Varför bör du integrera programvara?

Nuförtiden är det normalt att ha och använda minst en programvara i ett företag, eller hur? För ett par år sedan var detta inte så självklart; nu är det obligatoriskt. Även tidigare tog företag som hade kraftfull programvara det som en konkurrensfördel; idag är det inte längre en fördel; det är en nödvändighet. Dessutom är att integrera programvara nödvändigheten idag.

Det är värt att nämna att 17% av säljarna namnger bristen på integration med andra verktyg som den största utmaningen i sina jobb. Denna statistik understryker den kritiska vikten av programvaruintegration i moderna affärsverksamheter.

Programvara & hårdvara

För en tid sedan var det nödvändigt att ha egna servrar, där du förvarade dina system, din information och data. På detta sätt var du “säker” på att allt var under din kontroll, på en plats du äger.

Denna praxis var den vanligaste. Det fanns välkända installerbara programvaror tillgängliga endast på PC. Även fram till idag fortsätter många företag (av alla storlekar) att använda installerbar, lokal programvara på grund av interna säkerhetspolicyer, eller av det enkla faktum att ändra denna typ av system i stora och byråkratiska strukturer är något komplext och tidskrävande.

Att använda lokal programvara installerad lokalt kräver HÅRDVARA. Och hårdvara (förutom programvara) är också en investering. Du måste ha i åtanke att utrustningen du använder idag kommer att bli föråldrad, och du kommer att tvingas uppgradera den.

Den nya eran

Idag, tack vare de berömda molnkommunikationsplattformarna eller programvara som en tjänst (SaaS)-lösningar, kommer du aldrig, någonsin att behöva oroa dig för att hålla ditt hårdvaruställ uppdaterat med dyra servrar, och ännu bättre, du kommer inte att behöva oroa dig för säkerhet.

Hur är detta möjligt? Tja, för att göra det mycket enkelt, erbjuder vissa företag tjänsten att arbeta som din server, men i molnet (via Internet). Så istället för att oroa dig för hårdvaran, överlämnar du ansvaret för det till dem; och för säkerhet också, genom att använda MYCKET välrenommerade certifikat. I de flesta fall är dessa företag Google Cloud och Amazon Web Services.

Vad är programvaruintegration från första början?

Så i det ögonblick du bestämmer dig för att flytta dina verksamheter till en molnbaserad programvarumiljö, finns det många system du kan välja mellan. Och många nya möjligheter finns tillgängliga framför dig. En av dessa möjligheter kallas programvaruintegration.

Det gör det möjligt för dig att ansluta verktyg och system, som du normalt skulle använda separat, till en plattform. Tack vare att de ansluts, tillåter du olika lösningar och applikationer att utbyta data och kommunicera med varandra. All data lagras på ett ställe; ditt team behöver inte logga in på olika system för att göra samma jobb eller hitta den information de behöver.

Många manuella eller tråkiga uppgifter automatiseras och affärsprocesser förenas. Du kan få ut det bästa av din programvara och utnyttja kraften i synergi genom att kombinera deras bästa funktioner.

Hur kommunicerar system?

Okej, så hur kan dessa system kommunicera med varandra? Detta är den största utmaningen med att ha flera programvaror. Och det är här den verkliga användningen av API:er (Application Programming Interfaces) kommer in.

API:er definieras som uppsättningar av procedurer och funktioner som gör det möjligt för olika system och applikationer att få tillgång till data eller funktionerna i en annan programvara eller lösning. API är en programmerbar anslutning mellan många verktyg som specificerar vilken data som kan flyttas från en enhet till en annan. På detta sätt och tack vare tekniken kan du automatisera många, många processer som du utför i dina organisationer med hjälp av olika lösningar.

Låt oss titta på några exempel:

• När en prospekt blir en kund (detta händer i en CRM), vill du att systemet ska uppmana åtgärder i ERP:n, förbereda en elektronisk faktura och skicka den till den nya kundens e-post.
• Varje gång du lägger till en ny produkt i din ERP och lagret är större än 0, vill du att systemet ska lägga till den på eBay och Amazon till samma pris, och varje prisändring ska ske automatiskt.
• När någon slutför en uppgift, bör projekthanteringssystemet låta nästa ansvariga person veta att de måste börja med den efterföljande uppgiften. I slutet av denna process bör systemet skicka dig ett automatiskt e-postmeddelande med en PDF av sammanfattningen av vad som gjordes och tiden som spenderades av var och en av personerna med sina uppgifter.

Och det finns tusentals och åter tusentals andra exempel.

Vilka typer av programvara eller system kan du integrera?

Som nämnts ovan, lite i taget inser företag att de behöver molnbaserad programvara. Men vanligtvis behöver de flera programvarutyper, var och en tjänar ett huvudsyfte. Programvara som gör allt du behöver finns förmodligen inte. Och om det finns en, är det inte en bra sådan.

Om du driver ett litet företag kan du hitta programvara som erbjuder alla funktioner du behöver. Men vad jag menar är att en global programvara som täcker allt de flesta företag behöver inte finns. Du måste integrera den med andra verktyg för att utöka dess funktioner och kapacitet.

