationer
Granska och uppdatera din online kriskommunikationsplan regelbundet
Namnet/namnen på den/de person(er) som ska ta ansvar vid en kris. En tydlig och koncis översikt över krissituationen och vilka åtgärder som behöver vidtas. En lista över nyckelpersonal och deras kontaktinformation. Procedurer för att skydda företagets egendom och konfidentiell information. Protokoll för kommunikation med anställda, kunder och media.
Det finns inget universellt svar på denna fråga, eftersom frekvensen med vilken en kriskommunikationsplan bör uppdateras kommer att variera beroende på organisationens riskprofil och arten av de risker den står inför. De flesta experter är dock överens om att en kriskommunikationsplan bör granskas och uppdateras minst en gång per år.
Den kanske mest uppenbara fördelen är att den kan hjälpa dig att effektivt hantera och reagera på en krissituation, vilket minimerar skadan på din organisation och dess rykte. Att planera i förväg, vilket är en av de viktigaste egenskaperna i kriskommunikation, hjälper dig också att förutse och förbereda dig för potentiella kriser, identifiera viktiga intressenter och utveckla lämpliga meddelanden för varje grupp, hantera inkommande information under en krissituation, samordna insatser mellan olika avdelningar inom din organisation och utvärdera effektiviteten av din krisrespons efter att den har avtagit. Enkelt uttryckt kan en väl genomtänkt plan betyda skillnaden mellan att framgångsrikt klara en storm och att bli överväldigad av den.
Tydlig och effektiv kommunikation i kristider är avgörande för att säkerställa att alla är på samma sida och vet vad som behöver göras. Även om det finns många olika personer som potentiellt kan ha ansvaret för kommunikation under en kris, är det viktigt att välja någon som kommer att kunna förbli lugn under press och förmedla all relevant information tydligt och koncist. En person som potentiellt kan ha ansvaret för kommunikation under en kris är en teamledare eller arbetsledare – de skulle vara ansvariga för att säkerställa att alla teammedlemmar hålls uppdaterade om utvecklingen och har en tydlig förståelse för vad som behöver göras. Ett annat alternativ skulle vara att utse en dedikerad kommunikationsansvarig vars enda ansvar skulle vara att hantera all kommunikation under en kris – denna person skulle behöva vara skicklig på att hantera högtryckssituationer och ha en god förståelse för hur man effektivt kommunicerar med olika målgrupper.
De huvudsakliga aspekterna av dina kriskommunikationsinsatser bör vara att: Bedöma situationen och fastställa den bästa handlingsvägen. Agera snabbt för att mildra skadan och förhindra ytterligare förluster. Kommunicera med viktiga intressenter. Hantera media och deras perspektiv på kriskommunikation från din organisation. Ta itu med eventuella juridiska frågor. Utvärdera krisresponsen och om dina kommunikationsmål uppnåddes.
En omfattande checklista för distansarbete hjälper arbetsgivare att hantera distansteam genom att sätta upp verktyg, kommunikationsplaner och företagskultur. De...
