Livechatt för utbildnings- och icke-statliga organisationer

Att skapa personliga kontakter är en av hörnpelarna för utbildnings- och icke-statliga organisationer. Det bygger på intresse, rykte och stöd från studenter, givare eller intressenter.

Digital kommunikation öppnade dörren till nya möjligheter för studentintroduktion, planering och insamlingsstrategi.

Livechatt är ett idealiskt verktyg för alla institutioner som vill modernisera sin kundservice och skapa långvariga relationer.

Vad är livechatt?

Om du undrar vad exakt livechatt är, kan vi dela upp det i tre väsentliga komponenter som bildar en komplett kommunikationskanal:

Livechattprogramvara är en del av en komplex, omnikanal helpdesk-programvara som inkluderar ärendehantering, callcenter, sociala medienätverk, kunskapsbas, kundportal och mycket mer. Livechattprogramvara erbjuder många funktioner för kundservice att använda, vilket ger dem en fördel gentemot andra kommunikationskanaler vid hantering av onlineförfrågningar.

Livechattverktyget är ett webbläsarbaserat meddelandefönster som aktiveras när man klickar på en chattwidget, även känd som chattknappen. Det är en helt anpassningsbar och användarvänlig funktion som är enkel att integrera på din webbplats.

Varje knapps fördesignade stil, position, animering och så vidare kan hittas i chattknappsgalleriet eller skapas helt från grunden genom att implementera din egen kod.

Bädda in chattknappen på dina målsidor, såsom Registrering, FAQ eller Donationer, och se de positiva resultaten.

Livechattsupport är en tjänst som organisationen tillhandahåller externt till allmänheten eller internt till sina anställda. Det är det snabbaste sättet att hjälpa alla webbplatsbesökare online som behöver det, eftersom varje session genomförs i realtid, med en mänsklig chattoperatör, istället för en chatbot.

Vilka är fördelarna med livechatt jämfört med telefon eller e-post?

Låt oss vara ärliga; varken telefon eller e-post kommer att bli föråldrade inom en snar framtid. Faktum är att de fortfarande är en föredragen kanal för många kunder. Det finns många anledningar till det, men det är obestridligt att livechatt har vuxit i popularitet sedan det blev en norm att använda internet för kommunikation. Millenniegenerationen har särskilt anammat livechattprogramvara. Över 63% av millennials föredrar att få sina grundläggande kundsupportfrågor besvarade via livechatt.

När modern chattprogramvara blir mer sofistikerad har dess fördelar gentemot telefon eller e-post blivit mer uppenbara. Här är de tre främsta fördelarna:

Den minskade genomsnittliga väntetiden

Både telefon och e-post kräver en betydande ansträngning från användaren för att kommunicera. Sedan kommer det till att hålla i kö på telefonen för att nå agenten eller att skriva och vänta på svaret. Inte bara är livechatt omedelbar, men agenter kan också bifoga alla typer av nödvändiga filer, såsom introduktionsdokument eller avtal.

Multitasking

Agenter förstår kampen det tar att växla mellan telefoner eller e-post för att hjälpa sina kunder kontinuerligt. Livechattoperatörer kan hantera flera chattar med lätthet, utan att bryta sin koncentration för att utföra uppgifter i bakgrunden.

Resultatet? Lägre driftskostnader och ökad ROI, eftersom du inte behöver anställa stora team för att hantera dina kommunikationskanaler. En stor fördel för både EDU- och NGO-institutioner, eftersom de ofta arbetar med en snäv budget. Om förfrågningarna om chattar blir för många att hantera kan dina administratörer alltid ställa in antalet chattar en specifik agent kan utföra samtidigt eller den totala maximala kölängden.

Minskad ärendemängd

Att bli överväldigad av inkommande samtal eller e-post är något som är alltför bekant för alla som arbetar inom kundservice. Inte nog med det, men telefon- eller e-postförfrågningar tar generellt längre tid att lösa. Att ha ett alternativ att kontakta ditt supportteam direkt från webbplatsen kan minska antalet supportärenden. Anledningen bakom detta är att supportagenter kan lösa förfrågan på plats i de allra flesta fall.

Allt detta är möjligt med livechatt, eftersom all kommunikation sker från bekvämligheten av din dator medan dina prospekt eller stamkunder surfar på din webbplats. Du behöver inte ens en dator. Livechatt är optimerad för mobiler och andra sådana enheter, så ditt team kan svara från var som helst till vilken plattform som helst.

Vilka är fördelarna med att använda livechatt för EDU- och NGO-institutioner?

Utbildnings- och ideella företag har sett betydande förändringar i sina marknadsförings- och servicestrategier under de senaste åren. Den huvudsakliga drivkraften är teknologi. När det blev lättare att ansluta globalt, växte också intresset från internationella studenter eller organisationer. Effektiv kommunikation är nyckeln till att bygga lojalitet.

Fördelar med livechatt för EDU:

• Hjälpa studenter med ansökningar, registreringar eller andra procedurer
• Tillhandahålla råd i realtid
• Erbjuda förslag för olika kurser
• Stärka förtroendet för din studentinstitution och dess studentkår
• Förbättra student- och föräldraengagemang
• Öka ansökningar och inskrivningar

Fördelar med livechatt för NGO-institutioner:

• Öka engagemanget med givare
• Anpassa olika generationsmetoder
• Upprätthålla stabilt givarstöd i utbyte mot positiv serviceupplevelse
• Förbättra förståelsen mellan dina givare och din organisation
• Samla in data för din nästa insamlingsstrategi
• Vägleda dina givare genom olika stadier av deras beslutsfattande, till exempel under donationsprocessen

Vilka funktioner i livechatt kan EDU- och NGO-institutioner använda i sin kundsupportstrategi?

