Hur man artigt tackar nej

Djupt inne är det mänsklig natur att vilja bli omtyckt och söka bekräftelse från andra. Men tyvärr måste vi ibland, hur mycket vi än försöker, vara oense eller vägra att göra något och säga nej till personen på andra sidan. Detta kan vara otroligt svårt för de personer som fruktar motreaktioner och vill bli älskade av alla. Så här är några sätt att artigt tacka nej, oavsett om det gäller arbete som kundservice eller någon annan vardaglig situation.

Dessa fungerar i e-postmeddelanden, verkliga samtal, över telefon, i en chattapp eller någon annan situation där du behöver tacka nej till någons förfrågan.

Be om ursäkt först

Detta kan verka som ett udda råd, särskilt om du objektivt inte har gjort något fel. Men att säga förlåt innan man säger nej har vissa fördelar. För det första låter du den andra personen veta att det kommer dåliga nyheter. För det andra visar du empati, vilket kan mjuka upp även de hårdaste slagen. Det är så du helt enkelt artigt tackar nej.

Jag är ledsen, men vi var tvungna att avslå din begäran om att flytta till en annan avdelning.

Gå inte runt grynna

Om du skapar ett utförligt svar på någons fråga bara för att avslå deras vädjan, kan två saker hända.

För det första kan de tro att du ljuger på grund av hur detaljerat ditt svar är.

För det andra kommer de att hitta ett sätt att övertala dig att säga ja genom att hitta ett kryphål i ditt svar.

Så istället för att skriva ett helt avslagsbrev, gör det snabbt och smärtfritt. Det kommer att vara mer ärligt och det finns en mindre chans att ett argument uppstår senare.

Så istället för: ‘Jag är ledsen, men jag kan inte skjutsa dig till stationen imorgon eftersom min dotter har simlektioner och om hon missar dem är hennes chanser att gå till statsmästerskapet i fara.’

Säg helt enkelt:

Jag är ledsen men jag kan inte hjälpa dig, jag har något planerat för imorgon.

Använd det faktiska ordet

Ibland kan försköning göra mer skada än nytta. Istället för att hitta sätt att mjuka upp slaget, gå vidare och använd det faktiska ordet med personen som pratar med dig.

Nej, jag är rädd att jag inte kan göra det för dig.

ELLER

Det är inte möjligt för tillfället.

ELLER

Jag skulle hellre inte hamna i den typen av situation.

På detta sätt kommer personen som lyssnar inte att tvivla på att ditt svar är negativt. Detta är den enklaste lösningen av dem alla, men samtidigt den mest riskfyllda eftersom du kan framstå som rakt på sak eller alltför direkt.

Säg NEJ två gånger, om du måste

Ibland kommer folk att fortsätta insistera efter att ha hört dig tacka nej för första gången. De kan tro att det är möjligt att ändra ditt beslut eller att du efter tillräckligt med övertalning kan ge efter. Bekräfta helt enkelt (och artigt) ditt negativa svar igen.

Som jag sa, jag är rädd att jag inte kan hjälpa dig för tillfället.

ELLER

Som jag tidigare nämnde ger vi inte rabatter till seniorer.

Hänvisa dem till någon annan

En situation där folk inte har problem med att höra nej är när du skickar dem till någon annan som kan vara till mer hjälp. På så sätt kommer de inte att tänka på det som ett avslag, snarare än hjälp med att få det de verkligen behöver. Naturligtvis, se först till att personen du skickar dem till faktiskt kan utföra uppgiften.

Jag kan inte hjälpa dig för tillfället eftersom jag inte är expert på skatt, men Susan från redovisningen kan ge dig en hand.

ELLER

Även om jag inte kan lösa detta problem omedelbart kan jag koppla dig till någon från kundservice som kan hjälpa dig.

Spegla deras förfrågan

När vi talar om empati är en av de bästa taktikerna för att komma undan med ett negativt svar att anta samma position som dem. Om det är en svår situation (eller person) du har att göra med kan detta hjälpa till att få ditt svar att verka inte så negativt. Precis som i det föregående scenariot börjar du trevligt innan du tackar nej.

Du har rätt, vi tog för lång tid när vi behandlade din begäran. Jag kan dock inte hjälpa dig just nu.

ELLER

Det är sant att vi inte har gjort tillräckligt för ditt ärende. Jag tror dock inte att vi verkligen kan hjälpa dig med din förfrågan.

Erbjud ett alternativ

Visst, att få nej som svar kommer inte att kännas så bra för personen i andra änden. Men om du ger dem ett alternativ som verkar lika bra kommer de förmodligen att acceptera avslaget mycket bättre.

Jag är rädd att jag inte kan ge dig en rabatt på en premiumplan, men jag kan ge dig ytterligare en månad gratis provperiod.

Detta är inte alltid en möjlighet, eftersom det ibland inte finns något alternativt alternativ. Tänk också på att ge ett alternativ kan öppna upp för mer onödig diskussion.

Återkom till dem

Ofta är någons förfrågan helt enkelt inte möjlig att uppfylla omedelbart. Du kanske inte vet om det är möjligt, du behöver en annan persons tillstånd eller så kan det vara något helt annat. I dessa situationer, berätta för personen att du kommer att kontrollera och återkomma till dem vid en senare tidpunkt. Se naturligtvis till att faktiskt återkomma till dem.

Jag kan inte berätta var din försändelse är för tillfället, men jag kommer att kontrollera det och låta dig veta någon gång imorgon om det fungerar för dig.

ELLER

Även om jag inte kan hjälpa dig just nu kan du kolla tillbaka imorgon och se om vi har fler av dessa skor i lager.

Verkligt exempel: Hur tackar man nej till en inbjudan?

Låt oss titta på ett specifikt exempel. Hur tackar man nej till en bröllopsinbjudan? Om du inte kan närvara vid ett bröllop eller kanske inte vill komma till ett bröllop kan det ofta vara en kamp att lista ut hur man artigt tackar nej till bröllopsinbjudan.

Exempel på hur man tackar nej till en bröllopsinbjudan:

Tack så mycket för inbjudan. Tyvärr kan jag inte närvara. Grattis till er båda. Ha en underbar dag!

ELLER

Jag är ledsen, men jag kan inte närvara personligen. Skulle älska att fira med er båda när vi får chansen. Hur som helst, grattis till er båda!

Slutsats

Att säga nej eller artigt tacka nej är en av de svåraste sakerna att göra, oavsett situation, person eller språk. Dessa tips kommer att hjälpa dig att säga NEJ lättare och undvika obehagliga situationer med personen i andra änden. Om du vill lära dig mer, kolla in vår artikel om kundkommunikation för ytterligare kunskap.

Upptäck på egen hand

Kunskap är makt, men bara när man sätter den i praktiken. Testa allt i vår akademi direkt i LiveAgent.