Dessa är de huvudsakliga typerna av system som används inom företag av alla storlekar:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Det är huvudaktören inom varje organisation som använder den. Företag använder ERP för att lagra data från många affärsaktiviteter, där du också har den allmänna hanteringen av kostnader, utgifter, betalningar, inkasseringar, utgiftshantering, bland annat som produktion, logistik, etc.

Help Desk-programvara

Help Desk-programvara är en lösning som gör det möjligt för dig att ge dina kunder alla typer av support genom olika kanaler. Den bör inkludera e-postkommunikation, callcenter, livechatt och möjligheten att hantera interaktioner på sociala medier. Allt samlat under ett tak och tillgängligt i en delad inkorg.

CRM (Customer Relationship Management)

Det är en programvara som gör det möjligt för dig att etablera relationer med dina prospekt innan de blir kunder, och medan de är dina kunder. Den kan också användas av dina säljare för att hantera försäljningsprocesser. (Exempel: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Programvara utformad för att hjälpa till att automatisera interna affärsprocesser och arbetsflöden. BPM-programvara används vanligtvis av medelstora till stora företag. Dessa system tenderar att fokusera på långsiktig, pågående analys och förbättring och gör det möjligt för användare att kontrollera tydligheten i processer och vara alltmer produktiva. (Exempel: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Ett CMS-system som gör det möjligt för oss att skapa och hantera innehållet på vår webbplats, blogg, landningssidor.

HRS (Human Resources System)

System utformat främst för att hantera de nödvändiga personalresursprocesserna inom en organisation, dokumentera avtalen med var och en av de anställda, organisera semestrar och mer. Kan också vara någon annan HR-programvara, såsom Toggl eller Sparkbay.

Detta är bara några exempel på programvarutyper som används av företag. De listas främst för att betona hur många olika lösningar som finns där ute och hur olika syften de tjänar. Var och en av dessa system kan vara riktigt komplexa i sig själva, och de kommer fortfarande att kräva vissa tillägg eller tillägg.

Vilka är fördelarna med programvaruintegrationer

1. Datatillgänglighet och synkronisering

All data från integrerade system loggas automatiskt in i en vald plattform och bildar därmed en sammanhängande och ren databas. Det sker i realtid. All nödvändig information är tillgänglig till hands.

2. Minskade kostnader och tidsbesparingar

Mäter du hur mycket tid dina anställda spenderar på manuella uppgifter som att ta anteckningar efter ett samtal, fylla i formulär i din CRM, kopiera avtal som gjorts via e-post till din BPM? Hur mycket tid behöver de för att hitta den data de behöver?

Om du introducerar rätt programvaruintegrationer kommer dina kundserviceagenter eller säljrepresentanter att ha tid att fokusera på viktigare uppgifter som genererar inkomst (avsluta affärer, korsförsäljning). Deras arbete kommer att vara mer effektivt.

Data visar att anställda spenderar 19% av sin tid på att hitta resurser, dokument och information som är nödvändig för att göra sina jobb.

3. Interaktion mellan olika delar av verksamheten

Programvaruintegrationer underlättar synligheten av aktiviteter och interaktioner mellan olika avdelningar och team inom företaget. Alla är bättre informerade eftersom data är tillgänglig för alla.

4. Historisk analys från en enda plats

Data som samlas in över tid på olika integrerade plattformar kan analyseras från en enda plats.

5. Definition och utförande av nya KPI:er

Genom att ha tillgång till mer data och information kan du sätta nya mål baserat på nya indikatorer som är relevanta för företaget.

6. Beslutsfattande baserat på användarbeteende

Integrationen mellan plattformar gör det möjligt för dig att fokusera på användare och deras beteende, eftersom all data om dina kunder och prospekt finns tillgänglig på ett ställe. Du kan ge skräddarsydd support till rätt personer, vid rätt tidpunkt, personalisera din kommunikation eller kampanjer. Det finns inget bättre sätt att erbjuda en omnikanalkundupplevelse.

7. Bestämma lönsamheten för kampanjer som utförs i olika medier

Eftersom beräkningen av lönsamheten för de genomförda kampanjerna är integrerad, är det lättare att kassera det som inte fungerar och optimera det som är användbart på ett snabbt och effektivt sätt.

8. Färre fel

Manuellt arbete är benäget för fel; många misstag kan inträffa medan anställda flyttar data fram och tillbaka genom olika plattformar. Programvaruintegration minskar mängden spridd och överlappande data. Det gör det säkrare att fatta databaserade beslut.

Anslut LiveAgent med dina favoritverktyg och lösningar

LiveAgent erbjuder integrationer med mer än 30 verktyg och programvarutyper så att du kan erbjuda dina kunder enastående kundservice. Integrera din LiveAgent end-to-end help desk med din CRM, CMS, favorit e-handelsplattformar, e-postmarknadsföringsverktyg, fakturering och projekthanteringslösningar.