Kundsupportportalens funktioner

Vad är en kundportal?

Kundportalen är ett sätt för ditt företag att vara tillgängligt dygnet runt. För att tillhandahålla den bästa kundservicen behöver du ge den bästa informationen till alla kunder. Men hur kan du göra det när din kundservice inte är tillgänglig? Att ha en LiveAgent-kundportal kan hjälpa dig genom att tillhandahålla det nödvändiga innehållet.

På så sätt kan dina kunder hitta svar på sina frågor eller viktiga guider. Därmed är du i drift non-stop och företaget förlorar inte kunder. Att ha en kunskapsbas kan hjälpa dina kunder.

Men du kan enkelt skapa en annan kunskapsbas för dina anställda också. Till exempel kan den hjälpa till med onboarding för att ge information till nya medarbetare. Eller helt enkelt bredda agenternas kunskap; om en agent hittar ett nytt trick eller tips - detta kan delas som ett internt forum.

För att förbättra effektiviteten och verkan av din kundsupport och interna kunskapsdelning är det avgörande att investera i de bästa kunskapsbasplattformarna. Omfattande forskning och jämförelse av olika plattformar kan hjälpa dig att välja rätt plattform som perfekt möter dina affärsbehov.

Hur fungerar kundportalen i LiveAgent?

Kundportalen är inbyggd i LiveAgent. Den är ganska lätt att använda. Om det är första gången du använder LiveAgent, skapa helt enkelt ett gratis konto eller prova en kostnadsfri testperiod. Efter att du har skapat ditt konto, följ och slutför guiden för att komma igång. Detta hjälper dig att snabbt bekanta dig med kundsupportportalprogramvaran.

Efter det kan du bara klicka på Kunskapsbas och börja skapa. Antingen kategori, artikel, forum eller en förslagskategori. LiveAgent tillhandahåller också en plusknapp i övre högra hörnet. Därifrån kan du enkelt skapa kunskapsbasartiklar och mer. Plusknappen finns alltid i det högra övre hörnet. Till exempel kan du skapa en artikel från din instrumentpanel.

Efter att du har skapat ditt självserviceinnehåll kan du lägga till en sökwidget och feedbackknappar. Om dina kundagenter inte är tillgängliga kan dina kunder klicka på knapparna och söka efter den information som behövs eller ge feedback.

Hur man ställer in kundportalen i LiveAgent.

Kostnader för kundportal i Live Agent

LiveAgent erbjuder några alternativ för prenumerationer. Eftersom varje företag har olika behov har LiveAgent skapat 3 typer av prenumerationer. Det finns Small, Medium och Large. Den allmänna skillnaden ligger i listan över aktiverade funktioner. Om du vill lära dig mer om dem, läs Prissättning.

Låt mig spara lite tid för dig när det gäller kundsupportportalen. Det finns inga extra avgifter för kundportalen, kundforum och kunskapsbas. Om ditt företag däremot är intresserat av flera kunskapsbaser kommer du att betala $19 varje månad.

Så du kanske frågar varför skulle jag behöva flera kunskapsbaser?

Här är ett exempel; du kanske vill ha en annan kunskapsbas för varje varumärke. Men om du inte är intresserad av fler får du bara en. Om du någonsin skulle vara intresserad av flera måste du först aktivera ett plugin i LiveAgent. Sedan skapar du helt enkelt en. Om du inte gör det kommer du inte att debiteras.

Det finns ett alternativ till som vi inte har nämnt ännu. Vi förstår att prenumerera på något som du är obekant med ofta kan vara en risk. Därför erbjuder LiveAgent en 30-dagars kostnadsfri testperiod för varje prenumeration eller ett gratis konto.

Varför bör ditt företag överväga att skaffa en kundportal?

Kundsupport dygnet runt

Inte varje helpdesk kan säga att de tillhandahåller kundsupport dygnet runt. Att ha grundliga kunskapsbasartiklar kan ge viktig information som kunderna söker. Även när det är utanför dina öppettider.

Minskar dina kundförfrågningar

Kundrepresentanter hanterar vanligtvis liknande förfrågningar varje dag. Med kundportalen kan de minska de mest ställda frågorna/problemen.