Universell inkorg

Det är avgörande att behålla dina individuella eller företagsgivares eller studenters information och profiler som en del av din nästa insamlings-, intressent- eller inskrivningsstrategi.

Varje chattsession konverteras till ärenden och sparas i en universell, delad inkorg. Dina chattagenter kan samla in och lagra data från konversationerna, tack vare ett inbyggt CRM. Alla agenter kommer att kunna svara eftersom de kommer att ha all nödvändig information redo och tillgänglig hela tiden.

Proaktiv chattinbjudan

En av de mest väsentliga och mångfunktionella funktionerna, proaktiv chattinbjudan, är ett tidsinställt popup-meddelande som visas på en webbplats som en anpassad inbjudan eller introduktion.

Genom att övervaka den aktuella URL:en för livechattbesökare kan du nå ut och erbjuda en hjälpande hand. Agenter kan skapa enstaka eller flera inbjudningar eller stänga av dem helt om alla agenter är engagerade i andra chattar.

Realtidsskrivningsvy

En valfri men användbar funktion för agenter som föredrar att vara ett steg före kunderna. Under chattkonversationen kan agenten observera vad de skriver och förbereda svaret innan kunden trycker på skicka.

Konserverade svar

Konserverade svar effektiviserar arbetsflödet genom att använda sparade och fördefinierade korta textsvar på de vanligaste frågorna.

Chattdistribution

Chattdirigerng är avgörande om chatten ska nå rätt avdelning på en relevant fakultet eller kampanjprojektteamet. Agenter eller chattadministratörer kan välja mellan tre fördefinierade dirigeringsalternativ för att säkerställa snabb och korrekt kommunikation:

• Slumpmässig tilldelning
• Ring till alla
• Maximal användning

Taggar

Taggar kan läggas till antingen manuellt eller automatiskt till specifika ord eller fraser, vilket skapar ett anpassat arbetsflöde för en enskild agent.

Enkät efter chatt

Tillåter input och feedback från klienter och rankning av agentens effektivitet eller den övergripande tillfredsställelsen med en chattsession.

Flerspråkig chatt

Studenter, väljare eller givare kan komma från vilket hörn av världen som helst. Livechatt gör det möjligt för din institution att bli genuint global genom att använda språkanpassningsbara widgets.

Videochatt

För att ge en ännu mer personlig touch till din kundservice, använd video och chatt samtidigt. Ställ in det på samma sätt som chattknappen genom att placera livechatt-videoknappen på din webbplats specifika sidor.

Vilka är riktlinjerna och reglerna för en chattkonversation?

Chattkonversationerna varierar, beroende på situationen, men vissa protokoll och regler måste följas i onlinekommunikation. Individuellt eller i grupper måste alla chattoperatörer ha ett komplett utbud av kundservicefärdigheter, allt från hårda färdigheter som datorkunnighet, grammatikkompetens eller skrivhastighet till mjuka färdigheter som empati och tålamod. Alla dessa bildar en komplett onlinechattetikett.

Livechattkonversationer är ett snabbt utbyte av information, så agenterna måste vara experter på ämnet. Att implementera och underhålla en kunskapsbas kan fungera som en bra informationskälla för agenter och kunder som föredrar självservice framför traditionell support.

Kan outsourcing av deras kundsupport ge vinst till EDU- och NGO-institutioner?

Det blir alltmer standard för ett företag eller en institution att lägga ut sin kundserviceteam på entreprenad. De primära motivatorerna är tidshantering, budgetproblem och arbetsbelastningsfördelning. De flesta EDU- och NGO-institutioner anställer inte massiva supportteam eller arbetar dygnet runt, så deras supporttimmar är begränsade. Lyckligtvis finns specialiserade center för just den anledningen.

Hur man integrerar livechattprogramvara på din webbplats

Att integrera en livechattknapp på din webbplats är lika enkelt som att lära sig 2+2=4. När du registrerar dig och får en inloggning för ditt LiveAgent-konto är allt som behöver göras helt enkelt att kopiera och klistra in en kort HTML-kod. Vet du vad mer som är bra? Det finns inget behov av att ladda ner någon ytterligare programvara. Men om du vill integrera med tredjepartsprogramvara, appar eller plugins för att förbättra din kundserviceupplevelse stöds det fullt ut genom inbyggda integrationer eller Zapier-integrationer.

Säkerhet

Skydda dina studenters och givares data. LiveAgents kombinerade säkerhetsfunktioner kommer att hålla ditt sinne i fred, med vetskapen om att all deras data är säker och skyddad. Här är några av de säkerhetsfunktioner vi erbjuder:

• BAN IP-adresser - Blockera störande besökare över chattar, kontaktformulär, samtal, förslag och foruminlägg
• 2-stegsverifiering - Lägg till ett extra lager av skydd med en 6-siffrig kod
• HTTPS-kryptering - Säkra dina data med krypterad chatt- och e-postkommunikation
• Flera datacenter - Din data säkerhetskopieras alltid med flera datacenter runt om i världen
• GDPR-efterlevnad - Full efterlevnad av dataskyddsförordningar
• API-säkerhet - Säker API-åtkomst för integrationer

Kunskapsbas

Som ordspråket säger, “Kunskap är makt.” Med det i åtanke uppdateras vår kunskapsbas kontinuerligt med ny information. Inte bara det, utan vi uppmuntrar också våra prenumeranter att bidra eller bygga en gemenskap genom vår kundportal.

Starta din kostnadsfria provperiod idag

Fortfarande inte övertygad? Starta en kostnadsfri 30-dagars provperiod, inget kreditkort krävs. Upptäck hur LiveAgent kan transformera din utbildnings- eller icke-statliga organisations kundsupport och hjälpa dig att bygga varaktiga relationer med studenter, föräldrar och givare.