E-postkommunikation började 1971 när Ray Tomlinson skickade det första e-postmeddelandet till sig själv. Även om denna teknik redan är över 50 år gammal, skickas miljarder e-postmeddelanden varje dag. Ibland läser och skickar vi dagligen fler e-postmeddelanden än vi träffar verkliga människor. Ändå begår vi i e-postkommunikation samma misstag, som vi borde undvika för vår egen skull. Så hur förbättrar vi våra e-postmeddelanden?
Nedan följer 10 tips för effektiv e-postkommunikation:
1. Var tydlig och koncis
De flesta människor har för lite tid på dagen för att läsa och svara på e-post. E-postens brödtext bör vara informativ och direkt. Även om du använder andra alternativ till e-post, kommer din mottagare att uppskatta korta och tydliga meddelanden. Överväg att använda punktlistor eller att skriva ett separat e-postmeddelande för varje ämne du behöver kommunicera med någon om.
Kom ihåg: Långa e-postmeddelanden suger livet ur människor.
2. Var artig
Om du inte är på god fot med någon, undvik informellt språk, jargong, slang och olämpliga förkortningar. Tänk på hur din e-post “känns” känslomässigt. Om dina känslor kan missförstås, hitta ett annat sätt att formulera dina ord. Var vänlig, respektfull och tacksam.
Vill du veta när du ska använda en avslappnad, formell, seriös eller vänlig ton?
3. Använd en tydlig ämnesrad
På grundval av en ämnesrad beslutar människor om de ska öppna en e-post eller inte. Många människor får en enorm mängd e-post, det är viktigt att beskriva vad läsaren kommer att hitta inuti. Din mottagares inkorg gör den första rensningen åt dem. Och meddelanden utan ämnesrad betraktas som dåliga e-postmeddelanden och vidarebefordras därför till skräppost.
4. Var uppmärksam på stavning och grammatik
Detta är ett enkelt sätt att visa att du bryr dig. Försök läsa ditt meddelande högt för att hjälpa dig fånga eventuella grammatikfel eller besvärliga formuleringar som du annars skulle kunna missa.
Prenumerera på nyhetsbrevet
De senaste tipsen och erbjudandena direkt i din inkorg.
5. Kom ihåg att e-post aldrig är privat
Ditt meddelande kan vidarebefordras till andra människor utan din vetskap. Om din information är mycket konfidentiell, se till att den kommer till rätt person.
6. Placera din huvudpoäng i början
Om du svarar på en fråga i någons e-post, placera svaret nära början. De flesta människor gillar inte att läsa långa stycken för att få huvudpoängen i slutet av meddelandet.
7. Använd SVARA-knappen
Inkludera det tidigare meddelandet när du svarar på en e-post. Starta inte en ny e-post. Denna praxis sparar din tid och din mottagares tid.
8. Var miljövänlig
Undvik att skriva ut e-postmeddelanden när det är möjligt. Du kommer att kunna hålla din kommunikation bättre organiserad och dessutom rädda träd.
9. Undvik att SKRIKA
Använd inte bara versaler, det innebär att skrika. Det är också SVÅRARE ATT LÄSA skrivna bokstäver som alla har samma storlek, så ge dina läsare en paus.
10. Inkludera din signatur
Göm dig inte bakom en e-post och inkludera ditt namn. Avsluta ditt meddelande med “Med vänliga hälsningar”, “Hälsningar” eller “Allt gott”, beroende på situationen. Glöm inte att skriva namnet på ett företag under ditt namn eller dela ditt digitala visitkort.
Avslutande tankar
Inse att när ditt meddelande väl är skickat är det omöjligt att återkalla det. Genom att skicka fel meddelande till någon kan du skada och förstöra din verksamhet eller karriär. Kontrollera alltid dubbelt ditt meddelande och mottagarraden innan du skickar någon e-post. Det är också en bra idé att skapa ett nytt e-postkonto dedikerat till uppsökande verksamhet och kundkommunikation.