Kundlojalitet

Om kunderna snabbt kan hitta den information som behövs finns det en högre chans för dem att komma tillbaka. Men vanligtvis ju smidigare processen är, desto högre är chansen att kunden kommer tillbaka. Den viktiga faktorn är inte bara hur snabbt de kan nå informationen, utan också hur värdefull den är.

Ökar trafiken på webbplatsen

Korrekta kunskapsbasartiklar kan locka mycket uppmärksamhet. Om många människor tycker att dina artiklar är värdefulla kommer de att dela dem med andra. Detta innebär att du kan få mer trafik till webbplatsen, vilket betyder fler potentiella kunder. Dessutom stärker du din webbplatsauktoritet.

Översikt över kundportalen

Kundportal

Vi har pratat om kundportalen överlag, men här är några extra funktioner som LiveAgent-kundportalen erbjuder. Kundportalen tillåter dig och dina agenter att visa en kunds ärendehistorik. Kunden kan bara logga in och visa hela ärendehistoriken i portalen. Agenten kan se ärendehistoriken i LiveAgent. Kundportalen inkluderar även kunskapsbasartiklar, forum, förslagstavlor och mer.

Kunskapsbas

Kunskapsbasen är där ditt företag kan skapa ett oändligt antal informationsbaserade artiklar. En fantastisk aspekt är att du enkelt kan tilldela en kunskapsbasartikel som ett ärende till agenten. Innehållet kan skapas antingen för interna eller externa syften. Så du kan skapa informationsbaserade artiklar både för dina anställda och kunder. Innehållet varierar från företag till företag.

Internt skapade kunskapsbasartiklar kan hjälpa dig med onboardingprocessen/utbildningen. Att ha strukturerade artiklar med bilagor kan göra denna process smidig och organiserad. De internt använda artiklarna kan också vara ett sätt för dina anställda att alltid tillhandahålla korrekt information till dina kunder. Därmed kan den fungera som en slags kunskapsdatabas för ditt företag. Till exempel kan du skriva företagsnyheter, uppdateringar eller bara allmän kunskap.

Å andra sidan fokuserar externa/offentliga kunskapsbasartiklar på att kunderna ska hitta den information de söker. Nuförtiden vill kunden ha informationen direkt. Om kunden inte kan hitta den finns det en stor chans att han/hon skulle kontakta kundservice eller ännu värre gå till din konkurrent. Att skriva djupgående organiserade artiklar kan förhindra dessa situationer.

Här är några idéer för externa/offentliga artiklar:

• Guider
• Information om produkter/tjänster
• Vanliga frågor
• Visuella steg-för-steg - skärmdumpar eller videor

Flera kunskapsbaser

Att ha kunskapsbasartiklar som inte är organiserade kan vara frustrerande. Därför kan flera kunskapsbaser förhindra att detta problem uppstår.

Som vi tidigare har nämnt kan du skapa så många kunskapsbaser som ditt företag önskar. Detta gäller vanligtvis företag som kan ha några varumärken eller någon som föredrar att differentiera innehållet. Men om du bara vill kategorisera ditt innehåll kan du helt enkelt göra det med bara en kunskapsbas som ges med vilken prenumeration som helst. Men om du vill skapa innehåll för flera varumärken skulle detta vara en fördel att aktivera. I LiveAgent går du helt enkelt till Plugins och aktiverar. Efter det kan du skapa så många som du vill.

WYSIWYG-editor för artiklar

Att skapa en artikel brukade innebära mycket mer än bra skrivförmåga och ordentlig kunskap. Nuförtiden kunde det inte vara lättare att skapa en artikel. Att använda denna editor kan hjälpa dig att visualisera innehållet innan publicering. Kunskapsbasartiklar eller forum i LiveAgent är så lätta att skapa med WYSIWYG (What You See Is What You Get) editor. Det är en användarvänlig editor. Därför kan även en oerfaren person enkelt skapa en artikel.

Bilagor i artiklar

Du kan bifoga filer till dina kunskapsbasartiklar. Så om du vill skapa en intern eller en offentlig kunskapsbasartikel kan du göra det med WYSIWYG-editorn och även bifoga en fil samtidigt.

Forum

En annan fantastisk funktion i kundportalen är möjligheten att skapa ett forum. Att skapa forumet kan hjälpa dig att skapa en gemenskap. Denna funktion tillåter en kund att till exempel posta en fråga.

Så vad händer efter det? Andra kunder kan svara. Därför kan de effektivt hjälpa varandra. Å andra sidan får kundrepresentanten också ett ärende där han/hon kan engagera sig med kunderna också.

På detta sätt kan du öka samarbetet, förbättra kommunikationen och engagera dig med kunderna. Dessa faktorer hjälper alla när man skapar en lojal gemenskap för ditt varumärke.

Feedback och förslag

Feedback ger många fördelar för ditt företag. Det är viktigt att förstå att det är oundvikligt att få feedback. Att ge en möjlighet att ge feedback kan visa dina kunder att du aktivt lyssnar.

Med andra ord vill du veta deras åsikter eftersom du värdesätter dem. Att lära känna dina kunder är en viktig affärsaspekt. Denna funktion kan visa dig dina styrkor och svagheter ur kundens perspektiv. Att vara medveten om dina svagheter gör att du kan förbättra där du brister. Å andra sidan kan det fungera som motivation för din kundpersonal. Listan är oändlig.

Att skapa feedbackforumet i LiveAgent är ganska enkelt. Kunderna registrerar sig helt enkelt. För att de ska kunna göra det kan du välja en anpassningsbar feedbackknapp eller skapa din egen HTML-knapp och skicka in den i LiveAgent. Kunden kan sedan skapa en feedback eller ett förslag. Efter att ha skapat en får kundrepresentanten ett ärende där han/hon omedelbart kan svara på ärendet.

En annan fördel är att det tillåter andra kunder att rösta/gilla. Om du därför vill veta vad majoriteten av dina kunder håller med/inte håller med om kan du enkelt ta reda på det med denna funktion.

Sökwidgetar

Har du någonsin blivit frustrerad för att du inte kunde hitta det du letade efter på webbplatsen? Sökwidgeten i LiveAgent hjälper dina kunder att snabbt hitta relevant information. Föreställ dig att ha fantastiska kunskapsbasartiklar, bara för att upptäcka att dina kunder inte kan hitta dem.

Så hur fungerar det i verklig miljö? Efter att du har skapat/anpassat din sökwidget integrerar din administratör den på din webbplats. Ett av alternativen när du anpassar är att du kan välja en kategori där du vill att kunden ska se widgeten. Du kan skapa flera för specifika kategorier.

Efter att du har ställt in din widget kommer kunden bara att skriva vad han/hon söker efter och de mest relevanta artiklarna kommer att dyka upp. Denna widget navigerar dina kunder till den information de söker.

LiveAgent-inställningar

Konfiguration

LiveAgent erbjuder kunder olika mallar att välja mellan för sin kundportal. Vi erbjuder Classic, Minimalistic och Montana. Baserat på dina affärspreferenser kan du därför välja design, logotyper, färger och mer! Men om du vill ha din egen HTML-header och footer kan du helt enkelt göra det också genom att skicka in den i kundportalinställningarna.

Skicka ärende

Detta inställningsalternativ tillåter dina kunder att skicka in ett nytt ärende. Ditt företag kan välja den föredragna avdelningen för att hantera dessa typer av förfrågningar. Dessutom kan du anpassa kontaktformulärsfälten. Till exempel; titel, beskrivning, namn, bekräftelsemeddelande och mer.

Starta chatt

I inställningarna för Starta chatt kan du enkelt skapa och anpassa ett chattfönster. Detta inkluderar stil, plats och färger på knappen. Dessutom kan du skriva ett välkomstmeddelande som kommer att dyka upp när din kund startar en chatt med din representant. Denna automation kommer att spara tid både för din agent och kunder. En intressant funktion är att aktivera döljande av meddelanden. Det betyder att om kunden tidigare kontaktade dig via förchattformuläret/chattfönstret kommer välkomstmeddelandet att döljas. Det finns andra smarta funktioner som denna, såsom; aktivera att lämna offlinemeddelanden, dölja knappen för att starta chatt igen och mer!

Dessa inställningar tillåter dig att anpassa din kundportal för en bättre kundupplevelse. Dessutom hjälper de dina agenter att hantera kunskapsbasartiklar, forum, förslagstavlor.